Strukturen verwalten
Eine Struktur ist so etwas wie eine Aktivität, unterhalb derer weitere Aktivitäten und Angaben zusammengefasst werden können. Der Unterschied zwischen einer Struktur und einer Sammlung wird unter „Sammlung oder Struktur verwenden“ beschrieben.
Strukturen definieren
Auf der linken Seite sehen Sie eine Liste aller Strukturen, die in Salesware definiert worden sind. Die mit einem 
markierten Strukturen sind von Salesware vorgegeben. Sie können weder entfernt, aktiviert noch bearbeitet werden. Diese Strukturen dienen als Vorlage für die Beispielstrukturen, die sich Ihre Kolleginnen und Kollegen in ihrem Dashboard anlegen können.
Tipp
Nutzen Sie die vorgegebenen Strukturen doch als Vorlage oder Anregung für Ihre Strukturen.
Mit einem Klick auf „+ Hinzufügen“ können Sie eine neue Struktur anlegen. Über das Dreipunktmenü können Sie mit der gleichnamigen Option eine nicht von Salesware definierte Struktur entfernen.
Wichtig
Sie können nicht aus Versehen eine Struktur entfernen, die noch genutzt wird. Für diesen Fall werden Sie deutlich darauf hingewiesen.
Grundlagen festlegen
Sie können nun die Grundlagen der Struktur festlegen. Die Bezeichnung, die Sie vergeben, wird immer angezeigt, wenn die Struktur selbst oder deren Verknüpfung angezeigt wird. Sie sollte kurz, aber dennoch klar und eindeutig sein, damit man deren Verwendungszweck erkennen kann. Die Struktur wird auch immer in den Farben angezeigt, die Sie bei den Farbwerten festlegen.
Felder und Funktionen hinzufügen
Im Bereich „Felder & Funktionen“ können Sie nach einem Klick auf „+ Hinzufügen“ die Felder zur Struktur hinzufügen, die für die Arbeit mit und Nutzen der Struktur notwendig sind. Sie können hier aus allen Feldern wählen, die im Register „Felder“ angelegt sind. Die Reihenfolge der Felder ändern Sie, indem Sie das Feld mit der Maus halten und an die gewünschte Stelle verschieben. Im Dreipunktmenü steht Ihnen zudem die Möglichkeit zur Verfügung, ein Feld wieder aus der Struktur zu entfernen.
Wichtig
Sie können nicht aus Versehen ein Feld entfernen, das noch genutzt wird. Für diesen Fall werden Sie deutlich darauf hingewiesen.
Je nach Feldtyp können Sie weitere Angaben in den Details vornehmen. Die Möglichkeiten dazu werden unter Felder und Wertelisten verwalten erläutert. Zudem können Sie ein Feld als Pflichtfeld aktivieren. Die Struktur muss also eine Angabe in diesem Feld enthalten. Handelt es sich um eine Angabe, die sehr wichtig ist, können Sie diese prominent „Als Kachel anzeigen“. Dann wird das Feld nicht in den Details der Struktur angezeigt, sondern als Kachel zwischen der Bezeichnung und der Beschreibung (s. Eine Aktivität bearbeiten).
Selbstverständlich können Sie hier auch die Werte bearbeiten, um Ihre Kolleginnen und Kollegen bei der Anlage der Struktur zu unterstützen.
Teilnehmer automatisch hinzufügen
Sie können bereits bei der Vorlage festlegen, ob bei der Anlage der Struktur feste Teilnehmer oder Kollaborationsgruppen als Teilnehmer hinzugefügt werden.
Beispiel
Frau Meier legt eine Struktur „Opportunity“ an, um die Verkaufschance bei einem potentiellen Kunden strukturiert dokumentieren zu können. Sie wird als Teilnehmerin hinzugefügt und als Erstellerin gekennzeichnet. Sie kann also alles in der Struktur bearbeiten. Als weiterer Teilnehmer wird die Kollaborationsgruppe „Vertriebsleitung“ hinzugefügt, da sie diese in der Vorlage der Struktur als Teilnehmer hinzugefügt haben. Die Opportunity kann also von allen Kolleginnen und Kollegen der Kollaborationsgruppe „Vertriebsleitung“ bearbeitet werden.
Gültigkeit bestimmen
Für eine optimale Transparenz ist es besser, wenn alle Kolleginnen und Kollegen alle Strukturen im Unternehmen sehen – und somit auch kommentieren – können. So wird die Information und Kommunikation gefördert und idealerweise trägt das Wissen aller Personen im Unternehmen zum Erfolg bei.
Nichtsdestotrotz können Sie Strukturen auf Benutzergruppen einschränken, indem Sie „Alle Benutzergruppen“ deaktivieren und anschließend die Benutzergruppen wählen, die auf die Struktur zugreifen können.
Wichtig
Bitte beachten Sie, dass nur die Kolleginnen und Kollegen, die Mitglied der Benutzergruppe sind, die Struktur sehen und bearbeiten können. Alle anderen können diese nicht einmal sehen.
Aufbau festlegen
Die Struktur kann einen vorgegebenen Aufbau haben. Idealerweise beinhaltet eine Struktur mindestens Meilensteine. Unter diesen Meilensteinen können wiederum Aktivitäten, Dateien sowie Verknüpfung mit ERP-Daten oder Salesware-Daten hinzugefügt werden. Klicken Sie auf „+ Hinzufügen“ und wählen Sie aus, welches Element Sie dem Anhang hinzufügen möchten.
Meilenstein
Ein Meilenstein kann lediglich ein Überpunkt oder eine Art „Einlegblatt“ für eine bessere Übersicht sein. Er kann aber auch ein Schritt in einem Ablauf oder Prozess sein. Sie können ihm eine Bezeichnung geben, die dann in der Übersicht der Struktur angezeigt wird. Alle anderen Elemente, die Sie im Aufbau darunter einfügen, werden auch unter diesem Meilenstein angezeigt. Das passiert mit allen Elementen, die in der Liste unterhalb des Meilensteins bis zum nächsten Meilenstein aufgeführt sind.
Wichtig
Da Meilensteine auch Prozessschritte darstellen können, wird auch dessen Fortschritt in Form einer prozentualen Anzeige dargestellt (s. Fortschrittsanzeige in einer Aktivität).
Aktivitäten
Sie können alle Aktivitäten hinzufügen, die angelegt und aktiv sind. Sobald Sie die hinzugefügte Aktivität angeklickt haben, können Sie deren Werte bearbeiten und somit auch schon Vorgaben machen, die bei der Anlage der Struktur in die Aktivität übernommen werden. Klicken Sie dazu einfach auf „Werte bearbeiten“. Daraufhin öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die Bezeichnung, die Beschreibung sowie alle Felder sehen, die dem Aktivitätstyp zugeordnet worden sind. Geben Sie nun dort Inhalte und Werte vor, wo Sie es möchten.
Tipp
Tragen Sie zumindest eine Bezeichnung ein, damit die Aktivität mit einer Bezeichnung ausgeliefert wird. Die Bezeichnung ist ein Pflichtfeld. Wenn Sie diese hier nicht angeben, wird die Aktivität ohne Bezeichnung angelegt und Ihr Kollege muss dann manuell die Bezeichnung angeben ohne zu wissen, für was die Aktivität in der Struktur enthalten ist.
Dateien
Wenn Sie eine Datei hinzufügen, wird diese in der Struktur abgelegt und immer, wenn eine Kollegin oder ein Kollege die Struktur anlegt, wird eine Kopie der Datei in die Struktur übernommen.
Beispiel
Nachdem Frau Meier die „Opportunity“ angelegt hat, findet Sie darin ein Formular, dass von den potentiellen Kunden ausgefüllt werden soll. Dieses wurde dem Aufbau in der Struktur hinzugefügt und steht somit immer zur Verfügung.
Beispiel
Ein Mitarbeiter in der Kundenbetreuung legt die Struktur „Reklamation“ an. Diese enthält ein Formular mit weiteren Angaben, das er dem Kunden per E-Mail zuschicken muss.
ERP- oder Salesware-Daten
Selbstverständlich können Sie einer Struktur auch bereits ERP- oder Salesware-Daten zuweisen. Bei Anlage der Struktur wird diese dann dem Datensatz zugeordnet.
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