Sammlung oder Struktur verwenden

Jede Aufgabe, die Sie anlegen oder jede Notiz, die Sie erstellen wird immer in einer Sammlung hinzugefügt.

Beispiel

Sie möchten schnell eine Notiz erstellen. Sie wählen also im Kopfbereich eine neue Notiz aus. Es wird eine neue Sammlung angelegt, in deren Übersicht die von Ihnen veranlassten Notiz enthalten ist. Sie geben der Notiz die Bezeichnung „Wichtiger Hinweis“ und fügen eine kurze Beschreibung hinzu.

Sammlungen dienen – wie schon der Begriff erahnen lässt – zum Sammeln von vielfältigen Informationen und Daten. Sie können sich Sammlung wie eine lose Blattsammlung in einer Sammelmappe oder einem Schnellhefter vorstellen. Und selbst wenn Sie „nur“ eine Notiz erstellen, wird diese immer schon in einer Sammlung angelegt, da Sie dann immer die Möglichkeit haben, weitere Aktivitäten und Anhänge hinzuzufügen.

Beispiel

Sie möchten, dass die Notiz für alle Kolleginnen und Kollegen sichtbar und einem bestimmten Kunden zugeordnet ist. Sie fügen nun also den gewünschten Kunden der Sammlung hinzu.

Standardmäßig legt Ihr Administrator für jeden Aktivitätstyp fest, ob neue Aktivitäten zunächst privat oder öffentlich sind. Ist ein Aktivitätstyp mit der Sichtbarkeit „privat“ vorbelegt, wird eine neu angelegte Sammlung dieses Typs zunächst nur für Sie (und ggf. Personen mit Vollzugriff) angezeigt, bis Sie die Sichtbarkeit ändern. Wie Sie festlegen, wer eine Aktivität sehen und bearbeiten darf, lesen Sie unter „Teilnehmer hinzufügen und entfernen“.

Eine Struktur unterscheidet sich in mehreren Eigenschaften von einer Sammlung. Zum einen kann eine Struktur eigene, inhaltsübergreifende Angaben enthalten. Des Weiteren kann eine Struktur auch Meilensteine enthalten, deren Abarbeitungsstatus immer angezeigt wird.

Als weiteres Strukturelement steht Ihnen der Elementtyp „Ordner“ zur Verfügung. Mit Ordnern können Sie die Inhalte einer Struktur zusätzlich gliedern und übersichtlich bündeln. Für Ordner und Meilensteine werden Fortschrittsanzeigen dargestellt, sodass Sie den Bearbeitungsstand der enthaltenen Elemente auf einen Blick erkennen.

Der Fortschritt einer Struktur steht Ihnen darüber hinaus als eigenes Feld „Fortschritt“ (in Prozent) zur Verfügung, das für Strukturen automatisch ermittelt wird. So lässt er sich in Listen und Kacheln einblenden sowie gezielt filtern und sortieren.

Stellen Sie sich zum besseren Verständnis wirklich einen Ordner mit Einlegeblättern vor. Die Angaben zum Ordner sind dabei das Deckblatt des Ordners. Dieses enthält wichtige Informationen zum Vorgang oder Projekt. Die Meilenstein stehen für die Einlegeblätter des Ordners. Darin sind strukturiert weitere Aktivitäten und Anhänge zugeordnet.

Beispiel

Sie arbeiten im Vertrieb und sollen Ihre Verkaufschancen nach einem bestehenden Schema bearbeiten. Dieses Schema soll die internen Prozesse vereinfachen und zugleich transparent machen.

Sie legen nun also eine neue „Opportunity“ an. Diese wird angelegt und Sie sehen den intern vorgegebenen Ablauf, an dem Sie sich orientieren können.

Die Struktur enthält bereits die einzelnen Phasen in Form von Meilensteinen. Jeder Phase sind auch die Aufgaben zugeordnet, die in Ihrem Prozess durchlaufen werden sollen.

In einer Struktur ist es möglich, Aktivitäten und Anhänge sowohl direkt der Struktur als auch den einzelnen Meilensteinen hinzuzufügen. So haben Sie alle Möglichkeiten, Ihre internen Abläufe individuell abzubilden. Wie Sie eine solche Struktur als Vorlage einrichten, lesen Sie unter „Eine individuelle Struktur einrichten“.

Nicht mehr relevante Sammlungen lassen sich anhand einer neuen Logik ausblenden. Dadurch bleibt Ihre Übersicht schlank und Sie sehen vor allem die Sammlungen, die für Ihre aktuelle Arbeit von Bedeutung sind. Zudem ist der „Übergeordnete Titel“ durchsuchbar, sodass Sie Inhalte über die Bezeichnung ihrer übergeordneten Sammlung oder Struktur wiederfinden.

Welche Möglichkeiten Sie für die Zuordnung von Daten zu Aktivitäten haben, können Sie hier sehen.