Eine Aktivität bearbeiten
Egal, welche Aktivität Sie bearbeiten möchten, durch den immer gleichen Aufbau ist es ein Leichtes, dies zu tun.
Die Notiz ist die Aktivität mit den wohl wenigstens Angaben. An ihr kann man sehen, welche Angaben in wirklich jeder Aktivität vorgenommen werden können. Zudem verdeutlicht sie die Bedeutung, die der Kommunikation und Transparenz in Salesware beigemessen wird.
Bezeichnung
Im oberen Bereich können Sie die Bezeichnung der Aktivität sehen. Auch hier gilt: je eindeutiger diese ist, desto besser kann man sie wieder finden und auch zuordnen. Wenn Sie eine neue Aktivität anlegen und keine Bezeichnung eingeben, wird diese mit einer Standardbezeichnung und einer Zeitangabe versehen.
Wichtige Angaben / Kennzahlen
Mache Aktivitäten benötigen Angaben, die sehr wichtig sind, um sich einen schnellen Überblick über die Aktivität zu verschaffen. Diese werden als Kacheln angezeigt. Mit einem Klick in die Kachel können Sie den Wert verändern oder eine Angabe vornehmen.
Bestimmte Kennzahlen und Feldwerte können automatisch berechnet oder aus anderen Feldern übernommen werden. Ihr Administrator kann für Aktivitätsfelder festlegen, dass sich ihr Wert aus anderen Angaben ableitet und automatisch aktualisiert. Dadurch müssen Sie diese Werte nicht selbst pflegen und Ihre Angaben bleiben konsistent.
Berechnete Aktivitätsfelder können von Ihrem Administrator als „Nur lesbar“ definiert werden. Solche Felder zeigen den automatisch ermittelten Wert an und lassen sich nicht manuell überschreiben, sodass die Berechnungslogik zuverlässig erhalten bleibt.
Beschreibung
In der Beschreibung stehen Ihnen, sobald Sie in das Feld klicken, neben verschiedenen Formatierungsmöglichkeiten noch weitere Funktionen zur Verfügung. Dazu gehören neben Listen & Aufzählungen sowie Sonderzeichen und Emojis auch Links, Bilder und Tabellen.
Das Beschreibungsfeld kann mit der Maus vergrößert werden, so dass genug Platz für die Beschreibung der Aktivität ist.
Für längere Texteingaben können Sie zusätzlich eine Lightbox öffnen. Diese vergrößert das Eingabefeld, sodass Sie umfangreiche Beschreibungen komfortabel und ohne Ablenkung erfassen und bearbeiten können.
Anmerkungen und Diskussionen
Dieser Bereich ist für die laufende Kommunikation und transparente Dokumentation der Aktivität vorgesehen. Hier können Sie Nachrichten erfassen, die dann mit einem Zeitstempel versehen und in der Aktivität angezeigt werden. So lassen sich zum Beispiel laufende Erkenntnisse oder wichtige chronologische Informationen hinterlegen.
Ein großer Vorteil im Sinne der Zusammenarbeit ist, dass jede Kollegin und jeder Kollege in diesem Bereich Nachrichten erfassen kann. So können alle im Unternehmen beschäftigten Personen ihren wertvollen Beitrag zu einer Aktivität leisten, die dann transparent allen anderen zur Verfügung steht.
WICHTIG
Um Nachrichten schreiben und auf Nachrichten antworten zu können, muss man nicht Teilnehmer der Aktivität sein.
Es gibt aber deutlich komplexere Aktivitäten, in denen auch mehr Angaben vorgenommen werden können. Am Beispiel einer Aufgabe kann man weitere Bereich sehen, die man bearbeiten kann.
Erinnerungen
Zu einer Aktivität können Sie Erinnerungen mit einer individuellen Uhrzeit festlegen. So werden Sie nicht nur an einem bestimmten Tag, sondern genau zum gewünschten Zeitpunkt erinnert und können Termine und Aufgaben noch präziser einplanen.
Erinnerungen lassen sich jetzt noch flexibler verwalten: Sie können Erinnerungen auch für andere Benutzer anlegen und einer Entität mehrere Erinnerungen zuordnen. Die Bearbeitung erfolgt bequem in einem eigenen Popup. Sobald eine Erinnerung erledigt ist, wird die erstellende Person per Benachrichtigung informiert, und über die Navigationsfilter können Sie gezielt zwischen gesendeten und erhaltenen Erinnerungen unterscheiden.
Es gibt aber deutlich komplexere Aktivitäten, in denen auch mehr Angaben vorgenommen werden können. Am Beispiel einer Aufgabe kann man weitere Bereiche sehen, die man bearbeiten kann.
Details
In den Details können oder müssen Sie weitere Angaben vornehmen. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Ihnen zur Verfügung stehen.
So können Sie zum Beispiel freie Angaben hinterlegen. Diese Textfelder können auf eine Anzahl an Zeichen begrenzt sein und bieten keine Möglichkeiten für Formatierungen. Des Weiteren steht Ihnen oft auch eine Auswahl zur Verfügung. Am häufigsten wird das wohl in den Feldern sein, in denen Sie eine Kollegin oder eine Kollegengruppe auswählen müssen. Neben Datumsangaben gibt es auch ein Feld für den Status. Zu guter Letzt können Sie auch direkt Datensätze wie zum Beispiel Kunden, Ansprechpartner, Bestellungen oder Warenkörbe direkt mit der Aktivität verknüpfen. Wählen Sie dabei einen Artikel aus, schlägt Salesware Ihnen passende Artikel automatisch vor – aus verknüpften Angeboten, Bestellungen oder Warenkörben sowie aus der hinterlegten Struktur und passenden verknüpften Artikeln; die Suche durchsucht dabei weiterhin den gesamten Artikelbestand.
In mehrzeiligen Textfeldern können Sie jederzeit einen Zeitstempel einfügen. So halten Sie chronologische Notizen direkt im jeweiligen Feld fest und dokumentieren nachvollziehbar, wann ein Eintrag erfasst wurde.
Welche Möglichkeiten Sie für die Zuordnung von Daten zu Aktivitäten haben, können Sie hier sehen.
WICHTIG
Einige Inhalte haben auch eine Funktion. Diese Felder und deren Funktionen werden unter Felder und Wertelisten verwalten beschrieben. Zudem kann Ihr Administrator auch die Werte vorgeben, die beim Anlegen einer neuen Aktivität übernommen werden.
Checkliste
Eine Checkliste kann Sie bei der Abarbeitung einzelner Schritte im Rahmen einer Aktivität unterstützen. Als Teilnehmer können Sie die Checkliste jedoch jederzeit selbst erweitern, die Punkte als erledigt kennzeichnen oder auch löschen. Ist ein Punkt auf der Checkliste erledigt, so wird dieser durchgestrichen dargestellt und der Zähler wird aktualisiert.
So können Sie an verschiedenen Stellen sehen, wie viele der aufgeführten Punkte bereits erledigt sind. Der Zähler hat immer den gleichen Aufbau: Erledigte Punkte / gesamte Punkte einer Checkliste.
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