Kontakte sind …
Die Kontakte in Salesware beinhalten alle Kontakttypen, die im ERP-System zur Verfügung stehen. Einschränkungen können hier von Ihrem Administrator vorgegeben werden.
In Salesware werden basierend auf den Möglichkeiten im ERP-System nachfolgend beschriebene Kontakttypen unterschieden.
Tipp
Die Unterscheidung der Kontakttypen kann Ihnen bereits helfen, zu erkennen, in welchem „Status“ sich ein Kontakt bereits befindet.
Jedem Kontakt liegt eine Adresse zugrunde. Sobald dieser Adresse jedoch ein Kunde zugewiesen worden ist, wird in Salesware nicht mehr die Adresse sondern der Kunde ausgewiesen. Da jeder Kontakt so über eine Adresse verortet ist, können Sie Kontakte auch nach ihrer Entfernung zu einem Ausgangsort über die Umkreissuche finden – etwa um zu sehen, welche Kunden in der Nähe liegen.
Adresse 
Die Adresse ist in Ihrem ERP-System die Basis für alle anderen Kontakttypen. In ihr werden die Anschriften und weitere zentrale Merkmale gespeichert. Anschriften, Telefonnummern und E-Mail-Adressen sind dabei mit Sprungmarken hinterlegt, über die Sie die Adresse direkt beim hinterlegten Kartenanbieter öffnen, einen Anruf einleiten oder das Schreiben einer Mail beginnen. Jedoch wird sie nur solange als solche ausgewiesen, wenn
- der Adresse noch kein Kunde zugewiesen ist oder
- der Adresse noch kein Lieferant zugewiesen ist und Sie keine Berechtigung haben, Lieferanten zu sehen oder
- die Adresse aktuell keinen Status als „Interessent“ hat.
Interessent 
Eine Adresse wird nur als Interessent ausgewiesen, wenn es zu der Adresse noch keine Kunden- oder Lieferantennummer gibt und ihr mindestens ein Angebotsbeleg zugewiesen ist.
Sobald Sie ein Angebot, das einem Interessenten zugewiesen ist, in eine Bestellung übernehmen, wird ein neuer Kunde erstellt. Sollte in Ausnahmefällen zwischenzeitlich ein anderer Kunde der Adresse zugewiesen worden sein, so wird die Bestellung automatisch diesem Kunden zugewiesen. Sie müssen sich diesbezüglich also keine Gedanken machen.
Kunde 
Als „Kunde“ wird ein Kontakt ausgewiesen, sobald einer Adresse eine Kundennummer zugewiesen wird. Die Adresse selbst ist dann Teil des Kunden und wird nicht mehr separat ausgewiesen. Ein Kunde kann, muss aber keine Angebote oder Bestellungen haben. Das hängt ganz davon ab, wie in Ihrem Unternehmen Adressdaten angelegt werden. Welche Informationen Salesware zu einem Kunden bündelt, sehen Sie in dessen Dashboard (s. Informationen im Dashboard eines Kunden).
Lieferant 
Der Kontakttyp „Lieferant“ liegt vor, wenn einer Adresse eine Lieferantennummer zugewiesen worden ist. Auch hier wird die zugrundeliegende Adresse nicht mehr separat ausgewiesen. Sie können Lieferanten bei Vorliegen der entsprechenden Berechtigung sehen und deren Stammdaten bearbeiten. Darüber hinaus können Lieferanten nicht genutzt werden. Daher werden sie zum Beispiel in Vorschlagslisten in Angeboten und Bestellungen nicht angezeigt.
Ansprechpartner 
Die Ansprechpartner sind immer mit einer Adresse verknüpft und somit auch Teil der Adresse und aller damit verknüpften Kunden oder Lieferanten. Diese gegenseitige Abhängigkeit wird in diesem Schaubild skizziert:
Daher können Sie bei einen Ansprechpartner sowohl die Adresse als auch zugeordnete Kunden oder Lieferanten sehen. Genauso finden Sie eine Liste der Ansprechpartner direkt bei der Adresse als auch bei den der Adresse zugewiesenen Kunden und Lieferanten. Damit dabei stets klar bleibt, welchem Bereich ein Name zugeordnet ist, sind die Namensfelder (Name, Vorname und Nachname) mit einem Herkunftshinweis versehen, der erkennen lässt, ob der Name der Adresse beziehungsweise dem Kunden oder einem Ansprechpartner zuzuordnen ist.
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