Das ist die zentrale Verwaltungsansicht für die Aktivitäten. Hier machen Sie Vorgaben über die Art und den Inhalt der Aktivitäten und definieren, welche Benutzergruppen diese nutzen dürfen.

Aktivitätstypen definieren

Auf der linken Seite sehen Sie eine Liste aller Aktivitätstypen, die in Salesware definiert worden sind. Die mit einem markierten Aktivitätstypen sind von Salesware vorgegeben. Sie können weder entfernt noch bearbeitet werden. Bis auf den Aktivitätstyp „Notiz“ können sie jedoch alle deaktiviert werden. Aktivitätstypen, die über eine Aktualisierung neu ausgeliefert oder importiert wurden, sind dabei mit einem „Neu“-Icon gekennzeichnet, sodass Sie auf einen Blick erkennen, welche Typen nach einem Import hinzugekommen sind.

Mit einem Klick auf „+ Hinzufügen“ können Sie einen neuen Aktivitätstypen anlegen. Über das Dreipunktmenü können Sie mit der gleichnamigen Option einen nicht von Salesware definierten Aktivitätstypen auch entfernen.

Grundlagen festlegen

Sie können nun die Grundlagen des Aktivitätstyps festlegen. Die Bezeichnung, die Sie vergeben, wird immer angezeigt, wenn die Aktivität selbst oder deren Verknüpfung angezeigt wird. Sie sollte kurz, aber dennoch klar und eindeutig sein, damit man deren Verwendungszweck erkennen kann. Der Aktivitätstyp wird auch immer in den Farben angezeigt, die Sie bei den Farbwerten festlegen.

Über die Icon-Auswahl weisen Sie dem Aktivitätstyp zudem ein passendes Symbol aus den Material Symbols zu, das Sie komfortabel durchsuchen und das Ihre Kolleginnen und Kollegen bei der Wiedererkennung unterstützt. Ergänzend wird zu jedem Aktivitätstyp der technische Schlüssel angezeigt, über den Sie ihn eindeutig identifizieren können, etwa wenn Sie ihn in Konfigurationen, Aktionen oder Schnittstellen referenzieren.

In den Grundlagen können Sie außerdem vorbelegen, dass Aktivitäten dieses Typs standardmäßig als „privat“ angelegt werden – die gewünschte Sichtbarkeit ist damit bereits bei der Anlage voreingestellt. Ebenso legen Sie fest, ob der Aktivitätstyp als eigener Reiter angezeigt wird, sodass Ihre Kolleginnen und Kollegen besonders häufig genutzte Typen direkt über einen eigenen Reiter erreichen.

Felder und Funktionen hinzufügen

Im Bereich „Felder & Funktionen“ können Sie nach einem Klick auf „+ Hinzufügen“ die Felder zum Aktivitätstyp hinzufügen, die notwendig sind, um mit der Aktivität zu arbeiten, Informationen zu sammeln oder auch Informationen auszuwerten. Vielleicht können Sie sich die Frage stellen: „Welche Angaben benötigen wir, damit wir diese Aktivität effizient nutzen können?“ Sie können hier aus allen Feldern wählen, die im Register „Felder“ angelegt sind. Die Reihenfolge der Felder ändern Sie, indem Sie das Feld mit der Maus halten und an die gewünschte Stelle verschieben. Im Dreipunktmenü steht Ihnen zudem die Möglichkeit zur Verfügung, ein Feld wieder aus dem Aktivitätstyp zu entfernen.

Je nach Feldtyp können Sie weitere Angaben in den Details vornehmen. Die Möglichkeiten dazu werden unter Felder und Wertelisten verwalten erläutert. Zudem können Sie ein Feld als Pflichtfeld aktivieren. Die Aktivität muss also eine Angabe in diesem Feld enthalten. Handelt es sich um eine Angabe, die sehr wichtig ist, können Sie diese prominent „Als Kachel anzeigen“. Dann wird das Feld nicht in den Details der Aktivität angezeigt, sondern als Kachel zwischen der Bezeichnung und der Beschreibung (s. Eine Aktivität bearbeiten).

Ob ein Feld zur Pflicht wird oder eingeblendet ist, können Sie dabei kontextabhängig steuern – etwa erst ab einem bestimmten Status oder in Abhängigkeit von einer anderen Angabe. Das hält die Aktivität übersichtlich und führt Ihre Kolleginnen und Kollegen gezielt durch die Erfassung. Das Status-Feld selbst ist dabei optional: Benötigt ein Typ keinen Statusverlauf, definieren Sie ihn auch ohne Status-Feld.

Für die Aktivitätenliste steht ein kombiniertes Info-Feld zur Verfügung, über das Sie mehrere Informationen gebündelt in einer Info-Spalte konfigurieren – so sehen Ihre Kolleginnen und Kollegen die wichtigsten Angaben zu einer Aktivität kompakt in der Liste. In den Kachelansichten der Aktivitäten lassen sich außerdem zusätzliche Felder anzeigen, sodass wichtige Informationen direkt auf der Kachel sichtbar sind, ohne die Aktivität öffnen zu müssen.

Wenn Sie die Werte bearbeiten werden die von Ihnen vorgenommenen Vorgaben in die Aktivität übernommen, die Ihre Kollegin oder Ihr Kollege anlegt.

Gültigkeit bestimmen

Für eine optimale Transparenz ist es besser, wenn alle Kolleginnen und Kollegen alle Aktivitäten im Unternehmen sehen – und somit auch kommentieren – können. So wird die Information und Kommunikation gefördert und idealerweise trägt das Wissen aller Personen im Unternehmen zum Erfolg bei.

Nichtsdestotrotz können Sie Aktivitätstypen auf Benutzergruppen einschränken, indem Sie „Alle Benutzergruppen“ deaktivieren und anschließend die Benutzergruppen wählen, die auf den Aktivitätstyp zugreifen können.