Einen Kontakt anlegen
In Salesware haben Sie zwei Möglichkeiten, einen neuen Kontakt anzulegen.
Kontakt direkt anlegen
Zum Einen können Sie den Kontakt in den entsprechenden Stammdaten anlegen, indem Sie entweder oben neben der Suche auf 
klicken und dann unter „Neuer Kontakt“ den gewünschten Kontakttyp auswählen.
Alternativ können Sie in der Arbeitsbereichsleiste auf klicken, den Bereich „Kontakt“ auswählen und dann mit einem Klick auf die Schaltfläche „Neue Kunde“ die Anlage eines neuen Kunden in die Wege leiten. Sollten Sie einen anderen Kontakttyp anlegen wollen, klicken Sie bitte auf 
und wählen Sie den gewünschten Kontakttyp aus.
Wichtig
Lediglich bei der Anlage eines Ansprechpartners werden Sie aufgefordert, die Adresse oder den Kunden bzw. Lieferanten auszuwählen, zu dem der Ansprechpartner gehört. Nach dem Klick auf „Neuer Ansprechpartner“ erscheint daher ein Suchdialog, in dem Sie nach dem bereits im ERP-System angelegten Kontakt suchen können und diesen dann auswählen müssen.
Sollten Sie also den Ansprechpartner eines neuen Kunden anlegen wollen, müssen Sie bitte zuerst den Kunden anlegen.
In jedem Fall öffnet sich eine Detailansicht, in der Sie nun die Ihnen bekannten Kundenangaben eintragen können. Die Inhalte der Detailansichten finden Sie hier.
Wie im ERP-System auch gibt es in Salesware nur sehr wenige Pflichtangaben, die ausreichen, um den Kontakt anzulegen.
Tipp
Vermeiden Sie die Anlage eines Kontakts, der lediglich die Pflichtangaben hinterlegt hat. Nehmen Sie vielmehr so viele Angaben vor wie Ihnen möglich sind. Ein vollständig oder größtenteils korrekt gepflegter Kontakt verursacht in allen Folgeprozessen weniger Aufwand und Konfliktpotential.
Und sollten Sie einige Angaben nicht vornehmen können, empfehlen wir, eine Aktivität anzulegen und diese Ihren Kolleginnen oder Kollegen zuzuweisen, die diese Angaben vornehmen können.
Wenn Sie alle Angaben vorgenommen haben, müssen Sie diese mit einem Klick auf 
speichern. Erst dann werden Ihre Angaben in das ERP-System übernommen und der Kontakt wird angelegt.
Damit Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen den Kontakt optimal in Salesware nutzen können, möchten wir auf wichtige Angaben und deren Auswirkungen eingehen.
Anschrift
Die Anschrift wird für verschiedene Funktionen in Salesware benötigt. Sobald Sie die Adresse eingegeben haben, prüft Salesware die ERP-Daten auf eventuell vorhandene Dubletten. Sollte es andere Kontakte geben, deren Anschrift übereinstimmt, werden Ihnen diese angezeigt. Sollte der Kontakt, den Sie gerade angelegt haben, bereits vorhanden sein, wählen Sie diesen bitte aus der Liste der angezeigten Dubletten aus. Sie müssen für diesen Fall keinen neuen Kontakt anlegen.
Auch für den Versand einer Bestellung ist die Vollständigkeit der Anschrift wichtig. Soll diese versendet werden (s. Versand konfigurieren), dann benötigen die Dienstleister für gewöhnlich die komplette Anschrift. Fehlende Angaben führen hier mit sehr hoher Sicherheit zu Klärungsbedarf im Versandprozess.
Zudem ist das Land sowie die Postleitzahl ein Teil der automatischen Ermittlung der Besteuerung in Salesware. Denn Salesware kann Sie dabei unterstützen, bereits bei der Anlage des Kontakts die steuerlichen Angaben automatisch zu ermitteln.
Kontaktdaten
Auch die Angabe der Kontaktdaten ist wichtig oder kann Ihnen bei der täglichen Arbeit von Nutzen sein.
Die E-Mail-Adresse spielt hier eine besondere Rolle. Denn diese wird von einigen Zahlungsanbietern zur korrekten Abwicklung der Zahlung benötigt (s. Bezahlung konfigurieren). Sie können auch direkt aus dem Dreipunktmenü des Kontakts eine E-Mail schreiben und auch PDFs, die Sie in der Druckvorschau sehen, können Sie direkt an diese E-Mail-Adresse senden.
Die Telefonnummer oder die Mobil-Nummer sind auch Angaben, die häufig von Speditionen benötigt werden, um Ihre Lieferung zu avisieren. Des Weiteren können Sie diese Angaben auch nutzen, um direkt aus dem Dreipunktmenü des Kontakts einen Anruf einzuleiten.
Angaben für Preisermittlung
Die Angaben zur Ermittlung der Preise sind wichtig, wenn Ihre Kunden das B2B-Portal nutzen, also Business-Logins haben. Basierend auf Ihren Angaben werden die Preise und Rabatte des Kunden im B2B-Portal dargestellt.
Sollte Ihr Administrator an den Standorten Ausnahmen eingerichtet haben, werden diese Angaben auch in Angebote und Bestellungen übernommen und darin dann auch bei der Ermittlung der Preise berücksichtigt.
Wichtig
In Salesware wird das Kennzeichen für Bruttopreise in Warenkörben, Angeboten und Bestellungen NICHT aus den Stammdaten eines Kunden übernommen. Vielmehr wird hier das Kennzeichen der zugehörigen Preisliste herangezogen, das lediglich im ERP-System bearbeitet werden kann.
Zahlungsangaben
Die Angabe eines Kreditlimits ist nicht verpflichtend und sollte nur erfolgen, wenn Sie dieses in Ihrem Unternehmen verwalten und nutzen. Sollten Sie es nutzen, wird das Kreditlimit bei der Anlage eines neuen Angebots oder einer neuen Bestellung geprüft.
Sobald Sie eine Zahlungskondition auswählen oder individuelle Zahlungskonditionen hinterlegen, werden diese bei der Übernahme des Kunden in ein Angebot oder eine Bestellung übernommen und als Zahlungsart „Kundenstamm“ ausgewiesen.
Versandangaben
Die Versandart und Lieferbedingung werden ebenso wie die Zahlungskonditionen bei der Übernahme des Kunden in ein Angebot oder eine Bestellung übernommen und als Versandart „Kundenstamm“ ausgewiesen.
Angaben für die Buchhaltung
Im Register „Buchhaltung / Grundlagen“ können Sie die ggf. automatisch ermittelten Angaben für die Steuern manuell ändern.
Wichtig
Sobald Sie den Kontakt gespeichert haben, wird die Besteuerung mit einem 
gekennzeichnet und als „manuell geändert“ gekennzeichnet. Das passiert, da Salesware die Daten immer aktuell aus dem ERP-System bezieht und zu diesem Zeitpunkt nicht mehr nachvollzogen werden kann, wie der Wert in das Feld übernommen worden ist.
Wenn Sie die USt-IdNr. eines Kunden überprüfen möchten, klicken Sie auf „Erneute UStID Validierung“. Die Ergebnisse der Prüfung werden dann in die Stammdaten geschrieben (s. USt-IdNr. validieren).
Kontakt in Angebot oder Bestellung anlegen
Im Gegensatz zum ERP-System können Sie einen neuen Kontakt bzw. einen neuen Kunden anlegen, wenn Sie ein neues Angebot oder eine neue Bestellung anlegen.
Geben Sie dazu einfach alle den Firmennamen und die Anschrift ein. Die restlichen, für die Anlage des Kontakts/Kunden notwendigen Daten werden aus dem Angebot bzw. der Bestellung ermittelt. Diese wiederum werden aus den Vorgaben am Standort übernommen, an dem Sie angemeldet sind. So können Sie sicher sein, dass der neue Kontakt alle Angaben enthält die für weitere Bearbeitungen in Salesware sowie im ERP-System wichtig sind.
0 Kommentare