Aktivitätstypen verwalten
Das ist die zentrale Verwaltungsansicht für die Aktivitäten. Hier machen Sie Vorgaben über die Art und den Inhalt der Aktivitäten und definieren, welche Benutzergruppen diese nutzen dürfen.
Tipp
Nutzen Sie hier das Wissen und die Anforderungen Ihrer Kolleginnen und Kollegen zur Einrichtung. So können Sie einen wichtigen Beitrag zur Nutzung und Akzeptanz der Aktivitäten und somit auch zur Effizienz, Transparenz und Kommunikation in den Arbeitsabläufen beitragen.
Aktivitätstypen definieren
Auf der linken Seite sehen Sie eine Liste aller Aktivitätstypen, die in Salesware definiert worden sind. Die mit einem 
markierten Aktivitätstypen sind von Salesware vorgegeben. Sie können weder entfernt noch bearbeitet werden. Bis auf den Aktivitätstyp „Notiz“ können sie jedoch alle deaktiviert werden.
Wichtig
Das Deaktivieren des Aktivitätstypen „Aufgabe“ hat folgende Auswirkungen:
- Die Option „Aufgabe erstellen“ steht in den Dreipunktmenüs nicht mehr zur Verfügung. Man kann somit nicht mehr aus allen Elementen in Salesware schnell eine Aufgabe erstellen.
- Es ist nicht mehr möglich, aus der Schnellauskunft zu einem Benutzer oder einer Benutzergruppe eine Aufgabe zu erstellen, die diesem automatisch zugewiesen wird.
- Ggf. muss für die Wiedervorlage als auch für die Aufgabe aus dem B2B-Portal (s. Aktivitätstyp für Anfragen) ein neuer Aktivitätstyp zugeordnet werden.
Mit einem Klick auf „+ Hinzufügen“ können Sie einen neuen Aktivitätstypen anlegen. Über das Dreipunktmenü können Sie mit der gleichnamigen Option einen nicht von Salesware definierten Aktivitätstypen auch entfernen.
Wichtig
Sie können nicht aus Versehen einen Aktivitätstyp entfernen, der noch genutzt wird. Für diesen Fall werden Sie deutlich darauf hingewiesen.
Grundlagen festlegen
Sie können nun die Grundlagen des Aktivitätstyps festlegen. Die Bezeichnung, die Sie vergeben, wird immer angezeigt, wenn die Aktivität selbst oder deren Verknüpfung angezeigt wird. Sie sollte kurz, aber dennoch klar und eindeutig sein, damit man deren Verwendungszweck erkennen kann. Der Aktivitätstyp wird auch immer in den Farben angezeigt, die Sie bei den Farbwerten festlegen.
Felder und Funktionen hinzufügen
Im Bereich „Felder & Funktionen“ können Sie nach einem Klick auf „+ Hinzufügen“ die Felder zum Aktivitätstyp hinzufügen, die notwendig sind, um mit der Aktivität zu arbeiten, Informationen zu sammeln oder auch Informationen auszuwerten. Vielleicht können Sie sich die Frage stellen: „Welche Angaben benötigen wir, damit wir diese Aktivität effizient nutzen können?“ Sie können hier aus allen Feldern wählen, die im Register „Felder“ angelegt sind. Die Reihenfolge der Felder ändern Sie, indem Sie das Feld mit der Maus halten und an die gewünschte Stelle verschieben. Im Dreipunktmenü steht Ihnen zudem die Möglichkeit zur Verfügung, ein Feld wieder aus dem Aktivitätstyp zu entfernen.
Wichtig
Sie können nicht aus Versehen ein Feld entfernen, das noch genutzt wird. Für diesen Fall werden Sie deutlich darauf hingewiesen.
Je nach Feldtyp können Sie weitere Angaben in den Details vornehmen. Die Möglichkeiten dazu werden unter Felder und Wertelisten verwalten erläutert. Zudem können Sie ein Feld als Pflichtfeld aktivieren. Die Aktivität muss also eine Angabe in diesem Feld enthalten. Handelt es sich um eine Angabe, die sehr wichtig ist, können Sie diese prominent „Als Kachel anzeigen“. Dann wird das Feld nicht in den Details der Aktivität angezeigt, sondern als Kachel zwischen der Bezeichnung und der Beschreibung (s. Eine Aktivität bearbeiten).
Wenn Sie die Werte bearbeiten werden die von Ihnen vorgenommenen Vorgaben in die Aktivität übernommen, die Ihre Kollegin oder Ihr Kollege anlegt.
Gültigkeit bestimmen
Für eine optimale Transparenz ist es besser, wenn alle Kolleginnen und Kollegen alle Aktivitäten im Unternehmen sehen – und somit auch kommentieren – können. So wird die Information und Kommunikation gefördert und idealerweise trägt das Wissen aller Personen im Unternehmen zum Erfolg bei.
Nichtsdestotrotz können Sie Aktivitätstypen auf Benutzergruppen einschränken, indem Sie „Alle Benutzergruppen“ deaktivieren und anschließend die Benutzergruppen wählen, die auf den Aktivitätstyp zugreifen können.
Wichtig
Bitte beachten Sie, dass nur die Kolleginnen und Kollegen, die Mitglied der Benutzergruppe sind, die Aktivität sehen und bearbeiten können. Alle anderen können diese nicht einmal sehen.
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