Aktivitäten wiederholen
In Salesware können sie Aktivitäten auch nutzen, um wiederkehrende Tätigkeiten zu organisieren. Das ist bei allen Aktivitäten möglich, die
- ein Feld enthalten, in dem man einen Wert für eine Wiederholung eintragen kann,
- ein Fälligkeitsdatum enthalten und
- einen Status haben.
Sehen wir uns das an einem Beispiel an.
Beispiel
Sie haben sich am 01.07. eine Aufgabe angelegt, die Sie alle 14 Tage ausführen müssen. In der Konfiguration hat Ihr Administrator festgelegt, dass die Wiederholung aktiviert wird, wenn der Status „Abgeschlossen“ erreicht ist.
Sie können wie geplant am 01.07. die Aufgabe erledigen und ändern den Status auf „Abgeschlossen“ ab. Nun wird automatisch gleich unterhalb der Aufgabe eine neue Aufgabe angelegt, deren Status „Nicht begonnen“ ist und dessen Fälligkeitsdatum am 15.07. ist.
Leider schaffen Sie es nicht, die neue Aufgabe am 15.07. zu erledigen. Am 18.07. stellen Sie die Aufgabe nun auf „Abgeschlossen“ ohne das ursprüngliche Fälligkeitsdatum zu verändern. Es wird sofort eine Kopie der Aufgabe unterhalb dieser Aufgabe erstellt, die wiederum den Status „Nicht begonnen“ hat. Deren Fälligkeitsdatum wird auf den 29.07. festgelegt.
Nachdem Sie aus dem Urlaub zurückgekommen sind, bearbeiten Sie die Aufgabe, die am 29.07. fällig war, am 16.08. Wiederum ändern Sie das Fälligkeitsdatum nicht ab und kennzeichnen die Aufgabe als „Abgeschlossen“. Die Aufgabe wird unterhalb der abgeschlossenen Aufgabe kopiert und das Fälligkeitsdatum wird auf den 26.08. festgelegt.
Sie können also das Intervall festlegen, in dem sich die Aktivität wiederholen soll. In Abhängigkeit des Status wird dann die Aktivität unterhalb der zu wiederholenden Aktivität neu hinzugefügt und das Fälligkeitsdatum wird festgelegt, indem das Intervall zu dem Fälligkeitsdatum in der zu wiederholenden Aktivität hinzu addiert wird.
Dabei stehen Ihnen maximal diese Intervalle zur Auswahl. Die Fälligkeit wird immer basierend auf dem Fälligkeitsdatum der ursprünglichen Aktivität ermittelt. Diese wird für das Beispiel für Fr., 05.07.2024, angenommen.
| Intervall | Neue Fälligkeit | Beispiel |
|---|---|---|
| Täglich | 1 Kalendertag danach | Sa., 06.07.2024 |
| Wochentage | 1 Werktag danach | Mo., 08.07.2024 |
| Wöchentlich | 7 Tage danach | Fr., 12.07.2024 |
| Monatlich | am gleichen Tag des folgenden Monats | Mo., 05.08.2024 |
| Jährlich | am gleichen Tag des folgenden Jahres | Sa., 05.07.2025 |
Zusätzlich gibt es noch die Option, ein benutzerdefiniertes Intervall einzugeben. Anhand des gleichen Beispiels ergeben sich folgende neue Fälligkeiten.
| Intervall | Beispiel |
|---|---|
| alle 10 Tage | Mo., 15.07.2024 |
| alle 2 Wochen am Freitag | Fr., 19.07.2024 |
| alle 2 Monate am 5. Tag (statisch) | Do., 05.09.2024 |
| alle 2 Monate am ersten Freitag (dynamisch) | Fr., 06.09.2024 |
| jedes Jahr am 5. Juli (statisch) | Sa., 05.07.2025 |
| jedes Jahr am ersten Freitag im Juli (dynamisch) | Fr., 04.07.2025 |
Wichtig
Liegt die neue Fälligkeit in der Vergangenheit, so wird nochmals das Intervall auf die neue Fälligkeit berechnet. Das passiert so lange, bis die Fälligkeit in der Zukunft liegt.
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