Suche konfigurieren
Grundeinstellungen vornehmen
Im Register „Grundeinstellungen“ können Sie du im Feld „Maximale Ergebnismenge bei Lookup“ festlegen, wie viele Vorschläge der Benutzer während des Tippens erhält, wenn er in einem Feld sucht.
Sucht der Benutzer im Feld „Kontakt“ im Warenkorb nach einem Kunden und die Suche gibt mehr Ergebnisse zurück als im Feld „Maximale Ergebnismenge bei Lookup“ hinterlegt ist, so wird die Vorschlagsliste begrenzt. Wenn weniger Suchergebnisse relevant sind, werden nur noch diese als Vorschlag angezeigt.
Entitätssuche konfigurieren
Sie können pro Entität festlegen, wie viele Suchergebnisse bei einer Suche angezeigt werden und welche Felder nach der Eingabe der Suchbegriffe durchsucht werden.
In der Karte „Begrenzung der sichtbaren Ergebnismenge“ können Sie definieren, wie viele Suchergebnisse bei der Suche im entsprechenden Bereich angezeigt werden sollen. Das führt auch noch einmal zu einer Optimierung der Anzeigegeschwindigkeit der Suchergebnisse, da immer nur die relevantesten Suchergebnisse angezeigt werden.
Der Benutzer sieht, wenn ihm nur eine Teilmenge von mehreren Treffern angezeigt wird. Dann kann er durch Anpassung bzw. Erweiterung der Suchbegriffe die Treffermenge weiter eingrenzen.
Sie haben bei der Entität „Kontakt“ definiert, dass der Benutzer nur 20 Suchergebnisse sieht. Sobald sein Suchbegriff 54 Treffer enthält, werden dem Benutzer die 20 relevantesten Treffer angezeigt und er sieht, dass es 20 (von 54) Treffern gibt. Er kann dann seine Suche konkretisieren.
Die Eingrenzung können Sie auch verwenden, um dem massenhaften Kopieren und Exportieren von Daten vorzubeugen.
Sie können diese Eingrenzung aber auch nur auf bestimmte Benutzergruppen anwenden.
In der Karte „Durchsuchbare Felder“ können Sie festlegen, in welchen Feldern nach den vom Benutzer eingegebenen Suchbegriffen gesucht werden soll. Neue Felder können Sie einfach nach einem Klick auf „+ Hinzufügen“ aufnehmen. Bereits zugewiesene Felder können Sie mit einem Rechtsklick wieder entfernen.
Fragen Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen, welche Informationen ihnen zumeist bei der Suche zur Verfügung stehen. Die Suche wird dadurch noch genauer und je weniger unnötige Felder durchsucht werden, desto schneller und eindeutiger sind die Suchergebnisse.
Nutzen Sie hier gerne auch Ihre individuellen Informationen, indem Sie benutzerdefinierte Inhalte (unsere Custom-Felder) in die Suche einbinden.
Wenn Sie unter <Inhalte > Bilder & Texte> die Zusatztexte der 4SELLERS Plattform freigegeben haben, können Sie diese auch als durchsuchbare Felder in der Entität „Artikel“ hinzufügen. So können Sie zum Beispiel auch technische Angaben in der Suche nutzen.
Besonderheit bei Kontakten
In der Entität „Kontakt“ stehen die Felder der verschiedenen Kontakttypen zur Verfügung. Dabei kann es sein, dass verschiedene Kontakttypen gleichnamige Felder beinhalten, z. B. die E-Mail-Adresse.
Adresse
Das Feld ist Teil der zugrundeliegenden Adresse. Das können folgende Felder sein:
- Anrede
- Auswertungskennzeichen
- Briefanrede
- Matchcode
- Memo
- Mobil
- Telefax
- Telefon
Ansprechpartner
Das Feld ist dem Ansprechpartner zugeordnet. Diese Felder stehen hier zur Auswahl:
- Anrede
- Briefanrede
- Memo
- Mobil
- Telefax
- Telefon
Konto
Unter Konto sind sowohl Kunden als auch Lieferanten zusammengefasst, da diese eine Kontonummer – also eine Kunden- oder Lieferantennummer – haben. Folgende Felder können Sie einbinden:
- Auswertungskennzeichen
- Matchcode
Kontakt
Ist ein Feld mit „(Kontakt)“ gekennzeichnet, so handelt es sich um ein sogenanntes kombiniertes Feld. Dabei werden die Inhalte der Felder, die in mehreren Kontakttypen gleich heißen zusammengefasst.
Ihre Kolleginnen und Kollegen suchen immer wieder nach E-Mail-Adressen. E-Mail-Adressen können in den Kontakten sowohl bei Adressen als auch bei Ansprechpartnern hinterlegt werden. Bei der Suche sollen alle Kontakttypen auf die gesuchte E-Mail-Adresse durchsucht werden.
Sie binden das Feld „E-Mail (Kontakt)“ in die Entitätssuche „Kontakt“ ein. Ein Kollege sucht nur nach der Domain. In seinen Suchergebnissen werden alle Kunden und Ansprechpartner angezeigt, in deren E-Mail-Adresse die Domain enthalten ist. Dabei wird bei Kunden die E-Mail aus der zugrundeliegenden Adresse angezeigt, bei Ansprechpartnern deren eigene E-Mail-Adresse.
Das sind die kombinierten Felder mit der jeweiligen Herkunft:
- Anrede (Herkunft: Adresse oder Ansprechpartner)
- Auswertungskennzeichen (Herkunft: Adresse oder Kontakt)
- Briefanrede (Herkunft: Adresse oder Ansprechpartner)
- E-Mail (Herkunft: Adresse oder Ansprechpartner)
- Matchcode (Herkunft: Adresse oder Kontakt)
- Memo(Herkunft: Adresse oder Ansprechpartner)
- Mobil (Herkunft: Adresse oder Ansprechpartner)
- Telefax (Herkunft: Adresse oder Ansprechpartner)
- Telefon (Herkunft: Adresse oder Ansprechpartner)
Sonderfall: Abweichende Postanschrift
Bei Adressen ist es möglich, eine abweichende Postanschrift zu hinterlegen. Daher werden die Felder „Zusatz“, „Straße, Hausnummer“, „PLZ“, „Ort“ und „Land“ nach der Herkunft unterschieden. Handelt es sich um eine abweichende Postanschrift, so ist das Feld mit dem Suffix „(Post)“ versehen. Ist das Suffix „(Adresse)“ hinter einem der genannten Feldnamen, so handelt es sich um die Anschrift der Adresse.
Suchindex aktualisieren
Im Register „Suchindex“ können Sie den Suchindex der verschiedenen Entitäten neu erstellen lassen.
Während der Suchindex neu aufgebaut wird, kann in Salesware normal weitergearbeitet werden.
Erstellen Sie den Index nur neu, wenn Sie Änderungen vorgenommen haben, die sich direkt auf den Index auswirken. Dazu gehören z. B.
- das Entfernen/Hinzufügen/Ändern von benutzerdefinierten Feldern (s. Customizing > Custom-Felder)
- das Entfernen/Hinzufügen von Preislisten (s. Zuordnungen > Preise & Rabatte)
- das Entfernen/Hinzufügen von Rabattlisten (s. Zuordnungen > Preise & Rabatte)
- das Entfernen/Hinzufügen von Belegarten für Angebote (s. Zuordnungen > Belege)
- das Entfernen/Hinzufügen von Belegarten für Bestellungen(s. Zuordnungen > Belege)
- das Entfernen/Hinzufügen von Versendern zum Tracking (s. Services > Pakettracking)
- das Entfernen/Hinzufügen von Standorten (s. Basiskonfiguration > Standorte)
- das Ändern der Berechnungsmethode eines Standortes (s. Basiskonfiguration > Standorte)
- das Entfernen/Hinzufügen von Sprachen für Inhalte und Suche (s. Basiskonfiguration > Sprachen)
Die Suchindizes werden permanent aktualisiert. Es kann nur zu Abweichungen in der Aktualität führen, wenn zum Beispiel massenhaft Daten im ERP-System geändert werden. Dann werden die Änderungen schrittweise an den Suchindex übermittelt.
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