Einrichtung & Aktivierung

Damit der Benutzer in Salesware auf relevante Postfächer zugreifen kann, müssen sie im Register „Grundeinstellungen“ den Zugang zu Ihrem Greyhound-Account hinterlegen

Folgende Daten müssen hinterlegt werden:

Aktivierung

Um die Zugangsdaten und die Kommunikation mit der Greyhound API zu ermöglichen, muss die Schnittstelle aktiviert werden.

Greyhound API

Hier wird die IP der Greyhound API hinterlegt. Bitte ändern Sie diese nicht, wenn Sie sich nicht sicher sind oder der Account nicht von Ihnen betreut wird.

Benutzername

Geben Sie bitte den Benutzernamen des Administrators an, der sich im Greyhound Account einloggen kann.

Passwort

Geben Sie bitte das Passwort des Administrators an, der sich im Greyhound Account einloggen kann.

Ob ein Benutzer die E-Mail-Funktion von Salesware tatsächlich nutzen kann, hängt nicht nur von diesen Zugangsdaten ab, sondern auch von den Einstellungen an dessen Benutzerprofil.

Systemvoraussetzungen

Um die Greyhound-API in Salesware nutzen zu können, müssen Sie – insbesondere, wenn Sie den Greyhound-Server selbst betreiben – folgende Systemvoraussetzungen beachten:

• Sie benötigen mindestens Greyhound in der Version 5.
• In den Greyhound-Server-Einstellungen müssen sowohl das HTTP-Protokoll (Port443) als auch SSL aktiviert sein.
• In Ihren Firewall-Einstellungen muss der Port 443 nach außen geöffnet sein und auf den internen Port 443 am Greyhound-Server weitergeleitet werden.

POP3-Konten

Im Register „POP3-Konten“ sehen Sie, welche POP3-Konten in Greyhound eingebunden sind.

Sie müssen mindestens ein POP3-Konto Ihres Mailservers angeben, da alle E-Mails in diesem Konto von Greyhound abgerufen und auf dem Greyhound-Server gespeichert werden. Somit wird sichergestellt, dass alle Funktionen von Salesware an der E-Mail genutzt werden können.

Sie können ein oder mehrere POP3-Konten bearbeiten, indem Sie das Konto in der Tabelle auswählen.

Mit einem Klick auf „+ Hinzufügen“ am Ende der Tabelle können Sie ein weiteres POP3-Konto hinzufügen.

Wenn Sie ein POP3-Konto nicht mehr verwenden oder benötigen, können Sie es entweder deaktivieren oder mit einem Rechtsklick der Maus auch endgültig entfernen.

Nach der Auswahl eines Kontos können Sie die Details des POP3-Kontos bearbeiten. Sie können die Zugangsdaten zum POP3-Konto hinterlegen und festlegen, wie das POP3-Konto in Greyhound heißt (Feld „Kontoname“). Geben Sie zudem ein, mit welcher Verbindungsart und Authentifizierung die Anmeldung am POP3-Server erfolgt.

Ihnen stehen folgende Authentifizierungsmethoden zur Verfügung: „Normaler“ Login, APOP oder OAuth2.

Sobald Sie die Einrichtung vorgenommen haben, können Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche „Einstellungen prüfen“ die Verbindung testen. Ihnen wird unmittelbar danach angezeigt, ob die Einstellungen korrekt sind und somit E-Mails vom POP3-Konto abgeholt werden können.

Daneben können Sie festlegen, wie mit den E-Mails umgegangen wird, sobald sie vom POP3-Konto abgeholt werden. Dazu stehen Ihnen im Feld „Löschung vom POP3-Konto“ folgende Optionen zur Auswahl:

Nachrichten nach dem angegebenen Zeitraum vom POP3-Konto löschen

Wenn Sie diese Option auswählen, müssen Sie im Feld „Zeitraum“ angeben, nach wie vielen Tagen die E-Mails vom POP3-Konto gelöscht werden.

Nachrichten sofort nach dem Empfang von POP3-Konto löschen

Bei dieser Auswahl ist die Angabe im Feld „Zeitraum“ irrelevant. Sobald die E-Mails vom POP3-Konto abgeholt worden sind, werden sie von diesem gelöscht.

Nachrichten sollen nicht vom POP3-Konto gelöscht werden

Alle E-Mails, die vom POP3-Konto abgeholt werden, verbleiben auch auf diesem Konto und werden nicht automatisch gelöscht.

Mit der Aktivierung der Funktion „Nachrichten vom POP3-Konto löschen, sobald sie in Salesware gelöscht werden“ werden in Salesware gelöschte Nachrichten sofort vom POP3-Konto gelöscht – unabhängig von Ihrer Einstellung im Feld „Löschung vom POP3-Konto“. Andernfalls werden in Salesware gelöschte Nachrichten in Greyhound lediglich als „gelöscht“ markiert und können dort wieder – abhängig vom Filter – gefunden werden.

Im Feld „Letzte Fehlermeldung“ wird die letzte Fehlermeldung angezeigt, die von der Greyhound-API im Zusammenhang mit dem POP3-Server gemeldet worden ist.

Wenn Sie ein neues POP3-Konto hinzufügen und den Bereich speichern, werden mehrere Elemente automatisch angelegt.

1. Das POP3-Konto wird angelegt.
2. Es wird eine Gruppe mit dem Kontonamen angelegt. Als E-Mail-Adresse wird der Benutzername des POP3-Kontos hinterlegt.
3. Es wird eine Signatur mit dem Kontonamen angelegt. Diese Signatur wird der soeben angelegten, gleichnamigen Gruppe als Standard zugeordnet.
4. Es wird ein Filter „Alle E-Mails“ angelegt, falls dieser noch nicht vorhanden ist.
5. Es werden folgende Filter angelegt:
   • „[Kontoname] (Offene Mails)“
   • „[Kontoname] (Pool)“
   • „[Kontoname] (Meine Mails)“
   • „Gesendete Elemente“
   • „Fehlgeschlagen“
   • „Gelöschte Elemente“
   • „Erledigt“
   • „Entwürfe“
   • „Spamverdacht“
   • Unterfilter „Geprüft“
6. Es wird eine Regel „Eingangsverarbeitung: [Kontoname]“ erstellt. Diese können Sie nur im Greyhound Client sehen, wenn Sie diesen nutzen.
7. Es wird ein SMTP-Konto mit dem Kontonamen angelegt.

Das POP3- und SMTP-Konto werden inaktiv angelegt. Falls Sie beim Anlegen des POP3-Kontos bereits aktiviert haben, werden beide Konten umgehend aktiviert.

Sonderfall: Gmail-Konto einbinden

Möchten Sie ein Gmail-Konto als POP3-Postfach in Salesware einbinden, so gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1. Aktivieren Sie in Ihrem Google-Konto den „Zugriff durch weniger sichere Apps“.
2. Versuchen Sie die Verbindung per Salesware/Greyhound herzustellen.
3. Verifizieren Sie nach dem Anmeldeversuch, dass Sie ein Mensch sind. Siehe https://accounts.google.com/DisplayUnlockCaptcha
4. Versuchen Sie erneut die Verbindung herzustellen.

Weitere Informationen zu diesem Thema können Sie auch der Hilfe-Seite von Google entnehmen. Dort ist u. a. auch die Vorgehensweise beschrieben, wenn Sie die Zwei-Faktor-Aktivierung (2FA) aktiviert haben. Siehe https://support.google.com/mail/answer/7104828?hl=de#zippy=%2Cich-kann-mich-nicht-in-meinem-e-mail-client-anmelden.

Authentifizierung mit OAuth2

OAuth2-Authentifizierung durchführen

Wählen Sie die Authentifizierung mit OAuth2 aus, so müssen Sie kein Passwort eingeben, sondern das POP3-Konto mit dem externen Konto verknüpfen.

Sobald Sie auf „Konto verknüpfen“ klicken, werden Sie im Browser auf die Anmeldeseite des Anbieters weitergeleitet. Wählen Sie dort das zu verknüpfende Konto aus.

Bei Microsoft 365 kann es sein, dass die erste Verknüpfung mit dem Administratorkonto vorgenommen werden muss. Wählen Sie in diesem Fall das besagte Konto aus.

Sobald Sie das Konto ausgewählt haben, müssen Sie Salesware bzw. Greyhound als vertrauenswürdige Drittanbieter-App bestätigen oder die Erlaubnis für den Zugriff erteilen.

Danach werden Sie zum POP3-Konto zurückgeleitet und können die Verknüpfung abschließen.

Hinweis: Sollten Sie einem Microsoft 365-Administratorenkonto die Erlaubnis erteilt haben, müssen Sie nochmal das „Konto verknüpfen“. In diesem Fall sollte die Bestätigung unmittelbar erscheinen.

OAuth2-Authentifizierung erneuern

Um eine OAuth2-Authentifizierung zu erneuern, müssen Sie mit einem Klick die „Verknüpfung aufheben“. Dann können Sie wieder wie oben beschrieben das „Konto verknüpfen“.

SMTP-Konten

Im Register „SMTP-Konten“ sehen Sie, welche SMTP-Konten in Greyhound eingebunden sind.

Sie müssen mindestens ein SMTP-Konto Ihres Mailservers angeben, da die Mails von Greyhound über dieses SMTP-Konto versendet werden.

Sie können ein SMTP-Konto bearbeiten, indem Sie es in der Tabelle auswählen.

Mit einem Klick auf „+ Hinzufügen“ am Ende der Tabelle können Sie ein weiteres SMTP-Konto hinzufügen.

Wenn Sie ein SMTP-Konto nicht mehr verwenden oder benötigen, können Sie es entweder deaktivieren oder mit einem Rechtsklick der Maus auch endgültig entfernen.

Wenn Sie einen Eintrag auswählen, können Sie weitere Details des SMTP-Kontos bearbeiten. Hier können Sie in erster Linie die Zugangsdaten zum SMTP-Konto hinterlegen. Zudem können Sie festlegen, wie das SMTP-Konto in Greyhound heißt (Feld “Kontoname”).

Ihnen stehen folgende Authentifizierungsmethoden zur Verfügung: „Normaler“ Login, APOP oder OAuth2.

Daneben können Sie im Feld „Absender“ festlegen, welche E-Mails über dieses SMTP-Konto versendet werden. Wenn alle E-Mails über dieses Konto versendet werden, geben Sie einfach „*“ ein. Wenn nur E-Mails von ausgewählten Absender-Adressen über das SMTP-Konto versendet werden sollen, geben Sie die betreffenden Absender-Adressen mit Zeilenumbruch an.

Sobald Sie die Einrichtung vorgenommen haben, können Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche „Einstellungen prüfen“ die Verbindung testen. Ihnen wird unmittelbar danach angezeigt, ob die Einstellungen korrekt sind und somit E-Mails über das SMTP-Konto versendet werden können.

Im Feld „Letzte Fehlermeldung“ wird die letzte Fehlermeldung angezeigt, die von der Greyhound-API im Zusammenhang mit dem SMTP-Server gemeldet worden ist.

Gruppen

Gruppen werden in Salesware automatisch angelegt. Sie können sie sehen und die E-Mail-Adresse bearbeiten. Diese wird als Absender-Adresse in eine E-Mail übernommen, wenn die Gruppe dabei ausgewählt wird. Sie können Gruppen nicht löschen und auch keine neuen Gruppen anlegen.

Automatische Zuordnung (Mailzuordnung)

Wenn ein Benutzer eine E-Mail anklickt oder eine neue E-Mail versendet, werden dieser E-Mail automatisch ERP-Daten zugeordnet. Mit Hilfe dieser Zuordnungen kann diese E-Mail nicht nur schneller einem Vorgang oder Kontakt zugewiesen werden, sie wird auch im Register „Kommunikation“ im entsprechenden Arbeitsbereich angezeigt.

Damit die korrekten ERP-Daten zu E-Mails zugeordnet werden, werden diese ERP-Daten nach einem festen und nachvollziehbaren Regelwerk ermittelt.

Dabei werden E-Mail-Adressen, die bei Salesware-Benutzern und in Gruppen von Greyhound hinterlegt sind, automatisch bei der Zuordnung von ERP-Daten ignoriert. In der Tabelle können noch manuell entweder E-Mail-Adressen oder Domains auf eine Blacklist gesetzt werden. So werden auch diese E-Mail-Adressen ignoriert.

Kann anhand der Kriterien kein eindeutiger ERP-Datensatz ermittelt werden, werden keine ERP-Daten zugeordnet.

Folgende Schritte werden bei der Zuordnung von ERP-Daten durchlaufen: