Grundeinstellungen vornehmen

In diesem Bereich können Sie die folgenden Einstellungen vornehmen.

Festlegen, welche Belege dein Kunde sehen kann

Legen Sie fest, welche Belege Ihre Kunden in ihrem Dashboard sehen können. Wählen Sie dazu im Bereich „Sichtbare Belegtypen“ alle Belege aus, auf die Ihre Kunden zugreifen können.

Sie geben diese Belegtypen frei:

Dann kann Ihr Kunde in einem Verkaufsvorgang genau diese Belege sehen:

Im angezeigten Beispiel kann der Kunde den Lieferschein nicht sehen, da dieser nicht freigegeben ist.

Zudem kann er direkt auf diese Belege in seinem Dashboard zugreifen:

Sie können festlegen, dass ein Business-Login eine Belegart abweichend von dem in der Sage 100 definierten Druckprozess anzeigen bzw. ausdrucken kann. Geben Sie für diesen Fall bitte in der Spalte „Abweichender Druckprozess“ an, welcher Druckprozess hierzu genutzt werden soll. Geben Sie keinen abweichenden Druckprozess an, wird die Belegart mit dem Druckprozess angezeigt/ausgedruckt, der als Standard für diesen in der Sage 100 definiert ist.

UVP anzeigen

Sie können Ihrem Kunden in seinen Artikellisten unverbindliche Preisempfehlungen anzeigen lassen. Dazu müssen Sie unter „Preisliste zur Anzeige einer UVP-Preisliste“ die Preisliste auswählen, die diese Preise enthält.

Ihr Kunde sieht die Preise dann in einer eigenen Spalte in seiner Standardansicht der Artikel.

Einen festen Arbeitsbereich anzeigen

Aktuell kann Ihr Kunde nur Artikel sehen und Sie können hier festlegen, dass ihm beim Aufruf von Salesware immer dieser Arbeitsbereich angezeigt wird. Wählen Sie dazu einfach den Eintrag „Artikel“ aus. Ihr Kunde kann diesen Arbeitsbereich auch nicht schließen. So stellen Sie sicher, dass er immer in diesem Arbeitsbereich „seine“ Artikel durchsuchen kann.

Selbstverständlich kann sich auch Ihr Kunde selbst Artikel in mehreren Arbeitsbereichen anzeigen lassen.

Die anderen Bereiche aus Salesware können Sie in der Auswahlliste zwar auswählen, sie werden Ihren Kunden aber aufgrund der Lizenzeinschränkungen nicht angezeigt.

Dateien freigeben

Ihre Kunden können sich Dateien ansehen, ausdrucken oder herunterladen, die Sie in der Sammelmappe zu Kunden oder Artikeln im ERP-System hinterlegt haben.

Sie können nur Sammelmappen-Kategorien auswählen und freigeben, die Sie über die Konfiguration in Sage 100 separat angelegt haben. So verhindert Salesware, dass Ihre Kunden aus Versehen Zugriff auf interne Dateien erhalten, die automatisch in der Sammelmappe der Sage 100 abgelegt werden.

Wenn Sie Ihren Kunden ermöglichen wollen, dass sie auf Dateien zu ausgewählten Artikeln zugreifen, so wählen Sie im Bereich „Sichtbare Kategorien Artikel-Sammelmappe“ die Kategorien aus, in denen Sie die Dateien bei den Artikeln ablegen, die auch Ihre Kunden sehen dürfen.

Genauso gehen Sie vor, wenn Ihre Kunden in ihren Salesware-Dashboards auf Dateien zugreifen können, die in den Stammdaten in Sage 100 hinterlegt sind. Wählen Sie im Bereich „Sichtbare Kategorien Kunde-Sammelmappe“ die Kategorien aus, auf die auch Ihr Kunde über seinen Zugang Zugriff erhalten soll.

Wenn Sie keine Kategorien aus der Kunde-Sammelmappe sichtbar machen, wird dem Business-Login auf seinem Dashboard auch kein Register „Dateien“ angezeigt

Förmliche Anrede aktivieren

Sie können festlegen, ob Ihre Kundinnen und Kunden förmlich angesprochen werden sollen oder per Du. Aktivieren Sie die Funktion „Förmliche Anrede (Sie)“, so werden alle Texte und Tooltipps im B2B-Portal förmlich angezeigt. Andernfalls sieht der Business-Login alle Texte und Tooltipps in der Du-Form.

Sichtbare Bestände und Verfügbarkeiten definieren

Sie können Ihren Kunden bei Artikeln einen Bestand und eine Verfügbarkeit anzeigen. Ihr Kunde sieht diese Werte so:

Geschlossenes Widget mit Beständen und Verfügbarkeiten

Dazu müssen Sie bitte im Feld „Standort für die Anzeige Bestand Gesamt“ auswählen, aus welchem Salesware-Standort diese beiden Werte ermittelt werden sollen.

Im Bereich „Bestand & Verfügbarkeiten“ können Sie Ihren Kunden auch die Werte anderer Standorte anzeigen. Das ist interessant, wenn Sie zum Beispiel Werte von Herstellern oder Konzessionslagern anzeigen lassen möchten.

Offenes Widget mit Beständen und Verfügbarkeiten

Wählen Sie dazu einfach im Bereich „Zugeordnete Standorte“ die Standorte aus, deren Werte Ihre Kunden sehen sollen

Warnung bei Überschreiten der verfügbaren Menge anzeigen

Legt Ihr Kunde einen Artikel in den Warenkorb oder passt er die Menge eines Artikels in seinem Warenkorb an, so kann Salesware prüfen, ob die Verfügbarkeit an „seinem“ Standort ausreichend ist. Als verfügbare Menge wird die Menge an dem Standort herangezogen, die global unter Basiskonfiguration > Standorte als „Standard-Standort“ festgelegt worden ist.

Haben Sie das Feld „Verfügbarkeitsprüfung im Warenkorb“ aktiviert, so sieht Ihr Kunde einen Hinweis, wenn die angegebene Menge die verfügbare Menge überschreitet.

Wenn Sie das nicht möchten, müssen sie das Feld einfach deaktivieren. Dann wird der Kunde den Hinweis nicht sehen.

Es handelt sich lediglich um einen Hinweis. Ihr Kunde kann unabhängig davon den Artikel trotzdem bestellen. Möchten Sie das verhindern, können Sie das mit einer individuell umgesetzten Warenkorb-Aktion verhindern. Wenden Sie sich dazu an Ihren Salesware-Ansprechpartner.

Diese Einstellung können Sie global für alle Business-Logins festlegen und einzeln davon in den Business-Login-Gruppen abweichen. Dort finden Sie diese Einstellung nochmals. Beachten Sie dabei, dass die Aktivierung selbst hierarchisch funktioniert. Ist die Funktion bereits in der Basiskonfiguration deaktiviert, so hat die Einstellung in den Business-Login-Gruppen keine Auswirkung. Ist die Funktion in der Basiskonfiguration aktiviert, so kann diese in der Business-Login-Gruppe noch deaktiviert werden

Festlegen, dass Warenkörbe nur übergeben werden können, wenn alle Artikel verfügbar sind

Sie können festlegen, dass Business-Logins Warenkörbe nur abschließen können, wenn alle lagerführenden Artikel im Warenkorb ausreichend verfügbar sind. Aktivieren Sie dazu bitte die Funktion „Warenkorb nur bei Verfügbarkeit übergeben“.

In diesem Fall wird nicht die Verfügbarkeit am aktuellen Standort des Business-Logins ermittelt, sondern die des „Standard-Standorts“ von Salesware, den Sie unter Basiskonfiguration > Standorte festgelegt haben.

Wenn Sie nur mit einem Standort arbeiten, können Si beide Funktionen „Verfügbarkeitsprüfung im Warenkorb“ und „Warenkorb nur bei Verfügbarkeit übergeben“ aktivieren. Dann sieht der Business-Login bereits während der Eingabe einer Bestellmenge, ob diese aktuell verfügbar ist.

Enthält der Warenkorb mindestens einen Artikel, der lagerführend ist und dessen Verfügbarkeit am Standard-Standort nicht ausreicht, wird dem Business-Login beim Abschluss eine Fehlermeldung angezeigt und die betreffenden Artikel werden markiert. Selbstverständlich werden gleiche Artikel bei der Prüfung zusammengefasst, so dass der Business-Login die Verfügbarkeitsprüfung nicht umgehen kann, indem er die Bestellmenge auf mehrere gleiche Artikel aufteilt.

Empfängerkreis bei neuen Anfragen auswählen

Ihre Kunden können Preisanfragen und Bestellungen in Salesware erfassen. Zudem können Ihre Kunden über ihr Dashboard die Änderung oder Neuanlage von Stammdaten anfordern. Dann wird eine Aufgabe angelegt und einer Gruppe von Benutzern zugewiesen.

Damit Preisanfragen, Bestellung und Stammdatenänderungen bearbeitet werden, müssen ausgewählte Benutzer informiert werden. Dazu können Sie im Feld „Standard-Empfängergruppe für Anfragen“ eine Kollaborationsgruppe auswählen. Dabei stehen Ihnen die Kollaborationsgruppen zur Auswahl, die Sie unter Benutzer & Gruppen > Kollaborationsgruppen verwalten können.

Alternativ oder auch zusätzlich kann Salesware eine E-Mail an die im Feld „E-Mail-Adresse für Anfragen“ angegebene E-Mail-Adresse senden, in der über ALLE eingehenden Anfragen informiert wird. Eine E-Mail wird immer mit der entsprechenden Mailvorlage verschickt.

Ansicht für die Artikel festlegen

Ihre Kunden sehen die Artikel immer in der von Ihnen festgelegten Ansicht. So können sie Informationen sehen, die Ihrer Ansicht nach wichtig sind, um sich bereits in der Liste einen Überblick zu verschaffen.

Sie können definieren, welche Inhalte in der Liste angezeigt werden. Wenn Sie noch keine Ansicht definiert haben, wird die Standardansicht von Salesware genutzt. Um eine neue Ansicht hinzuzufügen, klicken Sie bitte auf das Symbol rechts oberhalb der Tabelle oder in der Tabelle selbst auf „+ Hinzufügen“.

Es öffnet sich ein neuer Arbeitsbereich, in dem Sie wie gewohnt die Ansicht bearbeiten können.

Suchen Sie bereits beim Erstellen der Ansicht nach Artikeln mit den längsten Bezeichnungen, damit Sie die Breite der Spalten optimal festlegen können.

Alternativ können Sie auch eine bereits von Ihnen angelegte Ansicht kopieren, indem Sie diese aufrufen und dann im Menü die Option „Link kopieren“ auswählen. Klicken Sie dann auf das Icon oberhalb der Tabelle, um den kopierten Link einzufügen.

Sobald Sie die Ansicht Ihren Wünschen entsprechend angepasst haben, können Sie diese mit einem Klick auf die Schaltfläche „Ansicht speichern“ als Standardansicht übernehmen.

Wenn Sie möchten, können Sie die Ansicht auch noch umbenennen und auch übersetzen, insofern Ihre Kunden auch andere Oberflächensprachen nutzen können.

Eine bereits festgelegte Ansicht können Sie jederzeit ändern, indem Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ neben der Ansicht selbst klicken.

Artikelsortiment auf Kundenebene einschränken

Nicht immer ist es ausreichend, das Sortiment anhand von Leseeinschränkungen in der Business-Login-Gruppe einschränken zu können.

Daher haben Sie die Möglichkeit, in Salesware Artikelsortimente für jeden Kunden festzulegen. Dazu müssen Sie in Ihrer ERP-Datenbank eine gesonderte Tabelle verwalten, die die Artikel sowie die (nicht) berechtigten Kundennummern enthält.

Im Feld „Verfahren“ können Sie auswählen, wie das Sortiment eingeschränkt wird.

Whitelisting

Bei diesem Verfahren sehen die Business-Logins nur die Artikel, die ihnen in der Tabelle in der ERP-Datenbank explizit zugewiesen sind.

Wenden Sie dieses Verfahren nur an, wenn Sie für jeden Kunden ganz individuelle Artikelsortimente zur Verfügung stellen möchten.

Blacklisting

Bei diesem Verfahren sehen die Business-Logins alle Artikel, die in Salesware – unter Berücksichtigung etwaiger Leseeinschränkungen in den Berechtigungen der Business-Login-Gruppen – zur Ansicht stehen. Zusätzlich kann der Business-Login die Artikel nicht sehen, die ihm in der Tabelle zugewiesen sind.

Sobald Sie eines der beiden Verfahren gewählt haben, müssen Sie die nachfolgenden Angaben vornehmen:

Tabellenname: Wählen Sie hier bitte die Tabelle aus Ihrer ERP-Datenbank aus, die die benötigten Informationen enthält.

Feld für Mandant: Wählen Sie hier bitte das Feld aus, das die interne Mandantennummer enthält. Salesware greift auf die Datensätze zu, die die Mandantennummer enthalten, auf dessen Daten Salesware Zugriff hat (s. Basiskonfiguration > Connector).

Feld für Artikelnummern: Wählen Sie das Feld aus, das die Artikelnummer enthält.

Feld für Kundennummern: Wählen Sie das Feld aus, das die Kundennummer enthält.

Sie haben in der Tabelle den Artikel mit der Artikelnummer 4536278 dem Kunden mit der Kundennummer 1234567 zugewiesen und richten das Verfahren „Whitelisting“ ein.

Im Ergebnis sehen nur Business-Logins, die dem Kunden 1234567 zugewiesen sind ausschließlich den Artikel 4536278 im B2B-Portal. Alle anderen Artikel sehen sie nicht.

Alle anderen Kunden sehen keinen einzigen Artikel in Salesware.

Sie haben in der Tabelle den Artikel mit der Artikelnummer 4536278 dem Kunden mit der Kundennummer 1234567 zugewiesen und richten das Verfahren „Blacklisting“ ein.

Im Ergebnis sehen Business-Logins, die dem Kunden 1234567 zugewiesen sind, alle Artikel in Salesware außer den Artikel 4536278.

Alle anderen Kunden sehen alle Artikel in Salesware.

Automatische Beleganlage im ERP-System konfigurieren

Normalerweise wird der Warenkorb eines Business-Logins in eine Preis- oder Bestellanfrage umgewandelt, die ein Benutzer noch in Salesware selbst bearbeiten und dann als Angebot oder Bestellung im ERP-System anlegen kann.

Wenn die Benutzer diese Preis- oder Bestellanfragen gar nicht mehr bearbeiten, sondern nur noch in Beleg im ERP-System „umwandeln“, kann es sinnvoll sein, dass diese Belege bereits im ERP-System angelegt werden, wenn der Business-Login seinen Warenkorb abschließt. Selbstverständlich bringt dieses Vorgehen sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich.

Mögliche Vorteile:

Der Business-Login sieht sofort sein Angebot oder seine Bestellung.
Die Artikel auf der Bestellung sind sofort reserviert.
Die Verfügbarkeit der Artikel ist sofort angepasst.
Die Arbeitszeit interner Benutzer wird eingespart.

Mögliche Nachteile:

Falscheingaben werden direkt im ERP-System gespeichert.
Niemand kann die Anlage der Belege priorisieren.
Kleinere Kunden können größeren Kunden die Artikel „wegschnappen“, wenn deren Bestellung schneller im ERP-System angelegt wird.

Möchten Sie, dass beim Klick auf „Preisanfrage“ oder „Bestellanfrage“ sofort ein Beleg im ERP-System angelegt wird, nehmen Sie bitte folgende Einstellungen vor.

Aktivieren Sie unter „Automatische Beleganlage im ERP“ die Funktion „Bestellanfrage“ („Preisanfrage“) und wählen Sie im Bereich „Belegtyp für automatische Beleganlage“ im Feld „Standardbeleg für Bestellungen“ („Standardbeleg für Angebote“) den Beleg, der im ERP-System angelegt wird.

Wählen Sie als Standardbeleg für Bestellungen bitte einen Beleg mit Wirkung im Bestellbereich aus. Achten Sie darauf, dass alle anderen Wirkungen zum Beispiel Bestände und Lagerplätze voraussetzen.

Sie haben als Standardbeleg für Bestellungen „Sofortauftrag“ eingerichtet. Ein Kunde legt einen Artikel in den Warenkorb, der nicht genug Bestand hat. Bei der Übergabe erhält er eine Fehlermeldung, da der Artikel nicht im Rahmen des Belegs vom Lager abgebucht werden kann.

Sie haben als Standardbeleg für Bestellungen „Sofortauftrag“ eingerichtet. Ein Kunde legt einen Artikel in den Warenkorb, der genug Bestand hat. Bei der Übergabe erhält er jedoch eine Fehlermeldung, da der Artikel nicht genug Bestand auf dem im Artikelstamm hinterlegten Hauptlagerplatz hat.

Wenn Sie mit Belegen mit einer Lieferwirkung arbeiten möchten, müssen Sie sicherstellen, dass die Artikel immer ausreichend Bestand auf dem in den Stammdaten hinterlegten Lagerplatz haben. Alternativ können Sie das auch für alle Artikel ohne Lagerführung nutzen.

Bitte beachten Sie, dass bei der direkten Anlage eines Belegs aus dem Business-Login-Warenkorb keine Validierung der Inhalte stattfindet. Es kann also sein, dass Angaben aufgrund fehlender Stammdaten in den angelegten Belegen fehlen, z. B. Zahlungs- und Versandangaben oder Adressbestandteile.

Sie müssen die Funktionen im Bereich „Automatische Beleganlage im ERP“ nicht nur für das ganze B2B-Portal einrichten. Wenn Sie die Funktion in diesem Bereich inaktiv lassen, können Sie sie in der gewünschten Business-Login-Gruppe aktivieren.