DMS-Beleg-Aktion
Einleitung
Mit Hilfe dieser Aktion können alle Verkaufsbelege aus dem ERP-System mit einem Dokumenten Management System (DMS) „verknüpft“ werden. Was bedeutet das konkret?
- Mann kann zu einer Liste von ERP-BelIDs eine Liste mit Dokumenten der einzelnen Versionen übergeben.
- Wird eine der Versionen aufgerufen, kann die Aktion einen eindeutigen Identifier zurückgeben, damit die korrekte PDF-Datei angezeigt wird.
- Wird ein Beleg gespeichert, kann mit Hilfe der Aktion die vom Sage AppServer erstellte PDF an das DMS zur Versionierung übergeben werden.
Ein Angebot ist bereits mit mehreren Versionen in einem DMS gespeichert.
Immer, wenn die Belegübersicht zum Angebot aufgerufen wird, wird die DMS-Beleg-Aktion ausgelöst. Diese empfängt alle BelIDs, die im Verkaufsvorgang enthalten sind – in diesem Fall nur das Angebot – und gibt dazu alle im DMS vorliegenden Dokumente mit den benötigten Angaben an Salesware zurück.
Der Anwender sieht nun beim Angebotsbeleg ein Verlaufssymbol. Mit einem Klick darauf werden alle Versionen des Angebots angezeigt.
Nun klickt der Anwender auf die vorletzte Version des Angebots. Die DMS-Beleg-Aktion übergibt den eindeutigen Identifier aus dem DMS, ruft genau diese Dokumentenversion auf und stellt sie in der Druckvorschau in Salesware dar.
Der Anwender möchte das Angebot in einer neuen Version speichern. Er nimmt die Änderungen am Angebot vor und übergibt es an das ERP-System. Die DMS-Beleg-Aktion wird ausgelöst und legt nach dem Speichern im ERP-System das Angebot als neue Version im DMS ab.
Wählen Sie bitte den Aktionstyp „DMS-Beleg-Aktion“ aus.
Auslöser
Es kann nur eine Aktion vom Typ „DMS-Beleg-Aktion“ aktiv sein. Diese ist anwendungsweit für alle Benutzertypen und -gruppen gültig.
Die Aktion wird aus 3 verschiedenen Kontexten heraus angesteuert und bekommt entsprechend andere Eingabe- und Ausgabe-Parameter
Neue Version erstellen
Eingabeparameter
| Key | Datentyp | Value |
|---|---|---|
| Context | string | „createVersion“ |
| DocumentId | int | die BelID des Verkaufsbelegs |
| Content | string | der Inhalt des Dokuments als Base64String |
| FileExtension | string | die Dateiendung (aktuell immer PDF) |
Ausgabeparameter
| Key | Datentyp | Value |
|---|---|---|
| DmsIdentifier | string | der vom DMS ausgegebene Identifier des eben erstellten Verkaufsbelegs |
| Status | string | „success“ |
Bestehende Versionen abrufen
Eingabeparameter
| Key | Datentyp | Value |
|---|---|---|
| Context | string | „getVersions“ |
| DocumentIds | int[] | ein Array von BelIDs |
Ausgabeparameter
| Key | Datentyp | Value |
|---|---|---|
| DmsVersions | Dictionary<string,object>[] | Im DMS vorhandene Versionen |
| Status | string | „success“ |
Der Dictionary benötigt folgende Angaben:
| Key | Datentyp | Value |
|---|---|---|
| DocumentId | int | die BelID |
| DmsLabel | string | eine optionale Bezeichnung der Version |
| DmsIdentifier | string | der vom DMS ausgegebene Identifier des abzurufenden Dokuments |
| DmsCreationTime | DateTime | der Zeitpunkt der Version |
Spezifische Version abrufen
Eine spezifische Version wird entweder für eine DocumentId oder einen DmsIdentifier angefragt.
Wird in Salesware eine spezifische Version ausgewählt, so ist das Feld DmsIdentifier gesetzt, ansonsten wird ausschließlich die DocumentId übergeben.
Hier bietet es sich an, das aktuellste im DMS vorhandene Dokument auszuliefern.
Eingabeparameter
| Key | Datentyp | Value |
|---|---|---|
| Context | string | „getVersion“ |
| DocumentId | int | die BelID des Verkaufsbelegs (hier die aktuellste Version aus dem DMS ausliefern) |
| DmsIdentifier | string | der vom DMS ausgegebene Identifier des abzurufenden Dokuments |
Ausgabeparameter
| Key | Datentyp | Value |
|---|---|---|
| FileName | string | der Dateiname des Dokuments |
| Content | string | der Inhalt des Dokuments als Base64String |
| Status | string | „success“ |
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