Benutzergruppen verwalten
In einer Benutzergruppe werden alle Berechtigungen auf Entitäten, Felder und Funktionen vergeben. Beim Anmelden an Salesware werden die Berechtigungen des Benutzers über die Benutzergruppen, denen er zugeordnet ist, ermittelt. Daher muss ein Benutzer immer mindestens einer Benutzergruppe zugeordnet werden. Andernfalls kann er sich an Salesware nicht anmelden.
Nach einem Klick auf „Benutzergruppen“ können Sie eine Liste der Benutzergruppen sehen. Wählen Sie eine Benutzergruppe aus, so werden Ihnen die Einstellungen und Berechtigungen zu der Benutzergruppe rechts daneben angezeigt.
Zugeordnete Benutzer
In den Grundlagen einer Benutzergruppe können Sie alphabetisch (nach Vorname des Benutzers) sortiert sehen, welche Benutzer zugeordnet sind.
In der letzten Zeile der Übersicht können Sie einen neuen Benutzer hinzufügen. Sie können nur Benutzer auswählen, die noch nicht dieser Benutzergruppe zugeordnet sind.
Sie können einen Benutzer mehreren Benutzergruppen zuordnen.
Um einen Benutzer aus einer Benutzergruppe zu entfernen, entfernen Sie den Benutzer über das Kontextmenü in der Übersicht. Bitte beachten Sie, dass der Benutzer mindestens einer aktiven Benutzergruppe zugeordnet sein muss, damit er sich an Salesware anmelden kann.
Wenn für die betreffende Benutzergruppe eine Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert ist, erhalten Sie ggf. einen Hinweis, welche Auswirkungen das Entfernen oder Deaktivieren eines Benutzers aus der Benutzergruppe hat.
Begrenzung der sichtbaren Ergebnismenge
Sie können für die Benutzergruppe definieren, wie viele Suchergebnisse bei der Suche im entsprechenden Bereich angezeigt werden sollen. Das führt auch noch einmal zu einer Optimierung der Anzeigegeschwindigkeit der Suchergebnisse, da immer nur die relevantesten Suchergebnisse angezeigt werden.
Ein Benutzer, der Mitglied dieser Benutzergruppe ist, sieht, dass ihm nur eine Teilmenge von mehreren Treffern angezeigt wird. Dann kann er durch Anpassung bzw. Erweiterung der Suchbegriffe die Treffermenge weiter eingrenzen.
Persistente Arbeitsbereiche
Als Administrator können Sie definieren, welche Arbeitsbereiche den Benutzern einer Benutzergruppe permanent angezeigt werden. Sobald diese Benutzer Salesware aufrufen, werden die Arbeitsbereiche in der Reihenfolge angezeigt, die in den Grundlagen eingerichtet ist. Diese Arbeitsbereiche kann der Benutzer nicht schließen.
Neben den Ihnen bekannten Entitäten können Sie auch auf alle zusätzlichen Informationen zugreifen, die Sie im Bereich Inhalte > Zusätzliche Informationen (s. Zusätzliche Informationen verwalten) im Register „Individuelle Links“ definiert und für die gewünschte Business-Login-Gruppe freigegeben haben.
Mit dieser Einstellung können Sie die Benutzer bei der täglichen Arbeit unterstützen, da sie nicht aus Versehen Arbeitsbereiche schließen können und diese zum Arbeiten und Recherchieren nutzen können.
Sicherheit
Wenn Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert haben, wird das Register „Sicherheit“ angezeigt. Sollten Sie bereits systemweit einen oder mehrere Faktoren aktiviert haben, so sind diese auch für alle Benutzer- oder Business-Login-Gruppen gültig. Daher werden Ihnen diese Faktoren aktiv angezeigt. Sie können sie allerdings nicht deaktivieren.
Sind hingegen systemweit nicht alle oder gar kein Faktor aktiviert, so können Sie pro Benutzer- oder Business-Login-Gruppe festlegen, ob deren Mitglieder einen zweiten Faktor zur Anmeldung an Salesware benötigen.
Sobald Sie einen Faktor gewählt haben, ist es egal ob dieser Faktor im Benutzerprofil der Mitglieder inaktiv ist, denn diese Einstellung übersteuert die Einstellung beim Benutzer.
Benutzergruppe hinzufügen
Möchten Sie eine Benutzergruppe hinzufügen, können Sie das machen, indem Sie in der Liste der Benutzergruppen in der letzten Zeile auf „+ Hinzufügen“ klicken. Bevor die Benutzergruppe angelegt wird, müssen Sie die Benutzergruppe benennen und dieser eine Berechtigungsstruktur zuordnen. Diese Berechtigungsstruktur gibt vor, welche Berechtigungen Mitglieder der Benutzergruppe maximal erhalten können. Es stehen zwei Berechtigungsstrukturen zur Auswahl.
Berechtigungsstruktur „Administrator“
Mitglieder einer Benutzergruppe mit der Berechtigungsstruktur „Administrator“ können alle Einstellungen im Administrationsbereich vornehmen. Daten aus dem ERP-System können diese Benutzer allerdings nur lesen bzw. einsehen.
Benutzer, die lediglich Benutzergruppen mit dieser Berechtigungsstruktur zugeordnet sind, sind Administratoren im lizenzrechtlichen Sinne. Daher kann zeitgleich lediglich ein als Administrator ausgewiesener Benutzer in Salesware angemeldet sein. Sobald sich ein zweiter Administrator in Salesware anmeldet, wird ihm die Anmeldung mit einem entsprechenden Hinweis verwehrt.
Allerdings kann dieser Administrator den bereits an Salesware angemeldeten Administrator abmelden. Er wird dann in Salesware angemeldet und der bereits angemeldete Administrator wird mit einem entsprechenden Hinweis von Salesware abgemeldet.
Berechtigungsstruktur „CRM“
Mitglieder einer Benutzergruppe mit der Berechtigungsstruktur „CRM“ können alle Daten aus dem ERP-System mit Ausnahme der Artikel lesen, bearbeiten und neu anlegen. Artikeldaten können nur gelesen werden. Die Benutzer können allerdings keine Einstellungen im Administrationsbereich vornehmen.
Mit dieser Einstellung können Sie die Benutzer bei der täglichen Arbeit unterstützen, da sie nicht aus Versehen Arbeitsbereiche schließen können und diese zum Arbeiten und Recherchieren nutzen können.
Die Berechtigungsstruktur lässt sich im Nachhinein nicht ändern.
Wenn ein Benutzer alle Rechte in Salesware haben soll, müssen Sie ihm zwei Benutzergruppen zuweisen. Eine Benutzergruppe muss der Berechtigungsstruktur „Administrator“ und die andere der Berechtigungsstruktur „CRM“ zugeordnet sein.
Benutzergruppe löschen oder deaktivieren
Benutzer können sich in Salesware nur anmelden, wenn sie mindestens einer Benutzergruppe zugeordnet sind und diese Benutzergruppe aktiv ist.
Achten Sie daher bitte darauf, dass alle zugeordneten Benutzer mindestens einer anderen Benutzergruppe zugeordnet sind, wenn Sie eine Benutzergruppe deaktivieren wollen. Andernfalls können sich die Benutzer nicht mehr an Salesware anmelden.
Über das Kontextmenü können Sie eine Benutzergruppe unwiderruflich löschen. Somit werden auch alle in der Benutzergruppe gesetzten Berechtigungen gelöscht. Bitte beachten Sie auch, dass der Benutzergruppe zugeordnete Benutzer sich nicht mehr in Salesware anmelden können, wenn Sie die Benutzergruppe löschen.
Wenn für die betreffende Benutzergruppe eine Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert ist, erhalten Sie ggf. einen Hinweis, welche Auswirkungen das Löschen oder Deaktivieren der Benutzergruppe hat.
Damit zumindest immer mindestens ein Benutzer sich als Administrator in Salesware anmelden kann, wird das Löschen oder Deaktivieren der letzten Benutzergruppe mit der Berechtigungsstruktur „Administrator“ verhindert.
Benutzergruppe kopieren
Möchten Sie eine von dir eingerichtete Benutzergruppe mit kleinen Änderungen für andere Benutzer nutzen, so können Sie die Benutzergruppe einfach kopieren. Klicken Sie dazu die gewünschte Benutzergruppe mit der rechten Maustaste an und wählen Sie den Eintrag „Benutzergruppe kopieren“ aus.
Die Benutzergruppe wird mit allen Feldern und Berechtigungen kopiert und unten an den Benutzergruppen eingefügt. Sie erkennen die neue Benutzergruppe an der gleichen Bezeichnung, die lediglich um den Zusatz „- Kopie“ erweitert ist.
Bitte beachten Sie, dass die Kopie bereits aktiviert sein kann und dass auch die Mitglieder aus der kopierten Benutzergruppe übernommen worden sind.
Berechtigung auf neue Entitäten automatisch vergeben
Werden neue Entitäten oder Funktionen (durch Updates) hinzugefügt, so können Sie festlegen, ob diese automatisch Berechtigungen erhalten oder nicht. Dazu stehen Ihnen an verschiedenen Stellen Möglichkeiten zur Verfügung, die automatische Vergabe von Berechtigungen ein- oder auszuschalten.
Wenn Sie möchten, dass die Benutzer der Benutzergruppe automatisch alle Berechtigungen auf neue, durch Updates hinzugefügte Entitäten erhalten, aktivieren Sie „Neue Entität automatisch erlauben“.
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