Eine Aktivität ist …

Aktivitäten sind das zentrale Element von Salesware. Sie sind der Einstiegspunkt beim Anmelden und sind immer und jederzeit als oberster Arbeitsbereich links in Salesware zu erreichen. Mit ihnen kann man …

• … sich und andere organisieren,
• … Abläufe strukturieren,
• … den Überblick behalten,
• … mit anderen fallbezogen zusammenarbeiten,
• … miteinander kommunizieren,
• … Transparenz und Nachvollziehbarkeit schaffen.

Aktivitäten sind zum Beispiel Notizen, Telefonnotizen, Aufgaben oder auch Besuchsberichte. Sie können für sich alleine stehen oder aber auch in komplexere Strukturen eingebunden sein. Man kann also zum Beispiel einen Reklamationsprozess abbilden oder aber auch eine Verkaufschance (Opportunity) mit ihren einzelnen Schritten dokumentieren.

In Aktivitäten können alle Informationen, Dateien und auch ERP-Daten zusammengefasst werden, um darauf fallbezogen und schnell zugreifen zu können.

Am besten erklärt sich das an einzelnen Beispielen.

Eine Aktivität anlegen

Die wohl geläufigste Möglichkeit, seinen Arbeitsalltag zu organisieren, ist eine Aufgabe. Daher soll das Anlegen einer neuen Aktivität am Beispiel der Aufgabe gezeigt werden.

Diese kann man komfortabel entweder über das Plus-Symbol neben der globalen Suche anlegen.

Eine andere Möglichkeit steht im Home-Bereich der Aktivitäten zur Verfügung.

Abschließend steht auch die Schaltfläche zum Anlegen einer neuen Aufgabe zur Verfügung, sobald eine passende Filterkategorie links ausgewählt ist.

Schnell eine Notiz erstellen

Man kennt es: Mitten in einer Tätigkeit fällt einem etwas ein, das man sich merken möchte. Man schreibt es auf einen Zettel oder tippt es ins Smartphone. Oder man macht sich eine Notiz in einer App oder auf dem Desktop. Oder, oder, oder …

Mit Salesware ist es simpel. Unten rechts ist immer die Schaltfläche zur Erfassung einer Schnellnotiz eingeblendet. Egal wo man gerade arbeitet, öffnet sich nach einem Klick ein kleines Fenster zur Eingabe der Schnellnotiz. Man kann hier seine Gedanken, Ideen und andere Notizen einfach hinterlegen.

Sollte das Fenster einmal im Weg sein, kann man es mit der Maustaste über dem Symbol mit den sechs Punkte an jede beliebige Stelle im Arbeitsbereich verschieben. Man kann es auch schließen und beim erneuten Aufruf sieht man die vorher eingetragene Notiz.

Möchte man die Notiz nun später fertigstellen, muss man diese Notiz abschicken. Im Hintergrund wird eine private Notiz angelegt, deren Bezeichnung mit „Schnellnotiz“ beginnt. Man findet sie in der Navigation unter „Nach Typ / Aktivitäten / Notiz“.

Die Salesware App nutzen

Salesware gibt es auch als App für iOS und Android. Nach dem Installieren kann man sich mit den gewohnten Zugangsdaten anmelden. Nach dem Start der App sieht man folgende Inhalte (exemplarisch für iOS):

Nun kann man die Salesware App aufrufen und direkt eine Notiz erfassen und an Salesware senden. Diese Notiz wird dann in Salesware ebenso wie eine Schnellnotiz angezeigt. Zudem kann man auch Inhalte der Kamera, Videos, Sprachnachrichten, Inhalte aus der Mediathek sowie Dokumente an Salesware senden.

Selbstverständlich kann man auch direkt die Datei, die man an Salesware senden möchte über die Teilen-Funktion an Salesware senden.

Sendet man sich nur eine Datei an Salesware, so wird diese dann in einer Sammlung angelegt. Diese findet man unter „Nach Typ / Sammlungen“.

Eine Aktivität bearbeiten

Nachdem man eine neue Aktivität angelegt hat, kann man diese mit weiteren Angaben anreichern. Dabei gibt es Angaben, die man in jeder Aktivität vornehmen kann.

Die bislang beschriebenen Bereich gibt es in jeder Aktivität. Die nachfolgenden Angaben können – abhängig von der ausgewählten Aktivität – möglich oder notwendig sein. Es kann aber auch sein, dass die Aktivität diese Angaben gar nicht vorsieht.

Aktivitäten, Dateien und ERP-Daten sammeln

Wird eine Aktivität angelegt, so wird diese meistens einer sogenannten Sammlung hinzugefügt. Wieso „meistens“? Es gibt auch Aktivitäten, die einen komplexen Aufbau mit einzelnen „Kapiteln“ oder „Meilensteinen“ haben (s. ???).

Eine Sammlung kann man sich wie einen Schnellhefter oder eine Sammelmappe vorstellen. In diese Sammlung kann man alles „legen“, das man zur Bearbeitung eines Vorgangs oder Falles an einem Ort benötigt. Aus diesem Grund kann eine Sammlung auch eine eigene Bezeichnung haben. Diese sollte auch wieder so geschrieben sein, dass man schon anhand der Bezeichnung weiß, welchen Vorgang die Sammlung dokumentiert.

Die Inhalte der Sammlung findet man dann links unterhalb der „Aktivitäten und Anhänge„. Legt man eine neue Aktivität an, so enthält die Sammlung diese eine Aktivität.

Man kann zu jeder Sammlung beliebe Inhalte hinzufügen. Zu diesen Inhalten gehören weitere Aktivitäten, die man innerhalb der Sammlung neu anlegen kann. Somit kann man sich zum Beispiel Aufgaben, Notizen oder Besuchsbericht anlegen, die dann Teil der Sammlung sind.

Des weiteren kann man Dateien hinzufügen. Diese werden auf die Salesware Cloud hochgeladen und mit der Sammlung verknüpft. Handelt es sich um Bilddateien oder PDFs, kann man sich diese direkt in der Sammlung ansehen. Andere Formate kann man herunterladen und lokal aufrufen.

Schlussendlich kann man jede Sammlung mit beliebigen Daten aus dem ERP-System sowie aus Salesware verknüpfen. So kann man zum Beispiel Angebote oder Bestellungen aber auch Kontakte der Sammlung hinzufügen. Ist ein ERP-Datensatz mit einer Sammlung verknüpft, kann man das auch beim entsprechenden ERP-Datensatz sehen.

Aber auch exklusiv in Salesware genutzte Daten kann man mit einer Sammlung verknüpfen. Dazu gehört zum Beispiel der Warenkorb.

Wenn die Mailintegration in Salesware genutzt wird, kann man auch Mails mit einer Sammlung verknüpfen.

Ein Element verschieben

Die verschiedenen Möglichkeiten, die Salesware bietet, um Schnellnotizen zu erstellen, Notizen vom Smartphone hochzuladen oder auch Dateien anzuhängen, werden noch erweitert. Denn man kann unkompliziert alle Elemente, die Bestandteil einer Sammlung oder einer strukturierten Aktivität sind, in andere Sammlungen oder Strukturen verschieben.

Dazu muss man im Dreipunktmenü des Elements, das man verschieben möchte, den Eintrag „… verschieben“ anklicken. Es öffnet sich ein Dialog, in dem die letzten bearbeiteten Aktivitäten angezeigt werden. Dort kann man auch gezielt nach der Aktivität suchen, in die das Element verschoben werden soll.

Funktionen in Aktivitäten

Einige Aktivitäten kann man nutzen, um sich selber zu organisieren oder auch Kolleginnen und Kollegen in die Bearbeitung einzubinden. Ein klassisches Beispiel dafür ist die Aufgabe. Diese benötigt wichtige Informationen, um bearbeitet werden zu können. Salesware bietet hier Felder, die direkt eine Funktion haben.

Status

Anhand des Status kann man den Stand der Aktivität nachvollziehen. Eine Aktivität kann beliebige Status haben. Somit kann der Administrator in Salesware auch individuelle Abläufe in Aktivitäten abbilden. Die Status selbst stehen für verschiedene Phasen einer Aktivität und werden mit einem Symbol kenntlich gemacht. Die Phasen, die in Salesware ausgewiesen werden sind:

Enthält eine Sammlung mehrere Aktivitäten mit einem Status, so wird der Status der einzelnen Aktivitäten in der Sammlung kumuliert. So kann man jederzeit sehen, wie weit die Bearbeitung der Sammlung fortgeschritten ist bzw. ob es innerhalb der Sammlung noch etwas zu tun gibt.

Zuweisung/Verantwortlichkeit

Was wäre eine Aufgabe ohne die Möglichkeit, diese Kolleginnen oder Kollegen zuzuweisen. Erscheint bei Bearbeiten der Details in einem Feld eine Liste der Kolleginnen und Kollegen, so kann man direkt die gewünschte Person auswählen. Selbstverständlich kann man auch Gruppen auswählen. Diese vom Administrator verwalteten Kollaborationsgruppen enthalten mehrere Kolleginnen und Kollegen.

Wählt man nun eine Person oder eine Gruppe aus, werden die entsprechenden Personen darüber informiert, indem sie die Aktivität als „ungelesen“ sehen. Sie können nun auch als Teilnehmer der Aktivität die ganze Sammlung sehen und bearbeiten.

Teilnehmer hinzufügen

Eine erfolgreiche Zusammenarbeit hängt auch davon ab, ob die beteiligten Personen auf dem gleichen Wissenstand sind und wissen, wann sie etwas beitragen können. In den Aktivitäten gibt es hierzu die Möglichkeit, Teilnehmer hinzuzufügen. Das kann man auf zwei Wegen machen.

Sichtbarkeit einer Aktivität

Die Möglichkeit, ERP-Daten mit Aktivitäten und somit Vorgängen zu verknüpfen, ermöglicht es, vollkommene Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten – sowohl während der Bearbeitung des Vorgangs als auch in der historischen Nachbetrachtung.

Aus diesem Grund können alle Kolleginnen und Kollegen alle Aktivitäten in Salesware sehen. Denn nur so kann man zum Beispiel beim Recherchieren, bei Beschwerden oder neuen Aufgaben sehen, welche Historie oder welche Vorgänge ein Kunde, eine Bestellung oder auch ein Artikel hatte.

Sehen können also alle Personen alle Aktivitäten. Bearbeiten können sie diese nur, wenn sie auch Teilnehmer einer Aktivität sind.

Möchte man jedoch, dass man nur selbst eine Sammlung oder eine komplexe Struktur sehen kann, so kann man diese auf „privat“ stellen. Dazu klickt man einfach rechts neben den Teilnehmern auf das Schloss-Symbol. Ist diese blau hinterlegt, so ist die Sammlung privat.

Kommentieren, Diskutieren und Erwähnen

Bearbeitet man eine Aktivität, so entsteht oftmals die Notwendigkeit, sich mit Kolleginnen und Kollegen auszutauschen, um benötigte Informationen zu erhalten oder man möchte Erkenntnisse zur besseren Nachvollziehbarkeit dokumentieren.

Schreibt man eine Nachricht in den Bereich „Anmerkungen und Diskussionen“, so wird diese innerhalb der Aktivität archiviert. Jede Person kann sehen, wann wer diese Anmerkung hinterlassen hat.

Möchte man nun aber mit einer Kollegin oder einem Kollegen innerhalb einer Aufgabe kommunizieren, so kann man dies ebenfalls im genannten Bereich machen. Dazu kann man in das oberste Feld die gewünschte Nachricht schreiben und diese absenden.

Wenn man eine Nachricht hinterlässt, werden alle Teilnehmer informiert, dass eine Aktivität, in der sie Teilnehmer sind, ungelesen ist. Erwähnt man eine Person in einer Nachricht direkt, so wird diese Nachricht für die erwähnte Person separat gekennzeichnet. So kann die Person direkt auf die Nachricht antworten. Um eine Kollegin oder einen Kollegen zu erwähnen, kann man entweder in der Nachricht ein „@“ eingeben und den Namen der Person schreiben oder direkt auswählen. Alternativ kann man auch ein „/“ eingeben und dann den Eintrag „@ Erwähnen“ auswählen.

Nach dem Senden findet die erwähnte Person alle Aktivitäten, in denen sie erwähnt worden ist, im Filter „Alle Aktivitäten / Ich wurde erwähnt“.

Daten und Personen erwähnen

Nicht immer möchte man ERP-Daten – wie unter „Aktivitäten, Dateien und ERP-Daten sammeln“ beschrieben – fest mit einer Aktivität oder einer Sammlung verknüpfen. Vielmehr macht es immer mal wieder Sinn, auf Daten oder Personen hinzuweisen.

Dazu kann man in der Beschreibung einer Aktivität sowie in einer Nachricht im Bereich „Anmerkungen und Diskussionen“ sogenannte „Slash-Commands“ nutzen. Mit Hilfe dieses Kurzbefehls kann man während der Eingabe direkt nach einem gewünschten Datensatz oder einer gewünschten Person suchen. Hat man diese gefunden und klickt sie an, so wird der ausgewählte Datensatz oder die ausgewählte Person in der Nachricht/Beschreibung erwähnt und auch „lose“ verlinkt.

Was bedeutet das? Der Datensatz oder die Person wird mit einem Link versehen. Klickt man diesen Link an, so sieht man in einer kleinen Box weitere Informationen zum Datensatz und kann von dort aus weitere Aktionen ausführen. Allerdings sind die angezeigten Daten nicht fest mit der Aktivität verknüpft und so kann man aus dem Datensatz heraus nicht in die Aktivität wechseln.

Aktivitäten im Blick behalten

Nicht immer ist es möglich, Vorgänge „in einem Schwung“ abzuarbeiten. Oftmals wird ein Vorgang etappenweise über einen gewissen Zeitraum bearbeitet, insbesondere wenn eine Kommunikation mit Kolleginnen und Kollegen im Rahmen des Vorgangs wichtig ist.

Um einen schnellen Zugriff auf Aktivitäten zu haben, die man aktuell bearbeitet, empfiehlt es sich, diese „anzupinnen“. Dazu klickt man links oberhalb der Bezeichnung der Aktivität an das Symbol mit der Stecknadel. Diese wird blau hinterlegt und die Aktivität wird rechts unterhalb der Warenkörbe eingeblendet.

Nun kann man immer – egal in welchem Bereich man arbeitet – mit einem Klick in der rechten Leiste die gewünschte Aktivität in den Vordergrund holen und bearbeiten.

Eine Aktivität aufrufen

Aktivitäten als zentrales Bestandteil von Salesware sind schnell erreichbar und leicht zu finden, damit man die darin enthalten Informationen verarbeiten und ggf. bearbeiten kann.

Aus diesem Grund gibt es permanent einen Arbeitsbereich „Aktivitäten“ oben links in der Leiste. Mit einem Klick darauf werden die Aktivitäten eingeblendet. Alternativ kann man die Aktivitäten auch über das Box-Symbol ganz oben rechts aufrufen oder einen neuen Arbeitsbereich links in der Leiste aufrufen.

Im Arbeitsbereich selbst kann man in der globalen Suche alle Suchbegriffe eingeben, die man zum Auffinden der richtigen Aktivität benötigt. Die Suche ist – wie gewohnt – fehlertolerant und durchsucht diverse Bereich der Aktivitäten.

Am meisten Nutzen hat man wohl im neu geschaffenen Filterbereich links innerhalb des Arbeitsbereichs. Dort kann man anhand fest definierter Filter die Aktivitäten nach Status, nach Fälligkeit, nach Typ oder auch nach Zugehörigkeit oder dem Lesestatus filtern.

Und das Beste ist, dass man jeden Filter auch anpassen und diesen angepassten Filter wiederum mit einem Klick auf „+ Als Favorit speichern“ als eigenen Favorit abspeichern kann! So kann man sich ganz individuelle Favoriten setzen, auf die man schnell zugreifen kann.

Wählt man eine Aktivität aus, so wird diese zuerst in der gewohnten Schnellansicht ganz rechts angezeigt. So kann man sich ganz schnell einen Überblick über den Inhalt, Anmerkungen, Checklisten und weitere Verknüpfungen verschaffen. Möchte man mehr Details sehen oder die Aktivität bearbeiten, so muss man die Schnellansicht mit einem Klick auf den Pfeil aufklappen. Ist man fertig mit der Bearbeitung, kann man wieder die Schnellansicht ansehen, indem man die Bearbeitung mit einem Klick auf den Pfeil schließt.

Das Kundendashboard

Bei Kunden, die festgelegten Kundengruppen angehören, werden beim Aufruf der Detailseite wichtige Informationen zum Kunden angezeigt. Diese Informationen ermöglichen einen schnellen Überblick über den Kunden im Hinblick auf verschiedene Bereiche.

Welche Aktivitäten wurden zuletzt mit dem Kunden verknüpft?

Unterhalb der Hinweise kann man die letzten, mit dem Kunden verknüpften Aktivitäten sehen. Selbstverständlich kann ich diese mit einem Klick in das Dreipunktmenü direkt aufrufen und mir zum Beispiel in der Schnellansicht ansehen.

Eine Besonderheit stellt die im rechten Bereich angezeigte Aktivität dar. Es handelt sich um einen bestimmten Aktivitätstyp, den der Administrator definiert hat. Es wird immer die letzte Aktivität dieses Typs, angezeigt.

Analysen neu gedacht

Wenn man sich einen Überblick zum aktuellen Stand oder zu historischen Entwicklungen verschaffen möchte, ist es hilfreich, wenn man man direkt auf Umsatzdaten des Kunden zugreifen kann. Oftmals ist das nicht möglich und man muss Umsatzlisten von Kolleginnen und Kollegen erfragen, die mit dem ERP-System arbeiten.

Mit Salesware kann man direkt und ohne Verzögerung die Umsatz- und Absatzdaten seiner Kunden analysieren. Hierzu kann man entweder einen neuen Arbeitsbereich „Analysen“ aufrufen oder beim Kunden direkt aus dessen Dreipunktmenü heraus die „Analyse starten“.

Es öffnet sich ein neuer Arbeitsbereich und man sieht die Umsatzzahlen der letzten 12 abgeschlossenen Monate. Diese werden sowohl grafisch in einem Diagramm als auch tabellarisch darunter angezeigt.

Und nicht nur das. Zudem wird immer der Zeitraum vor dem ausgewählten Zeitraum zum Vergleich herangezogen. So kann man auch sehen, wie sich die Umsätze des Kunden im Vergleich zu vorher entwickelt haben.

Man kann zwischen den verschiedenen Ansichten wechseln und sich die Umsätze so aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten.

Auffälligkeiten bei Artikeln

Selbstverständlich gibt es verschiedene Möglichkeiten, den Verkauf einzelner Artikel zu bewerten. Häufig wird dafür ein Zeitraum mit einem anderen verglichen und dort dann zuerst nach ausbleibenden Verkäufen geschaut. Ab und an wird noch die prozentuale Veränderung hinsichtlich des Verkaufs geschaut. Das alles sind erprobte Mittel, doch Salesware geht weiter.

Hat man einen Zeitraum ausgewählt, so wird automatisch der gleiche Zeitraum davon als Vergleich herangezogen. Auf Basis der in diesen Zeiträumen verkauften Artikel werden Auffälligkeiten ermittelt. Hier werden die sogenannten „Fokusartikel“ ermittelt. Das sind die Top 20 % der Artikel, die im ausgewählten Zeitraum und/oder im Vergleichszeitraum am stärksten zum Umsatz und Absatz beigetragen haben. Den Anteil kann der Administrator in Salesware ändern.

Und nur diese Fokusartikel werden dann nochmals auf ihre Entwicklung zwischen den Zeiträumen hin untersucht. Denn entwickelt sich ein Artikel „im Schnitt“, ist es gut und muss nicht weiter beachtet werden. Entwickelt sich ein Artikel hingegen überdurchschnittlich gut, so ist das einen genaueren Blick wert. Das ist auch der Fall, wenn sich ein Artikel schlecht entwickelt hat. Hier ist der Umsatz oder Absatz vergleichsweise stark eingebrochen und dem sollte man auf die Spur gehen. Liegt es am Artikel, an der Lieferfähigkeit bzw. Verfügbarkeit? Hat der Kunde anstelle dieses Artikels einen anderen Artikel gekauft?

Artikel, die sich überdurchschnittlich gut entwickelt haben, werden mit einem grünen Pfeil in der Spalte „Fokus“ gekennzeichnet. Artikel, die sich leider sehr schlecht entwickelt haben, werden mit einem roten Pfeil in der Spalte „Fokus“ gekennzeichnet. Wählt man einen dieser Artikel aus, so wird in der Schnellansicht des Artikels im Bereich „Artikel-Analyse“ nochmals erklärt, wieso der Artikel ein Fokusartikel ist.

Mit einem Filter auf „Fokus = Ja“ kann man sich nur die Fokusartikel ansehen.

Artikel mit Potential

Die Analyse der Umsätze eines Kunden gibt schon einmal sehr viel Aufschluss über potentielle, neue Umsätze und Verkaufschancen. Salesware erweitert diese Sichtweise um die Kunden der gleichen Kundengruppe. Es wird also geprüft, ob Artikel, die der Kunde im Zeitraum oder davor gekauft hat, von anderen, ähnlichen Kunden (gleiche Kundengruppe) besser gekauft worden sind.

Haben alle anderen Kunden der gleichen Kundengruppe im Vergleich zum vorherigen Zeitraum einen Artikel überdurchschnittlich gut gekauft, wohingegen das beim aktuell ausgewählten Kunden nicht der Fall war, so wird der Artikel als „Potential“ gekennzeichnet.

Analysen anpassen

Teilweise kann es hilfreich sein, Umsätze und Absätze aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten. Das ist selbstverständlich mit Hilfe der verschiedenen Ansichten möglich. Möchte man jedoch Umsätze in verschiedenen Teilbereichen betrachten, kann es hilfreich sein, die Analysen auf diesen Teilbereich einzuschränken.

Das kann man mit Hilfe der Filter machen. Denn egal in welcher Analyse man sich gerade befindet, man kann immer auf alle Felder in den Analysen zugreifen. So kann man zum Beispiel Artikel analysieren, die nur von Kunden einer Kundengruppe gekauft worden sind. Oder man kann die Artikel einer Artikelgruppe analysieren.

Neben den Filtern, die unabhängig von der Ansicht zur Verfügung stehen, gibt es auch Filter, die in Abhängigkeit der gewählten Ansicht genutzt werden können. Das betrifft die Felder, die auf Basis der Auswahl berechnet werden. In erster Linie sind das die Mengen-, Umsatz- und Roherlösangaben mitsamt deren Veränderung. Speziell in der Ansicht „Nach Artikel“ werden auch die Werte in den Spalten „Fokus“ und „Tags“ immer neu auf Basis der aktuellen Auswahl ermittelt. Daher stehen diese nur hier zur Verfügung.

Verknüpfte Daten auf vielen Ebenen

Salesware bietet den Vorteil, dass man in mehreren Arbeitsbereichen parallel arbeiten kann. So kann man zum Beispiel mehrere Bestellungen gleichzeitig einsehen und bearbeiten. Oder man kann während man eine Mail aufgerufen hat auch noch die Kundenstammdaten bearbeiten. Man kann sich also jedes Element in einem eigenen Arbeitsbereich aufrufen und dann zwischen den Arbeitsbereichen wechseln.

Ab und zu möchte man jedoch die Möglichkeit haben, kurz einen Blick auf eine verknüpfte Information zu werfen oder einen verknüpften Datensatz zu bearbeiten ohne gleich einen neuen Arbeitsbereich aufzurufen. Diese Möglichkeit gibt es nun. Denn ruft man eine verknüpfte Information in der Schnell- oder Detailansicht auf, so wird diese im selben Arbeitsbereich über der aktuellen Information angezeigt. Mit einem Klick auf „Zurück“ kann man dann wieder zur letzten Information zurückgehen.

Mails als Datei herunterladen

Wenn man mit der Mailintegration in Salesware arbeitet, kann es ab und an notwendig sein, eine Mail als Datei herunterzuladen. Das ist nun über des Dreipunktmenü einer Mail möglich. Klickt man die Option „Herunterladen“ an, wird die Mail im EML-Format lokal heruntergeladen.