Folgende Neuerungen sind im Update 2.7.0 enthalten:

Folgende Neuerungen sind im Update 2.6.0 enthalten:

Multi-Select in Entitätslisten

Ab sofort besteht in den Arbeitsbereichen Aktivitäten, Angebote, Artikel, Bestellungen, Kontakte und Mail die Möglichkeit einen Multi-Select zu aktivieren.

Aktuell können die ausgewählten Elemente zunächst in einem neuen Arbeitsbereich geöffnet werden, oder aber auch als CSV-Datei exportiert werden. Die beim Multi-Select zur Verfügung stehenden Funktionen werden mit den nächsten Releases sukzessive ausgebaut.

Der Multi-Select steht sowohl in Listen-, als auch in Kachelansichten zur Verfügung.

Weitere Neuerungen in dieser Version

• Der erneute Klick auf einen geöffneten Warenkorb in der Warenkorbleiste schließt diesen nun.
• Im Kundendashboard können nun individuelle HTML-Inhalte angezeigt werden.
• Bei Kontakten können nun Social Media Links hinterlegt werden.
• Der Reiter „Custom“, in dem individuelle Felder angezeigt werden können, kann nun umbenannt werden.
• Es wurden diverse Anpassungen an der Pflege und Verwendung der von Administratoren definierten Filterregeln vorgenommen.
• Die Navigationsfilter im Bereich Aktivitäten wurden um die Filter „Meine offenen Aktivitäten“ und „Alle Aktivitäten“ ergänzt, andere Navigationsfilter wurden entfernt.
• Die Kachelansicht von Artikeln wurde um die Anzeige des Grundpreises erweitert.
• In den Details eines Kunden werden im Reiter Belegzuordnung nun zusätzliche ERP-Eigenschaften berücksichtigt.
• Die Sortierung der Artikellisten „Zuletzt bestellte Artikel“ und „Vorgänge/Artikel“ in der Detailansicht eines Kontaktes wurde angepasst.
• Es besteht nun die Möglichkeit den Kontextmenü-Eintrag „Retoure / Storno“ auszublenden
• Im Bereich „Mail“ wird nun auch in Listen ohne Vorschau das Icon zu verknüpften Entitäten angezeigt

Hinzufügen von erwähnten Elementen zu einer Aktivität

Um ein erwähntes Element, wie beispielsweise einen Artikel, eine Bestellung oder auch einen Benutzer, einfacher zu einer Aktivität hinzufügen zu können wurden die QuickInfos der Elemente erweitert.

Werden die QuickInfos einer Entität, eines Benutzers oder einer Kollaborationsgruppe im Kontext einer Aktivität angezeigt, so verfügen diese nun über ein Plus-Icon. Ein Klick auf das Icon fügt die Entität als Verknüpfung bzw. den Benutzer oder die Kollaborationsgruppe als Teilnehmer zu der entsprechenden Aktivität hinzu.

Angepasste Navigationsfilter im Bereich der Aktivitäten

Um Inhalte die über die Salesware App hochgeladen wurden schneller auffindbar zu machen wurde in den Navigationsfiltern im Bereich „Alle Aktivitäten“ ein neuer Ordner namens „Aus App geteilt“ integriert. Aktivitäten, die über die App hochgeladen wurden bleiben so lange in diesem Ordner, bis sie gelöscht, oder in einen anderen Aktivitätstyp konvertiert wurden.

Eine weitere Änderung in den Navigationsfilter der Aktivitäten betrifft den Bereich „Nach Typ“. Dieser wurde neu strukturiert und beinhaltet nun auf oberster Ebene eine Liste aller Aktivitätstypen. Ein Klick auf einen der Aktivitätstypen zeigt alle Aktivitäten dieses Typs unabhängig von ihrem Status an. Unterhalb eines jeden Aktivitätstyp befinden sich zusätzlich Filter auf die einzelnen Status des Typs, so dass auch darauf gefiltert werden kann.

Summenzeilen in Listen

Mit dieser Version von Salesware wurde die Möglichkeit geschaffen Summenzeilen in Entitätslisten anzuzeigen. Der Administrator hat nun die Möglichkeit, für verschiedene Arbeitsbereiche, wie zum Beispiel Aktivitäten, Artikel, Angebote, Bestellungen oder Kontakte, Felder zu definieren, für die beispielsweise der Gesamtwert aller Elemente des Suchergebnisses angezeigt wird.

Dabei kann der Administrator zwischen unterschiedlichen Aggregatsfunktionen wie Summe, Anzahl, Durchschnitt, Maximum oder auch Minimum wählen.

Der Benutzer kann die Summenzeile, die oberhalb der Ergebnisliste angezeigt wird, über ein neues Icon in der Kopfzeile des Arbeitsbereiches ein- oder ausblenden. Die Summenzeile steht sowohl in der Listenansicht, als auch in der Kachelansicht zur Verfügung.

Weitere Neuerungen in dieser Version

• Innerhalb der Standardfilter in den Aktivitäten wurde die Sortierung geändert. Diese erfolgt nun chronologischer Reihenfolge, so dass die zuletzt geänderten Aktivitäten ganz oben angezeigt werden.
• Chats können nun angeheftet werden. Diese werden immer oberhalb der letzten Unterhaltungen angezeigt.
• Der Warenkorb wurde um einen Hinweis erweitert, wenn dieser aktuell nur durch den Ersteller des Warenkorbs bearbeitet werden kann.
• Die Filter „Kundengruppennummer“ und „Artikelgruppennummer“ wurden um Wertelisten erweitert. 
• Die Kontextmenüs der kundenindividuellen Artikel wurden im Bereich der Artikel um den Eintrag „Kunde Schnellansicht“ erweitert bzw. im Bereich Kontakt wurde die Bezeichnung auf „Artikel Schnellansicht“ korrigiert. Das Kontextmenü einer Warenkorbposition wurde ebenfalls um den Eintrag „Artikel Schnellansicht“ erweitert. 
• Unterschiedliche Typen von Links in Salesware wurden von in ihrer Funktionsweise und Benamung her angeglichen. 
• Die Sidebar von Angeboten wurde angepasst. Dort werden nun die Alternativartikel des Angebots nicht mehr angezeigt. 

Aktivitäten duplizieren

Ab sofort können Sie neben Aktivitäten sowie Strukturen, Sammlungen und Hinweise und deren Vorlagen direkt im Kontextmenü duplizieren. Das Duplizieren ist jetzt intuitiv und bietet Ihnen eine klare Übersicht über das neue Duplikat.

Wenn Sie eine Aktivität duplizieren, werden Sie als Ersteller hinterlegt und die Bezeichnung erhält automatisch den Zusatz „Duplikat von“. Das ursprüngliche Protokoll und Kommentare werden nicht übernommen, sodass Sie mit einer sauberen, aktuellen Kopie arbeiten können. Nur die wichtigsten Werte und Elemente der Ursprungsaktivität oder Struktur bleiben erhalten. Diese erscheint im selben Kontext wie das Original und wird übersichtlich direkt darunter eingefügt.

Eine zusätzliche Sicherheitsfunktion stellt sicher, dass nur Benutzer, die bereits Teilnehmer einer Struktur, Sammlung oder eines Hinweises sind, diese auch duplizieren dürfen. Dies verhindert ungewollte Schreibzugriffe und gewährleistet den Schutz der Datenintegrität. So behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Inhalte und können dennoch effizient arbeiten.

Mit dieser neuen Funktion erleichtern wir Ihnen die Arbeit an wiederkehrenden Aufgaben und Projekten, während Sie stets eine klare Übersicht und Kontrolle behalten.

Die Übersicht mit dem Status behalten

Um eine klare und einheitliche Nachverfolgung des Fortschritts in allen Aktivitäten zu gewährleisten, haben wir ein allgemeines und verpflichtendes Statusfeld für alle Aktivitätstypen eingeführt. Dieses Feld wird automatisch zu allen neuen und bestehenden Aktivitäten hinzugefügt und ist von Ihrem Administrator konfigurierbar. Die Werte des Statusfelds sind anpassbar, jedoch nicht löschbar, was für eine transparente und konsistente Statusanzeige in allen Arbeitsprozessen sorgt.

Eine wichtige Neuerung betrifft die Statuslogik: Der Status eines übergeordneten Elements – wie einer Struktur, Sammlung oder eines Hinweises – bestimmt nun auch den Status der darin enthaltenen Aktivitäten. Wenn ein übergeordnetes Element als „Abgeschlossen“ markiert ist, werden auch die enthaltenen Aktivitäten als abgeschlossen angezeigt, selbst wenn deren individueller Status einen anderen Bearbeitungsstand anzeigt. Dies bietet eine klare Übersicht über den Gesamtfortschritt, während der ursprüngliche Status jeder Aktivität zur Transparenz beibehalten wird. Ein Info-Icon weist darauf hin, dass eine Aktivität als abgeschlossen gilt, weil das übergeordnete Element den Status „Abgeschlossen“ hat.

Die Sammlungsansicht wurde zudem angepasst: Das Statusfeld zeigt in Sammlungen standardmäßig die Optionen „Neu“ und „Abgeschlossen“ an und wird im Detailbereich dargestellt, einschließlich einer Übersicht der Beschreibung. In der Schnellansicht (erweitert und reduziert) wird das Status-Icon des übergeordneten Elements eingeblendet, falls dessen Status nicht „Neu“ ist, sodass Sie stets den Gesamtstatus im Blick haben.

Auf eigene Aktivitäten filtern

Um die Filterung auf eigene Aktivitäten zu beschleunigen, haben wir das Filter-Flyout in den Aktivitäten erweitert. Ab sofort erscheint der eigene Benutzer bei allen Filtern, die auf eine Benutzerliste zugreifen, an erster Stelle und wird mit dem Suffix „(Du)“ angezeigt. Dies erleichtert es Ihnen, schnell und gezielt Ihre eigenen Aktivitäten einzusehen.

Diese Anpassung gilt auch für Auswahllisten in anderen Bereichen, wie beispielsweise für die Felder „Ersteller“ und „Bearbeitet“ im Warenkorb.

Preisinformation werden einheitlich angezeigt

Die Preisinformationen werden jetzt auch in der Schnellansicht eines Artikels oder einer Warenkorbposition genauso detailliert angezeigt wie in der Kachelansicht.

Ein gültiger Rabatt wird, wie in der Kachelansicht, als Hinweis direkt über dem Artikelbild oder links neben der Artikelbezeichnung angezeigt. Zusätzlich wird der Basispreis des Artikels ohne Abzug des Rabatts durchgestrichen in einer leicht abgedunkelten Schrift oberhalb des rabattierten Preises dargestellt.

Dies sorgt für eine übersichtliche und konsistente Anzeige der Preisinformationen, sowohl in der Schnellansicht als auch in der Kachelansicht, und bietet eine klare Darstellung des ursprünglichen und rabattierten Preises.

Mails „flüssiger“ bearbeiten

Sie können Mails jetzt deutlich schneller und flüssiger bearbeiten, da wir im Hintergrund technische Anpassungen vorgenommen haben. Konkret wird bei der Ermittlung der Navigationsfilter und der ungelesenen Elemente nun seltener auf die API der Mailintegration zurückgegriffen. Statt kontinuierlicher Anfragen wird die Anzeige nur noch gezielt aktualisiert, was die Systemleistung schont und für ein reibungsloseres Arbeiten sorgt. Dadurch wird die Bearbeitung von Mails effizienter.

Alle offenen Arbeitsbereiche schließen

Salesware bietet nun die Möglichkeit, alle offenen Arbeitsbereiche mit einem Klick zu schließen, was eine schnelle Bereinigung der Arbeitsbereichsleiste und eine klare Übersicht schafft.

Über das Kontextmenü eines beliebigen Arbeitsbereichs in der Arbeitsbereichsleiste oder in der Arbeitsbereichsübersicht kann die neue Option „Alle Arbeitsbereiche schließen“ ausgewählt werden. Zudem erreichen Sie diese Funktion im Dreipunktmenü des Arbeitsbereichs oben rechts, wenn Sie sich in der Arbeitsbereichsübersicht befinden.

Falls es offene Arbeitsbereiche mit nicht gespeicherten Änderungen gibt, erscheint eine Nachfrage zum Speichern der Änderungen. Diese erscheint für jeden Arbeitsbereich einzeln, sodass Sie entscheiden können, ob Sie die Änderungen speichern, verwerfen oder den Schließvorgang abbrechen möchten. Die Abfrage erfolgt der Reihe nach von oben nach unten, und alle Arbeitsbereiche, die geschlossen werden können, werden direkt geschlossen.

Spaltenbreiten in Tabellen zurücksetzen

In Salesware können Sie jetzt die Spaltenbreiten in bestimmten Tabellen mit einem Klick auf den Ursprungszustand zurücksetzen. In Tabellen, bei denen Sie keine Ansichten auswählen können, aber die Spaltenbreiten anpassbar sind, finden Sie im Tabellenmenü unter „Als CSV exportieren“ die Option „Spaltenbreiten zurücksetzen“.

Durch Auswahl dieser Option werden alle Spalten auf die initialen Breiten zurückgesetzt und die Änderungen werden sofort gespeichert. Diese Funktion bietet eine schnelle Möglichkeit, die Spaltenbreiten bei Bedarf auf die Ausgangswerte zurückzusetzen und sorgt für eine übersichtliche und konsistente Tabellenansicht.

Interne Links in Salesware aufrufen

Ab sofort werden Links, die in HTML-Inhalten innerhalb von Salesware hinterlegt sind (wie z.B. im Business-Login-Widget), direkt in einem neuen Arbeitsbereich innerhalb von Salesware geöffnet. Die bisherige Meldung zu externen Links entfällt für diese internen Links, und anstelle eines neuen Browser-Tabs wird der Link nahtlos im aktuellen Tab als neuer Arbeitsbereich angezeigt.

Diese Änderung sorgt für eine flüssigere Navigation und ermöglicht es Ihnen, innerhalb von Salesware effizienter zwischen verschiedenen Bereichen zu wechseln, ohne durch zusätzliche Browser-Tabs unterbrochen zu werden.

Bestandsinformationen im B2B-Portal optimiert

Ihre Kunden sehen im B2B-Portal ab sofort keine negativen Bestände oder Verfügbarkeiten mehr. Stattdessen wird bei allen Beständen und Verfügbarkeiten der niedrigste angezeigte Wert auf „0“ begrenzt, um ein übersichtlicheres und klareres Bild der Verfügbarkeit zu bieten.

Diese Änderung gilt auch für Filteroptionen: Ihre Kunden können nur auf Werte ab „0“ filtern. Bei einer Filterung auf „0“ werden intern alle Bestände und Verfügbarkeiten von „0“ und darunter angezeigt. Dies sorgt dafür, dass keine negativen Werte erscheinen und die Verfügbarkeit für Ihre Kunden konsistent dargestellt wird.

Diese Anpassungen verbessern die Benutzerfreundlichkeit im B2B-Portal und sorgen für eine klarere und gezielte Darstellung der Verfügbarkeiten.

Warenkorb Ihres Kunden lesen

Ab sofort ist es nicht mehr möglich, dass Sie in Salesware aus Versehen den Warenkorb Ihres Kunden übernehmen. Solange der Kunde seinen Warenkorb noch nicht als Preisanfrage oder Bestellung übergeben hat, können Sie diesen Warenkorb weiterhin nur im Lesemodus einsehen. Das ist wichtig, um die Integrität und Unabhängigkeit der Kunden zu wahren.

Aktivitäten in der Administration duplizieren

Als Administrator haben Sie nun die Möglichkeit, bestehende Aktivitäten, Strukturen und Hinweise direkt in der Administration zu duplizieren und bei Bedarf anzupassen. Diese Funktion ermöglicht eine schnellere Erstellung ähnlicher Aktivitäten und sorgt für konsistente Einstellungen.

Beim Duplizieren wird die Bezeichnung der Aktivität, der Struktur oder des Hinweises übernommen und automatisch mit dem Zusatz „Duplikat von“ versehen. Alle relevanten Einstellungen und Werte des Ursprungsobjekts werden übernommen. Wenn Sie eine Struktur duplizieren, werden alle untergeordneten Elemente ebenfalls dupliziert. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn innerhalb der Administration ähnliche Strukturen mehrfach erforderlich sind.

Mit der „Phase“ die Übersicht behalten

Um den Fortschritt in Prozessen, z. B. im Vertrieb, klarer darzustellen, haben wir ein neues Systemfeld „Phase“ für Aktivitäten eingeführt. Dieses Feld bietet eine vordefinierte Auswahl an Vertriebsphasen, die Sie als Administrator zur Strukturierung von Prozessen nutzen können. Das Feld „Phase“ zeigt den aktuellen Prozessstatus an und ist durch ein Schloss-Symbol vor ungewollten Änderungen geschützt, was eine konsistente Nutzung sicherstellt.

Die voreingestellten Werte sind: Akquise, Qualifizierung, Angebot und Entscheidung. Falls Sie zusätzliche Werte hinzufügen möchten, können Sie diese jederzeit ergänzen, um spezifische Anforderungen Ihres Unternehmens zu unterstützen.

Diese neue Funktion erleichtert das Nachverfolgen und Visualisieren von Vertriebsphasen oder beliebigen, anderen Prozessphasen und unterstützt eine strukturierte, transparente Arbeitsweise in Salesware.

Benutzer in einem Standort verwalten

Als Administrator haben Sie nun die Möglichkeit, in der Konfiguration der Standorte alle zugeordneten Benutzer direkt einzusehen und zu verwalten. In der vierten Spalte des Bereichs „Definierte Standorte“ wird eine Tabelle angezeigt, die alle Benutzer eines Standorts auflistet. Über eine „+ Hinzufügen“-Zeile können Benutzer einem Standort neu zugeordnet werden, und bestehende Einträge lassen sich per Kontextmenü bequem entfernen.

Beim Entfernen eines Benutzers aus einem Standort erscheint eine Hinweismeldung, wenn der betreffende Standort als „Standard-Standort“ des Benutzers hinterlegt ist. Die Meldung enthält eine Liste der betroffenen Benutzer und informiert Sie darüber, dass diese nicht entfernt wurden. Um solche Benutzer einem anderen Standort zuzuordnen, muss zuerst der Standard-Standort geändert werden.

Falls ein Benutzer bislang keinem Standort zugeordnet war, wird automatisch der erste zugewiesene Standort als Standard-Standort festgelegt. Diese Funktion ist nicht auf Business Logins anwendbar.

Diese Erweiterung vereinfacht die Verwaltung und Zuordnung von Benutzern zu Standorten und gibt Ihnen als Administrator eine übersichtliche Kontrolle über die Standortzuteilungen.

Favoriten des B2B-Portals bearbeiten

Als Administrator sehen Sie beim Öffnen eines gespeicherten Favoriten für eine Business-Login-Gruppe ab sofort die tatsächlich gesetzten Filterkriterien anstelle der vergebenen Favoritenbezeichnung.

Während für die Business-Logins die einfache Anzeige des Favoritennamens weiterhin beibehalten wird, erhalten Sie in der Administration eine detaillierte Ansicht der aktiven Filtertags.

Diese Anpassung erleichtert die Verwaltung und Anpassung der Favoriten und bietet eine bessere Übersicht über die spezifischen Filterkriterien.

Mengenänderungen einschränken

Als Administrator haben Sie nun eine verbesserte Möglichkeit, die Berechtigung zur Mengenanpassung im Warenkorb zu steuern.

Wenn einem Benutzer das Recht fehlt, die Menge einer Position im Warenkorb zu ändern, bleibt das Mengenfeld an allen relevanten Stellen vor dem Hinzufügen in den Warenkorb auf den Standardwert gesetzt und ist nur im Lesemodus verfügbar. Der Benutzer kann so lediglich die Standardmenge in den Warenkorb legen, ohne diese vorab anzupassen.

In der Variantenauswahl wird bei fehlender Berechtigung zur Mengenänderung ebenfalls eine Begrenzung eingeführt: Anstelle eines Mengenfeldes erscheint eine Checkbox für jede Variante. Der Benutzer kann damit pro Variante maximal eine Einheit auswählen, was eine konsistente Einhaltung der Mengenbeschränkung sicherstellt.

Diese Erweiterungen bieten eine feinere Kontrolle über die Benutzerrechte und sorgen für mehr Sicherheit und Konsistenz bei der Verwaltung von Warenkorbpositionen in Salesware.

UPS- und Hermes-Integration anpassen

Aufgrund aktualisierter Sicherheitsanforderungen der UPS-API und strategischer Änderungen wird die Unterstützung der Tracking-Anbieter UPS und Hermes in Salesware eingestellt. Aktuell gepflegte UPS- und Hermes-Zuordnungen sollten auf die „Trackinglink“-Option migriert werden, um weiterhin eine reibungslose Nachverfolgung zu ermöglichen.

Diese Änderungen betreffen ausschließlich die Anbieter UPS und Hermes. Die Integrationen für DHL und DPD bleiben unverändert bestehen.

Nachrichten priorisiert bearbeiten

Ab sofort können Sie wichtige Nachrichten als „dringend“ kennzeichnen und somit effizienter mit Ihren Kolleginnen und Kollegen zusammenarbeiten. So können Sie wichtige Nachrichten schnell identifizieren und effizient verwalten, sodass Sie keine dringenden Anliegen übersehen.

Sobald Sie in einer Nachricht eine Kollegen erwähnen, wird Ihnen in der Nachricht das Symbol angezeigt. Klicken Sie es an und die Nachricht wird als dringend gekennzeichnet. Das wiederum löst verschiedene Ereignisse aus.

Nachrichten, die als “dringend” markiert wurden, werden optisch hervorgehoben, um ihre Wichtigkeit zu betonen. Sie sind daher schnell erkennbar und durch ein Warnsymbol neben der Nachricht wird die Dringlichkeit zusätzlich verdeutlicht.

Wenn Sie eine Nachricht als dringend markieren, erscheint in den Navigationsfiltern ein weiterer Filter „Dringend / Warten auf Antwort“. Die von Ihnen als dringend markierte Nachricht wird dort angezeigt bis sie erledigt worden ist.

Wenn Sie in einer dringenden Nachricht erwähnt worden sind, wird Ihnen das in Salesware an verschiedenen Stellen angezeigt:

• Sie sehen im Kopfbereich von Salesware ein viertes Symbol. Es handelt sich um ein Glocken-Symbol, das leicht pulsiert.
• Zudem wird Ihnen eine eine Benachrichtigung mit der dringenden Nachricht eingeblendet, bis Sie darauf reagieren.
• Des Weiteren erscheint ein weiterer Navigationsfilter „Dringend / Von mir zu erledigen“.

Wurde eine Nachricht für Sie als „dringend“ gekennzeichnet, wird Ihnen permanent eine Benachrichtigung angezeigt. In dieser Benachrichtigung können Sie zum einen sehen, wer die Nachricht geschrieben hat und was die Nachricht ist. So können Sie einschätzen, wie dringend Sie diese erledigen müssen.

Zudem können Sie bereits in der Benachrichtigung reagieren. Sie können antworten und dabei auch auf die bereits bekannten Slash-Commands zugreifen. Somit können Sie schnell auf ERP-Daten verweisen oder zum Beispiel andere Kolleginnen erwähnen.

Eine dringende Nachricht wird solange als solche gekennzeichnet, bis die Nachricht als “erledigt” markiert worden ist. Dies hilft Ihnen, wichtige Nachrichten nicht aus den Augen zu verlieren. Selbstverständlich bleiben auch alle anderen Hinweise erhalten, bis die Nachricht erledigt worden ist.

Eine dringende Nachricht können Sie bereits in der Benachrichtigung „erledigen“. Sie können das aber auch jederzeit direkt in der betreffenden Aktivität machen. Im Übrigen kann das jede Kollegin machen, auch wenn sie nicht in der Nachricht erwähnt worden ist.

Am schnellsten können Sie die Nachricht erledigen, wenn Sie mit einem Klick auf das Glocken-Symbol die Benachrichtigung wieder aufrufen, als erledigt markieren, beantworten und absenden.

Aktivitäten schneller bearbeiten

Wenn Sie sich einen schnellen Überblick über eine Aktivität verschaffen möchten, reicht oftmals der Blick auf die Schnellansicht. Möchten Sie nun Änderungen an der gerade angezeigten Aktivität vornehmen, so reicht ein Klick auf den zu ändernden Bereich.

Klicken Sie in der Schnellansicht auf die Beschreibung. Die Detailansicht öffnet sich und zeigt die Beschreibung an. Wenn Sie die Berechtigung haben, die Beschreibung zu bearbeiten, wird der Cursor automatisch ans Ende des Textes gesetzt, sodass Sie sofort loslegen können.

Klicken Sie auf eine Nachricht im Bereich „Anmerkungen und Diskussionen“ wird die Detailansicht geöffnet und der Bereich fokussiert. Dabei wird der Cursor direkt ins Kommentarfeld gesetzt.

In der Schnellansicht sehen Sie auch weitere Elemente der Aktivität. Mit einem Klick auf den gewünschten Bereich wird die Detailansicht aufgerufen und der Fokus wird im Bereich, den Sie in der Schnellansicht angeklickt haben, gesetzt.

So sparen Sie sich Zeit und können schneller auf die benötigten Informationen zugreifen sowie direkt Änderungen vornehmen, ohne zwischen Schnell- und Detailansicht wechseln zu müssen.

Ungelesene Änderungen sehen

Sie sehen nun beim Aufruf einer ungelesenen Aktivität sofort, was sich seit Ihrem letzten Besuch geändert hat, ohne lange suchen zu müssen. Beim Aufruf der Aktivität sehen Sie ein Hinweisfeld oberhalb der Beschreibung in der Detailansicht. Dieses Feld zeigt alle Protokolleinträge in chronologischer Reihenfolge (neueste zuerst), die seit Ihrem letzten Aufruf hinzugefügt wurden.

Sie können das Hinweisfeld jederzeit durch Klicken auf das X in der rechten oberen Ecke schließen. Sobald Sie die Aktivität gelesen haben und erneut öffnen, werden die Änderungen nicht mehr angezeigt.

Benachrichtigungen zu Änderungen erhalten

Wenn Sie nicht permanent in Salesware arbeiten, können Sie sich über die Einstellungen in Ihrem Profil über verpasste Benachrichtigungen informieren lassen. Diese Benachrichtigungen erhalten Sie nun auch, wenn sich an Aktivitäten, in denen Sie Teilnehmer sind etwas ändert oder Sie erwähnt werden. So bleiben Sie immer auf dem Laufenden, ohne ständig die Anwendung überprüfen zu müssen.

Wenn Sie in im Browser arbeiten, aber nicht Salesware im Fokus haben, werden Sie direkt im Browser über Änderungen an den Aktivitäten im Form einer Pop-Up Benachrichtigung informiert. Dazu müssen Sie die Benachrichtigungen in Ihrem Profil aktiviert haben.

Zusätzlich zu den Pop-Up Benachrichtigungen können Sie auch E-Mail-Benachrichtigungen erhalten. Dies stellt sicher, dass Sie keine wichtigen Updates verpassen, selbst wenn Sie nicht in der Anwendung sind.

Sammlungen oder Strukturen weiterführen

Die Aktivitäten in Salesware sollen Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern und sich situationsbedingt anpassen können. Was meinen wir damit? Nicht immer ist bei der Erstellung einer Aktivität klar, was sich daraus ergibt. So kann es sein, dass eine Telefonnotiz angelegt wird und sich daraus eine Opportunity oder eine Reklamation entwickelt.

Daher können Sie nun eine Sammlung oder eine Struktur ganz einfach „weiterführen“. Dazu klicken Sie oben neben der Beschreibung auf die Schaltfläche. Daraufhin erscheint eine Auswahl aller Strukturen, die Ihnen zur Verfügung stehen sowie die Möglichkeit, die aktuelle Struktur in einer Sammlung weiterzuführen.

Haben Sie aktuell eine Sammlung geöffnet, so können Sie diese in einer Struktur weiterführen. Dabei wird die ausgewählte Struktur aus den Vorlagen angelegt und alle Elemente der Sammlung werden in die Struktur übernommen. Diese Elemente werden Ihnen angezeigt und Sie werden gebeten, sie in der Struktur an die gewünschte Stelle zu verschieben.

Sie können auch eine Struktur in eine Sammlung weiterführen. Dabei werden alle Felder sowie die Meilensteine entfernt.

Durch diese neue Möglichkeit wird die Flexibilität und Effizienz in der Organisation Ihrer Inhalte erheblich gesteigert. Sie können jetzt problemlos zwischen verschiedenen Strukturen wechseln, ohne dabei Daten oder wichtige Informationen zu verlieren. Aktivitäten und Anhänge werden vollständig übernommen, sodass Sie nahtlos weiterarbeiten können.

Dank der klaren Hinweismeldungen bei der Weiterführung behalten Sie stets die Kontrolle darüber, welche Anpassungen notwendig sind. Die Möglichkeit, Elemente per Drag & Drop in die neue Struktur zu verschieben, spart Ihnen Zeit und erleichtert die Organisation Ihrer Inhalte.

Eine Mail einer Aktivität hinzufügen

In Salesware wird die Möglichkeit, Mails innerhalb von Aktivitäten zu verknüpfen, erweitert. Analog zu anderen Daten können Sie eine Mail über das Kontextmenü zu einer bestehenden Aktivität hinzufügen oder eine neue Aktivität anlegen.

Wenn Sie direkt aus einer Mail eine neue Aktivität erzeugen, wird nicht nur die Mail selbst als Verknüpfung in der Aktivität hinzugefügt, sondern auch alle ERP-Daten, die bereits mit der Mail verknüpft sind. Dies bedeutet, dass jede in der Mail referenzierte Entität, wie beispielsweise Kunden, Bestellungen oder Angebote, automatisch ebenfalls mit der neuen Aktivität verknüpft wird. Dadurch wird die Erstellung von Aktivitäten aus Mails noch effizienter und sorgt dafür, dass alle relevanten Verknüpfungen direkt übernommen werden. Dies spart Ihnen Zeit und stellt sicher, dass keine wichtigen Informationen übersehen werden.

Darüber hinaus können Sie nun direkt in einer Sammlung, einer Struktur oder einem Hinweis eine Mail hinzufügen.

Sie werden so flexibler und effizienter bei der Weiterverarbeitung von Mails und können nun nahtlos und direkt aus dem Dreipunktmenü oder dem Hinzufügen-Bereich arbeiten, um Mails mit den entsprechenden Aktivitäten zu verknüpfen und so Ihre Arbeitsabläufe weiter zu optimieren.

Eine Mail in einer Aktivität betrachten

Nun wird die Anzeige und Interaktion von Mails innerhalb einer Aktivität deutlich erweitert und verbessert. Wenn Sie eine Mail in einer Aktivität anklicken, sehen Sie diese in einer neuen, übersichtlicheren Ansicht.

Im Kopfbereich der Ansicht sehen Sie die Informationen zu Absender, Empfänger, CC und BCC der Mail an. Wenn Sie auf klicken, wird die Mail in einem modalen Sidesheet geöffnet. So können Sie die Mail wie gewohnt bearbeiten.

Unter dem Kopfbereich können Sie neben dem Betreff der Mail auch den Inhalt der Mail selbst sehen. Sollte der Inhalt länger sein, können Sie den Bereich mit einem Klick auf „Alles anzeigen“ aufklappen, um sich den gesamten Inhalt anzeigen zu lassen. Damit Sie auch alle darunter angezeigten Bereiche sehen können, haben Sie die Möglichkeit mit einem Klick auf „Weniger anzeigen“ den Inhaltsbereich zu verkleinern.

Sollte die Mail Anhänge haben, so sehen Sie diese unterhalb des Inhaltsbereichs. Andernfalls werden Ihnen die mit der Mail verknüpften Details der Mailintegration angezeigt (Thema, Tag, Status, Gruppe, Priorität und Bearbeiter). Insofern auch schon ERP-Daten mit der Mail verknüpft sind, können Sie diese unterhalb der Details sehen. Wie gewohnt können Sie diese ERP-Daten über das Dreipunktmenü wie gewohnt verarbeiten.

Die Reihenfolge der dargestellten Inhalte können Sie als Administrator individuell unter „Benutzer & Gruppen > Benutzergruppen“ Im Register „Grundeinstellungen / Sidebar Entitäten / Reihenfolge der Sidebar Mail in Aktivitäten“ anpassen, um den Anforderungen verschiedener Arbeitsabläufe gerecht zu werden.

Versehentliche Änderungen an Aktivitäten ausschließen

Als Administrator haben Sie nun mehr Kontrolle und Transparenz bei der Verwaltung der Aktivitäten. Sie können Wertelisten, Felder, Aktivitäten, Strukturen und Hinweise nun sicher anpassen und erweitern, ohne bestehende Daten zu gefährden.

Wenn Sie einen Wert aus einer Werteliste löschen möchten, wird automatisch geprüft, ob dieser noch in Benutzung ist. Falls er verwendet wird, müssen Sie einen Ersatzwert angeben. Dies verhindert ungewollte Lücken in bestehenden Datensätzen. Bei Löschung des letzten Werts wird keine Ersatzangabe benötigt. Eine Werteliste kann auch erst gelöscht werden, wenn sie nirgendwo mehr verwendet wird. Eine Rückfrage informiert Sie entsprechend und hilft, Fehler zu vermeiden.

Ändern Sie die Zuordnung einer Werteliste zu einem Feld oder löschen Sie das Feld selbst, werden Sie durch eine Meldung darüber informiert, sobald das Feld noch in Verwendung ist.

Nehmen Sie Änderungen an Pflichtfeldern vor, deaktivieren Sie eine Aktivität, eine Struktur oder einen Hinweis oder entfernen Sie ein Feld aus einer Aktivität, einer Struktur oder einem Hinweis, so meldet Ihnen Salesware in einer entsprechenden Hinweismeldung die daraus resultierenden Folgen zurück.

Vor dem Löschen einer Aktivität, einer Struktur oder eines Hinweises wird zudem geprüft, ob diese(r) noch verwendet wird. Sollte dies der Fall sein, wird Ihnen mitgeteilt, dass das Löschen erst möglich ist, wenn keine entsprechenden Einträge mehr existieren.

Durch die klaren Meldungen und Warnungen wird sichergestellt, dass keine kritischen Daten oder Prozesse unbeabsichtigt gelöscht oder geändert werden. Die Anpassungen können effizient durchgeführt werden, ohne die Integrität der Aktivitäten zu beeinträchtigen.

Filter aktivieren und deaktivieren

Die Handhabung von Filtern in Salesware ist noch flexibler und einfacher. Ab sofort können Sie Filter, die Sie gerade nicht benötigen, deaktivieren, ohne sie löschen zu müssen. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, Filter schnell und bequem wieder zu aktivieren, wann immer Sie sie benötigen, ohne sie jedes Mal neu erstellen zu müssen.

Jeder Filter enthält nun links neben der Bezeichnung eine Checkbox. Ist Filter aktiv, so ist die Checkbox angehakt. Möchten Sie den Filter kurzzeitig nicht nutzen, um sich zum Beispiel Unterschiede in den Suchergebnissen anzeigen zu lassen, können Sie einfach das Häkchen aus der Checkbox entfernen. Der nun inaktive Filter bleibt Teil Ihrer Suchabfrage und des gespeicherten Favoriten, wird aber bei der Suche ignoriert. Sie können die Filter jederzeit wieder aktivieren, indem Sie das Häkchen in der Checkbox setzen.

Deaktivierte Filter beeinflussen Ihre Suchanfragen nicht, was Ihnen mehr Flexibilität gibt, ohne komplexe Filtereinstellungen zu verlieren. Wenn Sie einen Filter später wieder aktivieren, greift er sofort in Ihre Suchanfragen ein, ohne dass Sie ihn erneut konfigurieren müssen.

Wenn Sie eine Filterkombination als Favorit speichern, werden auch inaktive Filter mitgespeichert. Beim Laden der Favoriten bleiben Ihre inaktiven Filter erhalten und können jederzeit wieder aktiviert werden.

Auch in der Analyse haben Sie die Möglichkeit, Filter zu deaktivieren. Dadurch können Sie gezielt Anpassungen an Ihren Abfragen vornehmen, ohne Filter dauerhaft zu entfernen. Selbst wenn eine Filterkette komplett deaktiviert ist, sorgt Salesware dafür, dass unnötige Suchanfragen übersprungen werden, sodass Ihre Analyse weiterhin effizient bleibt.

Diese neuen Möglichkeiten machen die Arbeit mit Filtern in Salesware noch flexibler und einfacher. Sie können Ihre Filter individuell steuern und je nach Bedarf aktivieren oder deaktivieren – ohne die Angst, wichtige Einstellungen zu verlieren.

Schnell auf Angebote und Bestellungen filtern

Im Tagesgeschäft ist es hilfreich, wenn man sich schnell einen Überblick verschaffen kann oder innerhalb von einer Auswahl an Daten suchen kann. Aus diesem Grund finden Sie nun in den Angeboten und Bestellungen vorkonfigurierte Navigationsfiltern. Diese Standardfilter erleichtern es Ihnen, wichtige Daten schnell zu finden, indem relevante Informationen sofort gefiltert und übersichtlich angezeigt werden.

Dabei werden diese Filter nur angezeigt, wenn relevante Einträge vorhanden sind. Daher können sie auch nicht gelöscht werden, ähnlich wie bei den Navigationsfiltern in den Aktivitäten.

Meine Kunden und Ansprechpartner im Blick

Die Verwaltung Ihrer Kunden und Ansprechpartner wird in Salesware noch einfacher und übersichtlicher. Ab sofort stehen Ihnen Standardfilter zur Verfügung, die Ihnen helfen, Ihre Kunden und Ansprechpartner schneller zu finden und zu organisieren.

Mit dem neuen Standardfilter „Meine Kunden“ können Sie auf Knopfdruck alle Kundenkontakte anzeigen lassen, die Ihrem Vertreter zugeordnet sind. So sehen Sie eine schnelle Übersicht all Ihrer Kunden. Der Filter „Meine Ansprechpartner“ zeigt Ihnen alle Ansprechpartner innerhalb Ihrer Kundenunternehmen an, die für Sie relevant sind.

Mit den Filtern ersparen Sie sich das manuelle Anlegen und Pflegen von Filtern. Sie erhalten sofortigen Zugriff auf Ihre wichtigsten Kontakte, was Ihre täglichen Arbeitsprozesse beschleunigt. Zudem sind die Filter einfach zu bedienen, denn sie funktionieren ganz ohne zusätzlichen Aufwand – Sie müssen nur Ihre Kontakte öffnen, und die Filteroptionen stehen Ihnen direkt zur Verfügung.

Belegart für Angebot und Bestellung festlegen

Mit diesem Release wird die Administration unter „Zuordnungen > Belege“ erweitert, um die Konfiguration von Belegarten für die Neuanlage von Bestellungen und Angeboten zu optimieren.

Ab sofort können Sie in der Tabelle der Bestellbelegarten über das Dreipunktmenü eine Belegart als Standard für die Neuanlage von Bestellungen festlegen. Aktuell ist die Belegart „Auftragsbestätigung“ automatisch als Standard für Bestellungen eingetragen. Diese Belegart wird bei der Neuanlage einer Bestellung in Salesware automatisch verwendet, was den Bestellprozess für die Endanwender vereinfacht und konsistenter gestaltet.

Zusätzlich wurde die Möglichkeit geschaffen, Belegarten für Angebote auf ähnliche Weise zu konfigurieren. Die Tabelle der Angebotsbelegarten wurde ebenfalls in die Administration unter „Zuordnungen > Belege“ aufgenommen. Sie können eine Belegart für die Neuanlage von Angeboten festlegen. Auch hier ist standardmäßig die Belegart „Angebot“ für die Neuanlage eingetragen und verwendet.

Eine Aktivität ist …

Aktivitäten sind das zentrale Element von Salesware. Sie sind der Einstiegspunkt beim Anmelden und sind immer und jederzeit als oberster Arbeitsbereich links in Salesware zu erreichen. Mit ihnen kann man …

• … sich und andere organisieren,
• … Abläufe strukturieren,
• … den Überblick behalten,
• … mit anderen fallbezogen zusammenarbeiten,
• … miteinander kommunizieren,
• … Transparenz und Nachvollziehbarkeit schaffen.

Aktivitäten sind zum Beispiel Notizen, Telefonnotizen, Aufgaben oder auch Besuchsberichte. Sie können für sich alleine stehen oder aber auch in komplexere Strukturen eingebunden sein. Man kann also zum Beispiel einen Reklamationsprozess abbilden oder aber auch eine Verkaufschance (Opportunity) mit ihren einzelnen Schritten dokumentieren.

In Aktivitäten können alle Informationen, Dateien und auch ERP-Daten zusammengefasst werden, um darauf fallbezogen und schnell zugreifen zu können.

Am besten erklärt sich das an einzelnen Beispielen.

Eine Aktivität anlegen

Die wohl geläufigste Möglichkeit, seinen Arbeitsalltag zu organisieren, ist eine Aufgabe. Daher soll das Anlegen einer neuen Aktivität am Beispiel der Aufgabe gezeigt werden.

Diese kann man komfortabel entweder über das Plus-Symbol neben der globalen Suche anlegen.

Eine andere Möglichkeit steht im Home-Bereich der Aktivitäten zur Verfügung.

Ihnen steht auch die Schaltfläche zum Anlegen einer neuen Aufgabe zur Verfügung, sobald eine passende Filterkategorie links ausgewählt ist.

Schnell eine Notiz erstellen

Man kennt es: Mitten in einer Tätigkeit fällt einem etwas ein, das man sich merken möchte. Man schreibt es auf einen Zettel oder tippt es ins Smartphone. Oder man macht sich eine Notiz in einer App oder auf dem Desktop. Oder, oder, oder …

Mit Salesware ist es simpel. Unten rechts ist immer die Schaltfläche zur Erfassung einer Schnellnotiz eingeblendet. Egal wo man gerade arbeitet, öffnet sich nach einem Klick ein kleines Fenster zur Eingabe der Schnellnotiz. Man kann hier seine Gedanken, Ideen und andere Notizen einfach hinterlegen.

Sollte das Fenster einmal im Weg sein, kann man es mit der Maustaste über dem Symbol mit den sechs Punkte an jede beliebige Stelle im Arbeitsbereich verschieben. Man kann es auch schließen und beim erneuten Aufruf sieht man die vorher eingetragene Notiz.

Möchte man die Notiz nun später fertigstellen, muss man diese Notiz abschicken. Im Hintergrund wird eine private Notiz angelegt, deren Bezeichnung mit „Schnellnotiz“ beginnt. Man findet sie in der Navigation unter „Nach Typ / Aktivitäten / Notiz“.

Die Salesware App nutzen

Salesware gibt es auch als App für iOS und Android. Nach dem Installieren kann man sich mit den gewohnten Zugangsdaten anmelden. Nach dem Start der App sieht man folgende Inhalte (exemplarisch für iOS):

Nun kann man die Salesware App aufrufen und direkt eine Notiz erfassen und an Salesware senden. Diese Notiz wird dann in Salesware ebenso wie eine Schnellnotiz angezeigt. Zudem kann man auch Inhalte der Kamera, Videos, Sprachnachrichten, Inhalte aus der Mediathek sowie Dokumente an Salesware senden.

Selbstverständlich kann man auch direkt die Datei, die man an Salesware senden möchte über die Teilen-Funktion an Salesware senden.

Sendet man sich nur eine Datei an Salesware, so wird diese dann in einer Sammlung angelegt. Diese findet man unter „Nach Typ / Sammlungen“.

Eine Aktivität bearbeiten

Nachdem man eine neue Aktivität angelegt hat, kann man diese mit weiteren Angaben anreichern. Dabei gibt es Angaben, die man in jeder Aktivität vornehmen kann.

Die bislang beschriebenen Bereich gibt es in jeder Aktivität. Die nachfolgenden Angaben können – abhängig von der ausgewählten Aktivität – möglich oder notwendig sein. Es kann aber auch sein, dass die Aktivität diese Angaben gar nicht vorsieht.

Aktivitäten, Dateien und ERP-Daten sammeln

Wird eine Aktivität angelegt, so wird diese meistens einer sogenannten Sammlung hinzugefügt. Wieso „meistens“? Es gibt auch Aktivitäten, die einen komplexen Aufbau mit einzelnen „Kapiteln“ oder „Meilensteinen“ haben.

Eine Sammlung kann man sich wie einen Schnellhefter oder eine Sammelmappe vorstellen. In diese Sammlung kann man alles „legen“, das man zur Bearbeitung eines Vorgangs oder Falles an einem Ort benötigt. Aus diesem Grund kann eine Sammlung auch eine eigene Bezeichnung haben. Diese sollte auch wieder so geschrieben sein, dass man schon anhand der Bezeichnung weiß, welchen Vorgang die Sammlung dokumentiert.

Die Inhalte der Sammlung findet man dann links unterhalb der „Aktivitäten und Anhänge„. Legt man eine neue Aktivität an, so enthält die Sammlung diese eine Aktivität.

Man kann zu jeder Sammlung beliebe Inhalte hinzufügen. Zu diesen Inhalten gehören weitere Aktivitäten, die man innerhalb der Sammlung neu anlegen kann. Somit kann man sich zum Beispiel Aufgaben, Notizen oder Besuchsbericht anlegen, die dann Teil der Sammlung sind.

Des weiteren kann man Dateien hinzufügen. Diese werden auf die Salesware Cloud hochgeladen und mit der Sammlung verknüpft. Handelt es sich um Bilddateien oder PDFs, kann man sich diese direkt in der Sammlung ansehen. Andere Formate kann man herunterladen und lokal aufrufen.

Schlussendlich kann man jede Sammlung mit beliebigen Daten aus dem ERP-System sowie aus Salesware verknüpfen. So kann man zum Beispiel Angebote oder Bestellungen aber auch Kontakte der Sammlung hinzufügen. Ist ein ERP-Datensatz mit einer Sammlung verknüpft, kann man das auch beim entsprechenden ERP-Datensatz sehen.

Aber auch exklusiv in Salesware genutzte Daten kann man mit einer Sammlung verknüpfen. Dazu gehört zum Beispiel der Warenkorb.

Wenn die Mailintegration in Salesware genutzt wird, kann man auch Mails mit einer Sammlung verknüpfen.

Sie können jederzeit auch direkt einen Datensatz zu einer bestehenden Aktivität hinzufügen. Wählen Sie dazu im Dreipunktmenü des Datensatzes die Option „Zu Aktivität hinzufügen“ aus. Es erscheint ein Dialog, in dem Sie die letzten fünf bearbeiteten Aktivitäten sehen. Entweder Sie wählen daraus eine passende aus oder Sie suchen nach der gewünschten Aktivität. Sobald diese in der Vorschlagsliste angezeigt wird, können Sie die Aktivität auswählen. Der Datensatz wird zu der Aktivität hinzugefügt.

Ein Element verschieben

Die verschiedenen Möglichkeiten, die Salesware bietet, um Schnellnotizen zu erstellen, Notizen vom Smartphone hochzuladen oder auch Dateien anzuhängen, werden noch erweitert. Denn man kann unkompliziert alle Elemente, die Bestandteil einer Sammlung oder einer strukturierten Aktivität sind, in andere Sammlungen oder Strukturen verschieben.

Dazu muss man im Dreipunktmenü des Elements, das man verschieben möchte, den Eintrag „… verschieben“ anklicken. Es öffnet sich ein Dialog, in dem die letzten bearbeiteten Aktivitäten angezeigt werden. Dort kann man auch gezielt nach der Aktivität suchen, in die das Element verschoben werden soll.

Funktionen in Aktivitäten

Einige Aktivitäten kann man nutzen, um sich selber zu organisieren oder auch Kolleginnen und Kollegen in die Bearbeitung einzubinden. Ein klassisches Beispiel dafür ist die Aufgabe. Diese benötigt wichtige Informationen, um bearbeitet werden zu können. Salesware bietet hier Felder, die direkt eine Funktion haben.

Status

Anhand des Status kann man den Stand der Aktivität nachvollziehen. Eine Aktivität kann beliebige Status haben. Somit kann der Administrator in Salesware auch individuelle Abläufe in Aktivitäten abbilden. Die Status selbst stehen für verschiedene Phasen einer Aktivität und werden mit einem Symbol kenntlich gemacht. Die Phasen, die in Salesware ausgewiesen werden sind:

Enthält eine Sammlung mehrere Aktivitäten mit einem Status, so wird der Status der einzelnen Aktivitäten in der Sammlung kumuliert. So kann man jederzeit sehen, wie weit die Bearbeitung der Sammlung fortgeschritten ist bzw. ob es innerhalb der Sammlung noch etwas zu tun gibt.

Zuweisung/Verantwortlichkeit

Was wäre eine Aufgabe ohne die Möglichkeit, diese Kolleginnen oder Kollegen zuzuweisen. Erscheint bei Bearbeiten der Details in einem Feld eine Liste der Kolleginnen und Kollegen, so kann man direkt die gewünschte Person auswählen. Selbstverständlich kann man auch Gruppen auswählen. Diese vom Administrator verwalteten Kollaborationsgruppen enthalten mehrere Kolleginnen und Kollegen.

Wählt man nun eine Person oder eine Gruppe aus, werden die entsprechenden Personen darüber informiert, indem sie die Aktivität als „ungelesen“ sehen. Sie können nun auch als Teilnehmer der Aktivität die ganze Sammlung sehen und bearbeiten.

Teilnehmer hinzufügen

Eine erfolgreiche Zusammenarbeit hängt auch davon ab, ob die beteiligten Personen auf dem gleichen Wissenstand sind und wissen, wann sie etwas beitragen können. In den Aktivitäten gibt es hierzu die Möglichkeit, Teilnehmer hinzuzufügen. Das kann man auf zwei Wegen machen.

Sichtbarkeit einer Aktivität

Die Möglichkeit, ERP-Daten mit Aktivitäten und somit Vorgängen zu verknüpfen, ermöglicht es, vollkommene Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten – sowohl während der Bearbeitung des Vorgangs als auch in der historischen Nachbetrachtung.

Aus diesem Grund können alle Kolleginnen und Kollegen alle Aktivitäten in Salesware sehen. Denn nur so kann man zum Beispiel beim Recherchieren, bei Beschwerden oder neuen Aufgaben sehen, welche Historie oder welche Vorgänge ein Kunde, eine Bestellung oder auch ein Artikel hatte.

Sehen können also alle Personen alle Aktivitäten. Bearbeiten können sie diese nur, wenn sie auch Teilnehmer einer Aktivität sind.

Möchte man jedoch, dass man nur selbst eine Sammlung oder eine komplexe Struktur sehen kann, so kann man diese auf „privat“ stellen. Dazu klickt man einfach rechts neben den Teilnehmern auf das Schloss-Symbol. Ist diese blau hinterlegt, so ist die Sammlung privat.

Kommentieren, Diskutieren und Erwähnen

Bearbeitet man eine Aktivität, so entsteht oftmals die Notwendigkeit, sich mit Kolleginnen und Kollegen auszutauschen, um benötigte Informationen zu erhalten oder man möchte Erkenntnisse zur besseren Nachvollziehbarkeit dokumentieren.

Schreibt man eine Nachricht in den Bereich „Anmerkungen und Diskussionen“, so wird diese innerhalb der Aktivität archiviert. Jede Person kann sehen, wann wer diese Anmerkung hinterlassen hat.

Möchte man nun aber mit einer Kollegin oder einem Kollegen innerhalb einer Aufgabe kommunizieren, so kann man dies ebenfalls im genannten Bereich machen. Dazu kann man in das oberste Feld die gewünschte Nachricht schreiben und diese absenden.

Wenn man eine Nachricht hinterlässt, werden alle Teilnehmer informiert, dass eine Aktivität, in der sie Teilnehmer sind, ungelesen ist. Erwähnt man eine Person in einer Nachricht direkt, so wird diese Nachricht für die erwähnte Person separat gekennzeichnet. So kann die Person direkt auf die Nachricht antworten. Um eine Kollegin oder einen Kollegen zu erwähnen, kann man entweder in der Nachricht ein „@“ eingeben und den Namen der Person schreiben oder direkt auswählen. Alternativ kann man auch ein „/“ eingeben und dann den Eintrag „@ Erwähnen“ auswählen.

Nach dem Senden findet die erwähnte Person alle Aktivitäten, in denen sie erwähnt worden ist, im Filter „Alle Aktivitäten / Ich wurde erwähnt“.

Daten und Personen erwähnen

Nicht immer möchte man ERP-Daten – wie unter „Aktivitäten, Dateien und ERP-Daten sammeln“ beschrieben – fest mit einer Aktivität oder einer Sammlung verknüpfen. Vielmehr macht es immer mal wieder Sinn, auf Daten oder Personen hinzuweisen.

Dazu kann man in der Beschreibung einer Aktivität sowie in einer Nachricht im Bereich „Anmerkungen und Diskussionen“ sogenannte „Slash-Commands“ nutzen. Mit Hilfe dieses Kurzbefehls kann man während der Eingabe direkt nach einem gewünschten Datensatz oder einer gewünschten Person suchen. Hat man diese gefunden und klickt sie an, so wird der ausgewählte Datensatz oder die ausgewählte Person in der Nachricht/Beschreibung erwähnt und auch „lose“ verlinkt.

Was bedeutet das? Der Datensatz oder die Person wird mit einem Link versehen. Klickt man diesen Link an, so sieht man in einer kleinen Box weitere Informationen zum Datensatz und kann von dort aus weitere Aktionen ausführen. Allerdings sind die angezeigten Daten nicht fest mit der Aktivität verknüpft und so kann man aus dem Datensatz heraus nicht in die Aktivität wechseln.

Aktivitäten im Blick behalten

Nicht immer ist es möglich, Vorgänge „in einem Schwung“ abzuarbeiten. Oftmals wird ein Vorgang etappenweise über einen gewissen Zeitraum bearbeitet, insbesondere wenn eine Kommunikation mit Kolleginnen und Kollegen im Rahmen des Vorgangs wichtig ist.

Um einen schnellen Zugriff auf Aktivitäten zu haben, die man aktuell bearbeitet, empfiehlt es sich, diese „anzupinnen“. Dazu klickt man links oberhalb der Bezeichnung der Aktivität an das Symbol mit der Stecknadel. Diese wird blau hinterlegt und die Aktivität wird rechts unterhalb der Warenkörbe eingeblendet.

Nun kann man immer – egal in welchem Bereich man arbeitet – mit einem Klick in der rechten Leiste die gewünschte Aktivität in den Vordergrund holen und bearbeiten.

Eine Aktivität aufrufen

Aktivitäten als zentrales Bestandteil von Salesware sind schnell erreichbar und leicht zu finden, damit man die darin enthalten Informationen verarbeiten und ggf. bearbeiten kann.

Aus diesem Grund gibt es permanent einen Arbeitsbereich „Aktivitäten“ oben links in der Leiste. Mit einem Klick darauf werden die Aktivitäten eingeblendet. Alternativ kann man die Aktivitäten auch über das Box-Symbol ganz oben rechts aufrufen oder einen neuen Arbeitsbereich links in der Leiste aufrufen.

Im Arbeitsbereich selbst kann man in der globalen Suche alle Suchbegriffe eingeben, die man zum Auffinden der richtigen Aktivität benötigt. Die Suche ist – wie gewohnt – fehlertolerant und durchsucht diverse Bereich der Aktivitäten.

Am meisten Nutzen hat man wohl im neu geschaffenen Filterbereich links innerhalb des Arbeitsbereichs. Dort kann man anhand fest definierter Filter die Aktivitäten nach Status, nach Fälligkeit, nach Typ oder auch nach Zugehörigkeit oder dem Lesestatus filtern.

Und das Beste ist, dass man jeden Filter auch anpassen und diesen angepassten Filter wiederum mit einem Klick auf „+ Als Favorit speichern“ als eigenen Favorit abspeichern kann! So kann man sich ganz individuelle Favoriten setzen, auf die man schnell zugreifen kann.

Wählt man eine Aktivität aus, so wird diese zuerst in der gewohnten Schnellansicht ganz rechts angezeigt. So kann man sich ganz schnell einen Überblick über den Inhalt, Anmerkungen, Checklisten und weitere Verknüpfungen verschaffen. Möchte man mehr Details sehen oder die Aktivität bearbeiten, so muss man die Schnellansicht mit einem Klick auf den Pfeil aufklappen. Ist man fertig mit der Bearbeitung, kann man wieder die Schnellansicht ansehen, indem man die Bearbeitung mit einem Klick auf den Pfeil schließt.

Aktivitäten individuell vorgeben

Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, eigene Aktivitätstypen, Strukturen und Hinweise anzulegen. Sie können zudem bestimmen, welche Details diese Aktivitäten enthalten, wo sie angezeigt werden, welche Vorgaben bei der Anlage übernommen werden, welche Angaben verpflichtend sind, usw.

Kurzum: Sie können die Aktivitäten auf den Bedarf in Ihrem Unternehmen anpassen. Mit Hilfe der Benutzergruppen können Sie sogar festlegen, dass nur ausgewählte Kolleginnen und Kollegen Zugriff auf bestimmte Aktivitäten haben.

Selbstverständlich können Sie auch die in Salesware enthaltenen Aktivitätstypen deaktivieren, wenn diese nicht Ihren Anforderungen entsprechen. Bitte beachten Sie, dass lediglich die „Notiz“ nicht deaktiviert werden kann, da diese Basis der Schnellnotiz ist.

Das Kundendashboard

Bei Kunden, die festgelegten Kundengruppen angehören, werden beim Aufruf der Detailseite wichtige Informationen zum Kunden angezeigt. Diese Informationen ermöglichen einen schnellen Überblick über den Kunden im Hinblick auf verschiedene Bereiche.

Welche Aktivitäten wurden zuletzt mit dem Kunden verknüpft?

Unterhalb der Hinweise kann man die letzten, mit dem Kunden verknüpften Aktivitäten sehen. Selbstverständlich kann ich diese mit einem Klick in das Dreipunktmenü direkt aufrufen und mir zum Beispiel in der Schnellansicht ansehen.

Eine Besonderheit stellt die im rechten Bereich angezeigte Aktivität dar. Es handelt sich um einen bestimmten Aktivitätstyp, den der Administrator definiert hat. Es wird immer die letzte Aktivität dieses Typs, angezeigt.

Analysen neu gedacht

Wenn man sich einen Überblick zum aktuellen Stand oder zu historischen Entwicklungen verschaffen möchte, ist es hilfreich, wenn man man direkt auf Umsatzdaten des Kunden zugreifen kann. Oftmals ist das nicht möglich und man muss Umsatzlisten von Kolleginnen und Kollegen erfragen, die mit dem ERP-System arbeiten.

Mit Salesware kann man direkt und ohne Verzögerung die Umsatz- und Absatzdaten seiner Kunden analysieren. Hierzu kann man entweder einen neuen Arbeitsbereich „Analysen“ aufrufen oder beim Kunden direkt aus dessen Dreipunktmenü heraus die „Analyse starten“.

Es öffnet sich ein neuer Arbeitsbereich und man sieht die Umsatzzahlen der letzten 12 abgeschlossenen Monate. Diese werden sowohl grafisch in einem Diagramm als auch tabellarisch darunter angezeigt.

Und nicht nur das. Zudem wird immer der Zeitraum vor dem ausgewählten Zeitraum zum Vergleich herangezogen. So kann man auch sehen, wie sich die Umsätze des Kunden im Vergleich zu vorher entwickelt haben.

Man kann zwischen den verschiedenen Ansichten wechseln und sich die Umsätze so aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten.

Auffälligkeiten bei Artikeln

Selbstverständlich gibt es verschiedene Möglichkeiten, den Verkauf einzelner Artikel zu bewerten. Häufig wird dafür ein Zeitraum mit einem anderen verglichen und dort dann zuerst nach ausbleibenden Verkäufen geschaut. Ab und an wird noch die prozentuale Veränderung hinsichtlich des Verkaufs geschaut. Das alles sind erprobte Mittel, doch Salesware geht weiter.

Hat man einen Zeitraum ausgewählt, so wird automatisch der gleiche Zeitraum davon als Vergleich herangezogen. Auf Basis der in diesen Zeiträumen verkauften Artikel werden Auffälligkeiten ermittelt. Hier werden die sogenannten „Fokusartikel“ ermittelt. Das sind die Top 20 % der Artikel, die im ausgewählten Zeitraum und/oder im Vergleichszeitraum am stärksten zum Umsatz und Absatz beigetragen haben. Den Anteil kann der Administrator in Salesware ändern.

Und nur diese Fokusartikel werden dann nochmals auf ihre Entwicklung zwischen den Zeiträumen hin untersucht. Denn entwickelt sich ein Artikel „im Schnitt“, ist es gut und muss nicht weiter beachtet werden. Entwickelt sich ein Artikel hingegen überdurchschnittlich gut, so ist das einen genaueren Blick wert. Das ist auch der Fall, wenn sich ein Artikel schlecht entwickelt hat. Hier ist der Umsatz oder Absatz vergleichsweise stark eingebrochen und dem sollte man auf die Spur gehen. Liegt es am Artikel, an der Lieferfähigkeit bzw. Verfügbarkeit? Hat der Kunde anstelle dieses Artikels einen anderen Artikel gekauft?

Artikel, die sich überdurchschnittlich gut entwickelt haben, werden mit einem grünen Pfeil in der Spalte „Fokus“ gekennzeichnet. Artikel, die sich leider sehr schlecht entwickelt haben, werden mit einem roten Pfeil in der Spalte „Fokus“ gekennzeichnet. Wählt man einen dieser Artikel aus, so wird in der Schnellansicht des Artikels im Bereich „Artikel-Analyse“ nochmals erklärt, wieso der Artikel ein Fokusartikel ist.

Mit einem Filter auf „Fokus = Ja“ kann man sich nur die Fokusartikel ansehen.

Artikel mit Potential

Die Analyse der Umsätze eines Kunden gibt schon einmal sehr viel Aufschluss über potentielle, neue Umsätze und Verkaufschancen. Salesware erweitert diese Sichtweise um die Kunden der gleichen Kundengruppe. Es wird also geprüft, ob Artikel, die der Kunde im Zeitraum oder davor gekauft hat, von anderen, ähnlichen Kunden (gleiche Kundengruppe) besser gekauft worden sind.

Haben alle anderen Kunden der gleichen Kundengruppe im Vergleich zum vorherigen Zeitraum einen Artikel überdurchschnittlich gut gekauft, wohingegen das beim aktuell ausgewählten Kunden nicht der Fall war, so wird der Artikel als „Potential“ gekennzeichnet.

Analysen anpassen

Teilweise kann es hilfreich sein, Umsätze und Absätze aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten. Das ist selbstverständlich mit Hilfe der verschiedenen Ansichten möglich. Möchte man jedoch Umsätze in verschiedenen Teilbereichen betrachten, kann es hilfreich sein, die Analysen auf diesen Teilbereich einzuschränken.

Das kann man mit Hilfe der Filter machen. Denn egal in welcher Analyse man sich gerade befindet, man kann immer auf alle Felder in den Analysen zugreifen. So kann man zum Beispiel Artikel analysieren, die nur von Kunden einer Kundengruppe gekauft worden sind. Oder man kann die Artikel einer Artikelgruppe analysieren.

Neben den Filtern, die unabhängig von der Ansicht zur Verfügung stehen, gibt es auch Filter, die in Abhängigkeit der gewählten Ansicht genutzt werden können. Das betrifft die Felder, die auf Basis der Auswahl berechnet werden. In erster Linie sind das die Mengen-, Umsatz- und Roherlösangaben mitsamt deren Veränderung. Speziell in der Ansicht „Nach Artikel“ werden auch die Werte in den Spalten „Fokus“ und „Tags“ immer neu auf Basis der aktuellen Auswahl ermittelt. Daher stehen diese nur hier zur Verfügung.

Verknüpfte Daten auf vielen Ebenen

Salesware bietet den Vorteil, dass man in mehreren Arbeitsbereichen parallel arbeiten kann. So kann man zum Beispiel mehrere Bestellungen gleichzeitig einsehen und bearbeiten. Oder man kann während man eine Mail aufgerufen hat auch noch die Kundenstammdaten bearbeiten. Man kann sich also jedes Element in einem eigenen Arbeitsbereich aufrufen und dann zwischen den Arbeitsbereichen wechseln.

Ab und zu möchte man jedoch die Möglichkeit haben, kurz einen Blick auf eine verknüpfte Information zu werfen oder einen verknüpften Datensatz zu bearbeiten ohne gleich einen neuen Arbeitsbereich aufzurufen. Diese Möglichkeit gibt es nun. Denn ruft man eine verknüpfte Information in der Schnell- oder Detailansicht auf, so wird diese im selben Arbeitsbereich über der aktuellen Information angezeigt. Mit einem Klick auf „Zurück“ kann man dann wieder zur letzten Information zurückgehen.

Mails als Datei herunterladen

Wenn man mit der Mailintegration in Salesware arbeitet, kann es ab und an notwendig sein, eine Mail als Datei herunterzuladen. Das ist nun über des Dreipunktmenü einer Mail möglich. Klickt man die Option „Herunterladen“ an, wird die Mail im EML-Format lokal heruntergeladen.