Die Entitätslisten in Salesware wurden um die Möglichkeit der Gruppierung der Einträge erweitert. Der Benutzer hat nun die Möglichkeit in den Arbeitsbereichen Aktivitäten, Artikel, Angebote, Bestellungen und Kontakten die Ergebnisliste nach einem Feld gruppiert anzuzeigen. Hierzu wählt der Benutzer in der Auswahlliste „Gruppieren“ das Feld aus, nach dem gruppiert werden soll.
Bei Datumfeldern stehen dabei die Möglichkeiten zur Auswahl, die Gruppierung entweder auf Tages-, Wochen-, Monats-, Quartals oder Jahresbasis vorzunehmen.
Darüber hinaus werden die, vom Administrator definierten, Summenwerte im jeweiligen Gruppenkopf ebenfalls angezeigt. Die Möglichkeit zur Gruppierung der Einträge steht sowohl in Listen als auch in Kachelansichten zur Verfügung.
Warenkörbe und Angebote können nun in Salesware auch mit Grundartikeln befüllt werden. Fügt ein Benutzer den Grundartikel eines Variantenartikels zu einem Warenkorb oder einem Angebot hinzu, so erscheint weiterhin die Lightbox zur Auswahl der entsprechenden Variante. Diese Lightbox wurde nun aber um die Option ergänzt den Grundartikel selbst einzufügen.
Vor der Abschließenden Übergabe der, aus dem Warenkorb oder dem Angebot resultierenden, Bestellung an das ERP-System muss der Grundartikel jedoch weiterhin gegen eine konkrete Variante ausgetauscht werden.
Ab sofort besteht in den Arbeitsbereichen Aktivitäten, Angebote, Artikel, Bestellungen, Kontakte und Mail die Möglichkeit einen Multi-Select zu aktivieren.
Aktuell können die ausgewählten Elemente zunächst in einem neuen Arbeitsbereich geöffnet werden, oder aber auch als CSV-Datei exportiert werden. Die beim Multi-Select zur Verfügung stehenden Funktionen werden mit den nächsten Releases sukzessive ausgebaut.
Der Multi-Select steht sowohl in Listen-, als auch in Kachelansichten zur Verfügung.
Der erneute Klick auf einen geöffneten Warenkorb in der Warenkorbleiste schließt diesen nun.
Im Kundendashboard können nun individuelle HTML-Inhalte angezeigt werden.
Bei Kontakten können nun Social Media Links hinterlegt werden.
Der Reiter „Custom“, in dem individuelle Felder angezeigt werden können, kann nun umbenannt werden.
Es wurden diverse Anpassungen an der Pflege und Verwendung der von Administratoren definierten Filterregeln vorgenommen.
Die Navigationsfilter im Bereich Aktivitäten wurden um die Filter „Meine offenen Aktivitäten“ und „Alle Aktivitäten“ ergänzt, andere Navigationsfilter wurden entfernt.
Die Kachelansicht von Artikeln wurde um die Anzeige des Grundpreises erweitert.
In den Details eines Kunden werden im Reiter Belegzuordnung nun zusätzliche ERP-Eigenschaften berücksichtigt.
Die Sortierung der Artikellisten „Zuletzt bestellte Artikel“ und „Vorgänge/Artikel“ in der Detailansicht eines Kontaktes wurde angepasst.
Es besteht nun die Möglichkeit den Kontextmenü-Eintrag „Retoure / Storno“ auszublenden
Im Bereich „Mail“ wird nun auch in Listen ohne Vorschau das Icon zu verknüpften Entitäten angezeigt
Hinzufügen von erwähnten Elementen zu einer Aktivität
Um ein erwähntes Element, wie beispielsweise einen Artikel, eine Bestellung oder auch einen Benutzer, einfacher zu einer Aktivität hinzufügen zu können wurden die QuickInfos der Elemente erweitert.
Werden die QuickInfos einer Entität, eines Benutzers oder einer Kollaborationsgruppe im Kontext einer Aktivität angezeigt, so verfügen diese nun über ein Plus-Icon. Ein Klick auf das Icon fügt die Entität als Verknüpfung bzw. den Benutzer oder die Kollaborationsgruppe als Teilnehmer zu der entsprechenden Aktivität hinzu.
Angepasste Navigationsfilter im Bereich der Aktivitäten
Um Inhalte die über die Salesware App hochgeladen wurden schneller auffindbar zu machen wurde in den Navigationsfiltern im Bereich „Alle Aktivitäten“ ein neuer Ordner namens „Aus App geteilt“ integriert. Aktivitäten, die über die App hochgeladen wurden bleiben so lange in diesem Ordner, bis sie gelöscht, oder in einen anderen Aktivitätstyp konvertiert wurden.
Eine weitere Änderung in den Navigationsfilter der Aktivitäten betrifft den Bereich „Nach Typ“. Dieser wurde neu strukturiert und beinhaltet nun auf oberster Ebene eine Liste aller Aktivitätstypen. Ein Klick auf einen der Aktivitätstypen zeigt alle Aktivitäten dieses Typs unabhängig von ihrem Status an. Unterhalb eines jeden Aktivitätstyp befinden sich zusätzlich Filter auf die einzelnen Status des Typs, so dass auch darauf gefiltert werden kann.
Mit dieser Version von Salesware wurde die Möglichkeit geschaffen Summenzeilen in Entitätslisten anzuzeigen. Der Administrator hat nun die Möglichkeit, für verschiedene Arbeitsbereiche, wie zum Beispiel Aktivitäten, Artikel, Angebote, Bestellungen oder Kontakte, Felder zu definieren, für die beispielsweise der Gesamtwert aller Elemente des Suchergebnisses angezeigt wird.
Dabei kann der Administrator zwischen unterschiedlichen Aggregatsfunktionen wie Summe, Anzahl, Durchschnitt, Maximum oder auch Minimum wählen.
Der Benutzer kann die Summenzeile, die oberhalb der Ergebnisliste angezeigt wird, über ein neues Icon in der Kopfzeile des Arbeitsbereiches ein- oder ausblenden. Die Summenzeile steht sowohl in der Listenansicht, als auch in der Kachelansicht zur Verfügung.
Innerhalb der Standardfilter in den Aktivitäten wurde die Sortierung geändert. Diese erfolgt nun chronologischer Reihenfolge, so dass die zuletzt geänderten Aktivitäten ganz oben angezeigt werden.
Chats können nun angeheftet werden. Diese werden immer oberhalb der letzten Unterhaltungen angezeigt.
Der Warenkorb wurde um einen Hinweis erweitert, wenn dieser aktuell nur durch den Ersteller des Warenkorbs bearbeitet werden kann.
Die Filter „Kundengruppennummer“ und „Artikelgruppennummer“ wurden um Wertelisten erweitert.
Die Kontextmenüs der kundenindividuellen Artikel wurden im Bereich der Artikel um den Eintrag „Kunde Schnellansicht“ erweitert bzw. im Bereich Kontakt wurde die Bezeichnung auf „Artikel Schnellansicht“ korrigiert. Das Kontextmenü einer Warenkorbposition wurde ebenfalls um den Eintrag „Artikel Schnellansicht“ erweitert.
Unterschiedliche Typen von Links in Salesware wurden von in ihrer Funktionsweise und Benamung her angeglichen.
Die Sidebar von Angeboten wurde angepasst. Dort werden nun die Alternativartikel des Angebots nicht mehr angezeigt.
Ab sofort können Sie neben Aktivitäten sowie Strukturen, Sammlungen und Hinweise und deren Vorlagen direkt im Kontextmenü duplizieren. Das Duplizieren ist jetzt intuitiv und bietet Ihnen eine klare Übersicht über das neue Duplikat.
Wenn Sie eine Aktivität duplizieren, werden Sie als Ersteller hinterlegt und die Bezeichnung erhält automatisch den Zusatz „Duplikat von“. Das ursprüngliche Protokoll und Kommentare werden nicht übernommen, sodass Sie mit einer sauberen, aktuellen Kopie arbeiten können. Nur die wichtigsten Werte und Elemente der Ursprungsaktivität oder Struktur bleiben erhalten. Diese erscheint im selben Kontext wie das Original und wird übersichtlich direkt darunter eingefügt.
Eine zusätzliche Sicherheitsfunktion stellt sicher, dass nur Benutzer, die bereits Teilnehmer einer Struktur, Sammlung oder eines Hinweises sind, diese auch duplizieren dürfen. Dies verhindert ungewollte Schreibzugriffe und gewährleistet den Schutz der Datenintegrität. So behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Inhalte und können dennoch effizient arbeiten.
Mit dieser neuen Funktion erleichtern wir Ihnen die Arbeit an wiederkehrenden Aufgaben und Projekten, während Sie stets eine klare Übersicht und Kontrolle behalten.
Um eine klare und einheitliche Nachverfolgung des Fortschritts in allen Aktivitäten zu gewährleisten, haben wir ein allgemeines und verpflichtendes Statusfeld für alle Aktivitätstypen eingeführt. Dieses Feld wird automatisch zu allen neuen und bestehenden Aktivitäten hinzugefügt und ist von Ihrem Administrator konfigurierbar. Die Werte des Statusfelds sind anpassbar, jedoch nicht löschbar, was für eine transparente und konsistente Statusanzeige in allen Arbeitsprozessen sorgt.
Eine wichtige Neuerung betrifft die Statuslogik: Der Status eines übergeordneten Elements – wie einer Struktur, Sammlung oder eines Hinweises – bestimmt nun auch den Status der darin enthaltenen Aktivitäten. Wenn ein übergeordnetes Element als „Abgeschlossen“ markiert ist, werden auch die enthaltenen Aktivitäten als abgeschlossen angezeigt, selbst wenn deren individueller Status einen anderen Bearbeitungsstand anzeigt. Dies bietet eine klare Übersicht über den Gesamtfortschritt, während der ursprüngliche Status jeder Aktivität zur Transparenz beibehalten wird. Ein Info-Icon weist darauf hin, dass eine Aktivität als abgeschlossen gilt, weil das übergeordnete Element den Status „Abgeschlossen“ hat.
Die Sammlungsansicht wurde zudem angepasst: Das Statusfeld zeigt in Sammlungen standardmäßig die Optionen „Neu“ und „Abgeschlossen“ an und wird im Detailbereich dargestellt, einschließlich einer Übersicht der Beschreibung. In der Schnellansicht (erweitert und reduziert) wird das Status-Icon des übergeordneten Elements eingeblendet, falls dessen Status nicht „Neu“ ist, sodass Sie stets den Gesamtstatus im Blick haben.
Beispiel
Ich habe eine alte Aufgabe gefunden, die noch als „Neu“ markiert ist, jedoch nicht mehr relevant. Sie wird also nicht mehr bearbeitet, wurde aber auch nie wirklich abgeschlossen. Daher möchte ich den Status der Aufgabe selbst nicht ändern.
Ich möchte allerdings auch nicht mehr diese Aufgabe in meinen offenen Aktivitäten sehen. Aus diesem Grund ändere ich den Status der Sammlung, in der die Aufgabe liegt, auf „Abgeschlossen“ ab. Daraufhin wird die komplette Sammlung als abgeschlossen gekennzeichnet und obwohl die Aufgabe ihren letzten Status beibehält, wird sie nicht mehr als „offen“ angezeigt.
HinweisE
Im Rahmen dieser neuen Funktion haben wir den Status „Nicht begonnen“ im gesamten System in „Neu“ umbenannt. Bestehende Aktivitäten und Vorlagen wurden entsprechend aktualisiert, ohne Änderungen an der bisherigen Zuordnung vorzunehmen.
Zur besseren Übersicht und einheitlichen Statusanzeige haben wir die prozentuale Fortschrittsanzeige aus Strukturen und Meilensteinen entfernt, da der Status des übergeordneten Elements nun den Gesamtstatus des Vorgangs festlegt.
Um die Filterung auf eigene Aktivitäten zu beschleunigen, haben wir das Filter-Flyout in den Aktivitäten erweitert. Ab sofort erscheint der eigene Benutzer bei allen Filtern, die auf eine Benutzerliste zugreifen, an erster Stelle und wird mit dem Suffix „(Du)“ angezeigt. Dies erleichtert es Ihnen, schnell und gezielt Ihre eigenen Aktivitäten einzusehen.
Diese Anpassung gilt auch für Auswahllisten in anderen Bereichen, wie beispielsweise für die Felder „Ersteller“ und „Bearbeitet“ im Warenkorb.
Die Preisinformationen werden jetzt auch in der Schnellansicht eines Artikels oder einer Warenkorbposition genauso detailliert angezeigt wie in der Kachelansicht.
Ein gültiger Rabatt wird, wie in der Kachelansicht, als Hinweis direkt über dem Artikelbild oder links neben der Artikelbezeichnung angezeigt. Zusätzlich wird der Basispreis des Artikels ohne Abzug des Rabatts durchgestrichen in einer leicht abgedunkelten Schrift oberhalb des rabattierten Preises dargestellt.
Dies sorgt für eine übersichtliche und konsistente Anzeige der Preisinformationen, sowohl in der Schnellansicht als auch in der Kachelansicht, und bietet eine klare Darstellung des ursprünglichen und rabattierten Preises.
Sie können Mails jetzt deutlich schneller und flüssiger bearbeiten, da wir im Hintergrund technische Anpassungen vorgenommen haben. Konkret wird bei der Ermittlung der Navigationsfilter und der ungelesenen Elemente nun seltener auf die API der Mailintegration zurückgegriffen. Statt kontinuierlicher Anfragen wird die Anzeige nur noch gezielt aktualisiert, was die Systemleistung schont und für ein reibungsloseres Arbeiten sorgt. Dadurch wird die Bearbeitung von Mails effizienter.
Salesware bietet nun die Möglichkeit, alle offenen Arbeitsbereiche mit einem Klick zu schließen, was eine schnelle Bereinigung der Arbeitsbereichsleiste und eine klare Übersicht schafft.
Über das Kontextmenü eines beliebigen Arbeitsbereichs in der Arbeitsbereichsleiste oder in der Arbeitsbereichsübersicht kann die neue Option „Alle Arbeitsbereiche schließen“ ausgewählt werden. Zudem erreichen Sie diese Funktion im Dreipunktmenü des Arbeitsbereichs oben rechts, wenn Sie sich in der Arbeitsbereichsübersicht befinden.
Falls es offene Arbeitsbereiche mit nicht gespeicherten Änderungen gibt, erscheint eine Nachfrage zum Speichern der Änderungen. Diese erscheint für jeden Arbeitsbereich einzeln, sodass Sie entscheiden können, ob Sie die Änderungen speichern, verwerfen oder den Schließvorgang abbrechen möchten. Die Abfrage erfolgt der Reihe nach von oben nach unten, und alle Arbeitsbereiche, die geschlossen werden können, werden direkt geschlossen.
In Salesware können Sie jetzt die Spaltenbreiten in bestimmten Tabellen mit einem Klick auf den Ursprungszustand zurücksetzen. In Tabellen, bei denen Sie keine Ansichten auswählen können, aber die Spaltenbreiten anpassbar sind, finden Sie im Tabellenmenü unter „Als CSV exportieren“ die Option „Spaltenbreiten zurücksetzen“.
Durch Auswahl dieser Option werden alle Spalten auf die initialen Breiten zurückgesetzt und die Änderungen werden sofort gespeichert. Diese Funktion bietet eine schnelle Möglichkeit, die Spaltenbreiten bei Bedarf auf die Ausgangswerte zurückzusetzen und sorgt für eine übersichtliche und konsistente Tabellenansicht.
Ab sofort werden Links, die in HTML-Inhalten innerhalb von Salesware hinterlegt sind (wie z.B. im Business-Login-Widget), direkt in einem neuen Arbeitsbereich innerhalb von Salesware geöffnet. Die bisherige Meldung zu externen Links entfällt für diese internen Links, und anstelle eines neuen Browser-Tabs wird der Link nahtlos im aktuellen Tab als neuer Arbeitsbereich angezeigt.
Diese Änderung sorgt für eine flüssigere Navigation und ermöglicht es Ihnen, innerhalb von Salesware effizienter zwischen verschiedenen Bereichen zu wechseln, ohne durch zusätzliche Browser-Tabs unterbrochen zu werden.
Ihre Kunden sehen im B2B-Portal ab sofort keine negativen Bestände oder Verfügbarkeiten mehr. Stattdessen wird bei allen Beständen und Verfügbarkeiten der niedrigste angezeigte Wert auf „0“ begrenzt, um ein übersichtlicheres und klareres Bild der Verfügbarkeit zu bieten.
Diese Änderung gilt auch für Filteroptionen: Ihre Kunden können nur auf Werte ab „0“ filtern. Bei einer Filterung auf „0“ werden intern alle Bestände und Verfügbarkeiten von „0“ und darunter angezeigt. Dies sorgt dafür, dass keine negativen Werte erscheinen und die Verfügbarkeit für Ihre Kunden konsistent dargestellt wird.
Diese Anpassungen verbessern die Benutzerfreundlichkeit im B2B-Portal und sorgen für eine klarere und gezielte Darstellung der Verfügbarkeiten.
Ab sofort ist es nicht mehr möglich, dass Sie in Salesware aus Versehen den Warenkorb Ihres Kunden übernehmen. Solange der Kunde seinen Warenkorb noch nicht als Preisanfrage oder Bestellung übergeben hat, können Sie diesen Warenkorb weiterhin nur im Lesemodus einsehen. Das ist wichtig, um die Integrität und Unabhängigkeit der Kunden zu wahren.
Als Administrator haben Sie nun die Möglichkeit, bestehende Aktivitäten, Strukturen und Hinweise direkt in der Administration zu duplizieren und bei Bedarf anzupassen. Diese Funktion ermöglicht eine schnellere Erstellung ähnlicher Aktivitäten und sorgt für konsistente Einstellungen.
Beim Duplizieren wird die Bezeichnung der Aktivität, der Struktur oder des Hinweises übernommen und automatisch mit dem Zusatz „Duplikat von“ versehen. Alle relevanten Einstellungen und Werte des Ursprungsobjekts werden übernommen. Wenn Sie eine Struktur duplizieren, werden alle untergeordneten Elemente ebenfalls dupliziert. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn innerhalb der Administration ähnliche Strukturen mehrfach erforderlich sind.
Um den Fortschritt in Prozessen, z. B. im Vertrieb, klarer darzustellen, haben wir ein neues Systemfeld „Phase“ für Aktivitäten eingeführt. Dieses Feld bietet eine vordefinierte Auswahl an Vertriebsphasen, die Sie als Administrator zur Strukturierung von Prozessen nutzen können. Das Feld „Phase“ zeigt den aktuellen Prozessstatus an und ist durch ein Schloss-Symbol vor ungewollten Änderungen geschützt, was eine konsistente Nutzung sicherstellt.
Die voreingestellten Werte sind: Akquise, Qualifizierung, Angebot und Entscheidung. Falls Sie zusätzliche Werte hinzufügen möchten, können Sie diese jederzeit ergänzen, um spezifische Anforderungen Ihres Unternehmens zu unterstützen.
Diese neue Funktion erleichtert das Nachverfolgen und Visualisieren von Vertriebsphasen oder beliebigen, anderen Prozessphasen und unterstützt eine strukturierte, transparente Arbeitsweise in Salesware.
Als Administrator haben Sie nun die Möglichkeit, in der Konfiguration der Standorte alle zugeordneten Benutzer direkt einzusehen und zu verwalten. In der vierten Spalte des Bereichs „Definierte Standorte“ wird eine Tabelle angezeigt, die alle Benutzer eines Standorts auflistet. Über eine „+ Hinzufügen“-Zeile können Benutzer einem Standort neu zugeordnet werden, und bestehende Einträge lassen sich per Kontextmenü bequem entfernen.
Beim Entfernen eines Benutzers aus einem Standort erscheint eine Hinweismeldung, wenn der betreffende Standort als „Standard-Standort“ des Benutzers hinterlegt ist. Die Meldung enthält eine Liste der betroffenen Benutzer und informiert Sie darüber, dass diese nicht entfernt wurden. Um solche Benutzer einem anderen Standort zuzuordnen, muss zuerst der Standard-Standort geändert werden.
Falls ein Benutzer bislang keinem Standort zugeordnet war, wird automatisch der erste zugewiesene Standort als Standard-Standort festgelegt. Diese Funktion ist nicht auf Business Logins anwendbar.
Diese Erweiterung vereinfacht die Verwaltung und Zuordnung von Benutzern zu Standorten und gibt Ihnen als Administrator eine übersichtliche Kontrolle über die Standortzuteilungen.
Als Administrator sehen Sie beim Öffnen eines gespeicherten Favoriten für eine Business-Login-Gruppe ab sofort die tatsächlich gesetzten Filterkriterien anstelle der vergebenen Favoritenbezeichnung.
Während für die Business-Logins die einfache Anzeige des Favoritennamens weiterhin beibehalten wird, erhalten Sie in der Administration eine detaillierte Ansicht der aktiven Filtertags.
Diese Anpassung erleichtert die Verwaltung und Anpassung der Favoriten und bietet eine bessere Übersicht über die spezifischen Filterkriterien.
Als Administrator haben Sie nun eine verbesserte Möglichkeit, die Berechtigung zur Mengenanpassung im Warenkorb zu steuern.
Wenn einem Benutzer das Recht fehlt, die Menge einer Position im Warenkorb zu ändern, bleibt das Mengenfeld an allen relevanten Stellen vor dem Hinzufügen in den Warenkorb auf den Standardwert gesetzt und ist nur im Lesemodus verfügbar. Der Benutzer kann so lediglich die Standardmenge in den Warenkorb legen, ohne diese vorab anzupassen.
In der Variantenauswahl wird bei fehlender Berechtigung zur Mengenänderung ebenfalls eine Begrenzung eingeführt: Anstelle eines Mengenfeldes erscheint eine Checkbox für jede Variante. Der Benutzer kann damit pro Variante maximal eine Einheit auswählen, was eine konsistente Einhaltung der Mengenbeschränkung sicherstellt.
Diese Erweiterungen bieten eine feinere Kontrolle über die Benutzerrechte und sorgen für mehr Sicherheit und Konsistenz bei der Verwaltung von Warenkorbpositionen in Salesware.
Aufgrund aktualisierter Sicherheitsanforderungen der UPS-API und strategischer Änderungen wird die Unterstützung der Tracking-Anbieter UPS und Hermes in Salesware eingestellt. Aktuell gepflegte UPS- und Hermes-Zuordnungen sollten auf die „Trackinglink“-Option migriert werden, um weiterhin eine reibungslose Nachverfolgung zu ermöglichen.
Ab sofort können Sie wichtige Nachrichten als „dringend“ kennzeichnen und somit effizienter mit Ihren Kolleginnen und Kollegen zusammenarbeiten. So können Sie wichtige Nachrichten schnell identifizieren und effizient verwalten, sodass Sie keine dringenden Anliegen übersehen.
Sobald Sie in einer Nachricht eine Kollegen erwähnen, wird Ihnen in der Nachricht das Symbol angezeigt. Klicken Sie es an und die Nachricht wird als dringend gekennzeichnet. Das wiederum löst verschiedene Ereignisse aus.
Nachrichten, die als “dringend” markiert wurden, werden optisch hervorgehoben, um ihre Wichtigkeit zu betonen. Sie sind daher schnell erkennbar und durch ein Warnsymbol neben der Nachricht wird die Dringlichkeit zusätzlich verdeutlicht.
Wenn Sie eine Nachricht als dringend markieren, erscheint in den Navigationsfiltern ein weiterer Filter „Dringend / Warten auf Antwort“. Die von Ihnen als dringend markierte Nachricht wird dort angezeigt bis sie erledigt worden ist.
Wenn Sie in einer dringenden Nachricht erwähnt worden sind, wird Ihnen das in Salesware an verschiedenen Stellen angezeigt:
Sie sehen im Kopfbereich von Salesware ein viertes Symbol. Es handelt sich um ein Glocken-Symbol, das leicht pulsiert.
Zudem wird Ihnen eine eine Benachrichtigung mit der dringenden Nachricht eingeblendet, bis Sie darauf reagieren.
Des Weiteren erscheint ein weiterer Navigationsfilter „Dringend / Von mir zu erledigen“.
Tipp
Sie können sich selbst eine dringende Nachricht schreiben, indem Sie sich selbst erwähnen und die Nachricht als dringend markieren. So vergessen Sie diese Nachricht nicht.
Wurde eine Nachricht für Sie als „dringend“ gekennzeichnet, wird Ihnen permanent eine Benachrichtigung angezeigt. In dieser Benachrichtigung können Sie zum einen sehen, wer die Nachricht geschrieben hat und was die Nachricht ist. So können Sie einschätzen, wie dringend Sie diese erledigen müssen.
Zudem können Sie bereits in der Benachrichtigung reagieren. Sie können antworten und dabei auch auf die bereits bekannten Slash-Commands zugreifen. Somit können Sie schnell auf ERP-Daten verweisen oder zum Beispiel andere Kolleginnen erwähnen.
Eine dringende Nachricht wird solange als solche gekennzeichnet, bis die Nachricht als “erledigt” markiert worden ist. Dies hilft Ihnen, wichtige Nachrichten nicht aus den Augen zu verlieren. Selbstverständlich bleiben auch alle anderen Hinweise erhalten, bis die Nachricht erledigt worden ist.
Eine dringende Nachricht können Sie bereits in der Benachrichtigung „erledigen“. Sie können das aber auch jederzeit direkt in der betreffenden Aktivität machen. Im Übrigen kann das jede Kollegin machen, auch wenn sie nicht in der Nachricht erwähnt worden ist.
Am schnellsten können Sie die Nachricht erledigen, wenn Sie mit einem Klick auf das Glocken-Symbol die Benachrichtigung wieder aufrufen, als erledigt markieren, beantworten und absenden.
Wenn Sie sich einen schnellen Überblick über eine Aktivität verschaffen möchten, reicht oftmals der Blick auf die Schnellansicht. Möchten Sie nun Änderungen an der gerade angezeigten Aktivität vornehmen, so reicht ein Klick auf den zu ändernden Bereich.
Klicken Sie in der Schnellansicht auf die Beschreibung. Die Detailansicht öffnet sich und zeigt die Beschreibung an. Wenn Sie die Berechtigung haben, die Beschreibung zu bearbeiten, wird der Cursor automatisch ans Ende des Textes gesetzt, sodass Sie sofort loslegen können.
Klicken Sie auf eine Nachricht im Bereich „Anmerkungen und Diskussionen“ wird die Detailansicht geöffnet und der Bereich fokussiert. Dabei wird der Cursor direkt ins Kommentarfeld gesetzt.
In der Schnellansicht sehen Sie auch weitere Elemente der Aktivität. Mit einem Klick auf den gewünschten Bereich wird die Detailansicht aufgerufen und der Fokus wird im Bereich, den Sie in der Schnellansicht angeklickt haben, gesetzt.
So sparen Sie sich Zeit und können schneller auf die benötigten Informationen zugreifen sowie direkt Änderungen vornehmen, ohne zwischen Schnell- und Detailansicht wechseln zu müssen.
Sie sehen nun beim Aufruf einer ungelesenen Aktivität sofort, was sich seit Ihrem letzten Besuch geändert hat, ohne lange suchen zu müssen. Beim Aufruf der Aktivität sehen Sie ein Hinweisfeld oberhalb der Beschreibung in der Detailansicht. Dieses Feld zeigt alle Protokolleinträge in chronologischer Reihenfolge (neueste zuerst), die seit Ihrem letzten Aufruf hinzugefügt wurden.
Sie können das Hinweisfeld jederzeit durch Klicken auf das X in der rechten oberen Ecke schließen. Sobald Sie die Aktivität gelesen haben und erneut öffnen, werden die Änderungen nicht mehr angezeigt.
Wenn Sie nicht permanent in Salesware arbeiten, können Sie sich über die Einstellungen in Ihrem Profil über verpasste Benachrichtigungen informieren lassen. Diese Benachrichtigungen erhalten Sie nun auch, wenn sich an Aktivitäten, in denen Sie Teilnehmer sind etwas ändert oder Sie erwähnt werden. So bleiben Sie immer auf dem Laufenden, ohne ständig die Anwendung überprüfen zu müssen.
Wenn Sie in im Browser arbeiten, aber nicht Salesware im Fokus haben, werden Sie direkt im Browser über Änderungen an den Aktivitäten im Form einer Pop-Up Benachrichtigung informiert. Dazu müssen Sie die Benachrichtigungen in Ihrem Profil aktiviert haben.
Zusätzlich zu den Pop-Up Benachrichtigungen können Sie auch E-Mail-Benachrichtigungen erhalten. Dies stellt sicher, dass Sie keine wichtigen Updates verpassen, selbst wenn Sie nicht in der Anwendung sind.
Die Aktivitäten in Salesware sollen Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern und sich situationsbedingt anpassen können. Was meinen wir damit? Nicht immer ist bei der Erstellung einer Aktivität klar, was sich daraus ergibt. So kann es sein, dass eine Telefonnotiz angelegt wird und sich daraus eine Opportunity oder eine Reklamation entwickelt.
Daher können Sie nun eine Sammlung oder eine Struktur ganz einfach „weiterführen“. Dazu klicken Sie oben neben der Beschreibung auf die Schaltfläche. Daraufhin erscheint eine Auswahl aller Strukturen, die Ihnen zur Verfügung stehen sowie die Möglichkeit, die aktuelle Struktur in einer Sammlung weiterzuführen.
Haben Sie aktuell eine Sammlung geöffnet, so können Sie diese in einer Struktur weiterführen. Dabei wird die ausgewählte Struktur aus den Vorlagen angelegt und alle Elemente der Sammlung werden in die Struktur übernommen. Diese Elemente werden Ihnen angezeigt und Sie werden gebeten, sie in der Struktur an die gewünschte Stelle zu verschieben.
Beispiel
Ich erhalte eine Telefonnotiz von einem Kollegen mit der Bitte, dieser Verkaufschance nachzugehen. Ich rufe die Telefonnotiz auf und übernehme diese mit einem Klick auf die Sammlung in eine Opportunity. Die Opportunity wird angelegt und ich muss die Telefonnotiz noch an die gewünschte Stelle verschieben.
Sie können aber auch eine Struktur in eine andere Struktur weiterführen. In diesem Fall wird die ausgewählte Struktur aus der Vorlage angelegt und die Elemente der aktuellen Struktur werden übernommen. Diese müssen dann an die gewünschte Stelle per Drag and Drop verschoben werden.
Wichtig
Falls durch die Weiterführung Informationen verloren gehen könnten (z.B. Felder, die in der neuen Struktur nicht existieren), werden Sie in einer Meldung darüber informiert. Zudem werden Meilensteine aus der Ursprungsstruktur nicht übernommen.
Alle anderen Angaben werden ohne Veränderung in die neue Struktur übernommen. Sie verlieren also keine Daten und auch die Historie der ursprünglichen Sammlung / Struktur bleibt erhalten.
Sie können auch eine Struktur in eine Sammlung weiterführen. Dabei werden alle Felder sowie die Meilensteine entfernt.
Durch diese neue Möglichkeit wird die Flexibilität und Effizienz in der Organisation Ihrer Inhalte erheblich gesteigert. Sie können jetzt problemlos zwischen verschiedenen Strukturen wechseln, ohne dabei Daten oder wichtige Informationen zu verlieren. Aktivitäten und Anhänge werden vollständig übernommen, sodass Sie nahtlos weiterarbeiten können.
Dank der klaren Hinweismeldungen bei der Weiterführung behalten Sie stets die Kontrolle darüber, welche Anpassungen notwendig sind. Die Möglichkeit, Elemente per Drag & Drop in die neue Struktur zu verschieben, spart Ihnen Zeit und erleichtert die Organisation Ihrer Inhalte.
In Salesware wird die Möglichkeit, Mails innerhalb von Aktivitäten zu verknüpfen, erweitert. Analog zu anderen Daten können Sie eine Mail über das Kontextmenü zu einer bestehenden Aktivität hinzufügen oder eine neue Aktivität anlegen.
Wenn Sie direkt aus einer Mail eine neue Aktivität erzeugen, wird nicht nur die Mail selbst als Verknüpfung in der Aktivität hinzugefügt, sondern auch alle ERP-Daten, die bereits mit der Mail verknüpft sind. Dies bedeutet, dass jede in der Mail referenzierte Entität, wie beispielsweise Kunden, Bestellungen oder Angebote, automatisch ebenfalls mit der neuen Aktivität verknüpft wird. Dadurch wird die Erstellung von Aktivitäten aus Mails noch effizienter und sorgt dafür, dass alle relevanten Verknüpfungen direkt übernommen werden. Dies spart Ihnen Zeit und stellt sicher, dass keine wichtigen Informationen übersehen werden.
Wichtig
Sollten ERP-Daten in der Aktivität, die Sie erstellen, als Feld benötigt werden, so werden diese direkt in das Feld übernommen. Im nachfolgenden Video sehen Sie, dass der Kunde in der Aufgabe selbst verknüpft wird.
Darüber hinaus können Sie nun direkt in einer Sammlung, einer Struktur oder einem Hinweis eine Mail hinzufügen.
Sie werden so flexibler und effizienter bei der Weiterverarbeitung von Mails und können nun nahtlos und direkt aus dem Dreipunktmenü oder dem Hinzufügen-Bereich arbeiten, um Mails mit den entsprechenden Aktivitäten zu verknüpfen und so Ihre Arbeitsabläufe weiter zu optimieren.
Nun wird die Anzeige und Interaktion von Mails innerhalb einer Aktivität deutlich erweitert und verbessert. Wenn Sie eine Mail in einer Aktivität anklicken, sehen Sie diese in einer neuen, übersichtlicheren Ansicht.
Im Kopfbereich der Ansicht sehen Sie die Informationen zu Absender, Empfänger, CC und BCC der Mail an. Wenn Sie auf klicken, wird die Mail in einem modalen Sidesheet geöffnet. So können Sie die Mail wie gewohnt bearbeiten.
Unter dem Kopfbereich können Sie neben dem Betreff der Mail auch den Inhalt der Mail selbst sehen. Sollte der Inhalt länger sein, können Sie den Bereich mit einem Klick auf „Alles anzeigen“ aufklappen, um sich den gesamten Inhalt anzeigen zu lassen. Damit Sie auch alle darunter angezeigten Bereiche sehen können, haben Sie die Möglichkeit mit einem Klick auf „Weniger anzeigen“ den Inhaltsbereich zu verkleinern.
Sollte die Mail Anhänge haben, so sehen Sie diese unterhalb des Inhaltsbereichs. Andernfalls werden Ihnen die mit der Mail verknüpften Details der Mailintegration angezeigt (Thema, Tag, Status, Gruppe, Priorität und Bearbeiter). Insofern auch schon ERP-Daten mit der Mail verknüpft sind, können Sie diese unterhalb der Details sehen. Wie gewohnt können Sie diese ERP-Daten über das Dreipunktmenü wie gewohnt verarbeiten.
Die Reihenfolge der dargestellten Inhalte können Sie als Administrator individuell unter „Benutzer & Gruppen > Benutzergruppen“ Im Register „Grundeinstellungen / Sidebar Entitäten / Reihenfolge der Sidebar Mail in Aktivitäten“ anpassen, um den Anforderungen verschiedener Arbeitsabläufe gerecht zu werden.
Versehentliche Änderungen an Aktivitäten ausschließen
Als Administrator haben Sie nun mehr Kontrolle und Transparenz bei der Verwaltung der Aktivitäten. Sie können Wertelisten, Felder, Aktivitäten, Strukturen und Hinweise nun sicher anpassen und erweitern, ohne bestehende Daten zu gefährden.
Wenn Sie einen Wert aus einer Werteliste löschen möchten, wird automatisch geprüft, ob dieser noch in Benutzung ist. Falls er verwendet wird, müssen Sie einen Ersatzwert angeben. Dies verhindert ungewollte Lücken in bestehenden Datensätzen. Bei Löschung des letzten Werts wird keine Ersatzangabe benötigt. Eine Werteliste kann auch erst gelöscht werden, wenn sie nirgendwo mehr verwendet wird. Eine Rückfrage informiert Sie entsprechend und hilft, Fehler zu vermeiden.
Ändern Sie die Zuordnung einer Werteliste zu einem Feld oder löschen Sie das Feld selbst, werden Sie durch eine Meldung darüber informiert, sobald das Feld noch in Verwendung ist.
Nehmen Sie Änderungen an Pflichtfeldern vor, deaktivieren Sie eine Aktivität, eine Struktur oder einen Hinweis oder entfernen Sie ein Feld aus einer Aktivität, einer Struktur oder einem Hinweis, so meldet Ihnen Salesware in einer entsprechenden Hinweismeldung die daraus resultierenden Folgen zurück.
Vor dem Löschen einer Aktivität, einer Struktur oder eines Hinweises wird zudem geprüft, ob diese(r) noch verwendet wird. Sollte dies der Fall sein, wird Ihnen mitgeteilt, dass das Löschen erst möglich ist, wenn keine entsprechenden Einträge mehr existieren.
Durch die klaren Meldungen und Warnungen wird sichergestellt, dass keine kritischen Daten oder Prozesse unbeabsichtigt gelöscht oder geändert werden. Die Anpassungen können effizient durchgeführt werden, ohne die Integrität der Aktivitäten zu beeinträchtigen.
Die Handhabung von Filtern in Salesware ist noch flexibler und einfacher. Ab sofort können Sie Filter, die Sie gerade nicht benötigen, deaktivieren, ohne sie löschen zu müssen. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, Filter schnell und bequem wieder zu aktivieren, wann immer Sie sie benötigen, ohne sie jedes Mal neu erstellen zu müssen.
Jeder Filter enthält nun links neben der Bezeichnung eine Checkbox. Ist Filter aktiv, so ist die Checkbox angehakt. Möchten Sie den Filter kurzzeitig nicht nutzen, um sich zum Beispiel Unterschiede in den Suchergebnissen anzeigen zu lassen, können Sie einfach das Häkchen aus der Checkbox entfernen. Der nun inaktive Filter bleibt Teil Ihrer Suchabfrage und des gespeicherten Favoriten, wird aber bei der Suche ignoriert. Sie können die Filter jederzeit wieder aktivieren, indem Sie das Häkchen in der Checkbox setzen.
Deaktivierte Filter beeinflussen Ihre Suchanfragen nicht, was Ihnen mehr Flexibilität gibt, ohne komplexe Filtereinstellungen zu verlieren. Wenn Sie einen Filter später wieder aktivieren, greift er sofort in Ihre Suchanfragen ein, ohne dass Sie ihn erneut konfigurieren müssen.
Wenn Sie eine Filterkombination als Favorit speichern, werden auch inaktive Filter mitgespeichert. Beim Laden der Favoriten bleiben Ihre inaktiven Filter erhalten und können jederzeit wieder aktiviert werden.
Auch in der Analyse haben Sie die Möglichkeit, Filter zu deaktivieren. Dadurch können Sie gezielt Anpassungen an Ihren Abfragen vornehmen, ohne Filter dauerhaft zu entfernen. Selbst wenn eine Filterkette komplett deaktiviert ist, sorgt Salesware dafür, dass unnötige Suchanfragen übersprungen werden, sodass Ihre Analyse weiterhin effizient bleibt.
Diese neuen Möglichkeiten machen die Arbeit mit Filtern in Salesware noch flexibler und einfacher. Sie können Ihre Filter individuell steuern und je nach Bedarf aktivieren oder deaktivieren – ohne die Angst, wichtige Einstellungen zu verlieren.
Im Tagesgeschäft ist es hilfreich, wenn man sich schnell einen Überblick verschaffen kann oder innerhalb von einer Auswahl an Daten suchen kann. Aus diesem Grund finden Sie nun in den Angeboten und Bestellungen vorkonfigurierte Navigationsfiltern. Diese Standardfilter erleichtern es Ihnen, wichtige Daten schnell zu finden, indem relevante Informationen sofort gefiltert und übersichtlich angezeigt werden.
Dabei werden diese Filter nur angezeigt, wenn relevante Einträge vorhanden sind. Daher können sie auch nicht gelöscht werden, ähnlich wie bei den Navigationsfiltern in den Aktivitäten.
TIPP
Nutzen Sie die Standardfilter doch, um sich ganz eigene Favoriten zu erstellen ohne selbst alle notwendigen Einstellungen vorzunehmen.
Beispiel
Sie möchten alle Bestellungen sehen, die Ihre Kunden im aktuellen und letzten Monat nicht vollständig erhalten haben.
Dazu rufen Sie den Arbeitsbereich „Bestellung“ auf und klicken in den Navigationsfiltern auf „Nach Status > Abgeschlossen > Unvollständig“. Sie sehen nun alle Bestellungen und filtern nun weiter, indem Sie auf klicken. Wählen Sie nun im Feld „Bestelldatum“ die Werte „Aktueller Monat“ und „Letzter Monat“ aus. Filtern Sie dann bei Bedarf auch noch auf Ihren Vertreternamen.
Mit einem Klick auf „+ Als Favorit speichern“ in den Navigationsfiltern können Sie sich einen neuen Favoriten „Schwierige Bestellungen“ anlegen, auf den Sie ab sofort schnell zugreifen können.
TIPP
Favoriten, die Sie sich in den Angeboten oder Bestellungen anlegen, stehen Ihnen auch im Kopfbereich über zur Verfügung.
Die Verwaltung Ihrer Kunden und Ansprechpartner wird in Salesware noch einfacher und übersichtlicher. Ab sofort stehen Ihnen Standardfilter zur Verfügung, die Ihnen helfen, Ihre Kunden und Ansprechpartner schneller zu finden und zu organisieren.
Mit dem neuen Standardfilter „Meine Kunden“ können Sie auf Knopfdruck alle Kundenkontakte anzeigen lassen, die Ihrem Vertreter zugeordnet sind. So sehen Sie eine schnelle Übersicht all Ihrer Kunden. Der Filter „Meine Ansprechpartner“ zeigt Ihnen alle Ansprechpartner innerhalb Ihrer Kundenunternehmen an, die für Sie relevant sind.
Mit den Filtern ersparen Sie sich das manuelle Anlegen und Pflegen von Filtern. Sie erhalten sofortigen Zugriff auf Ihre wichtigsten Kontakte, was Ihre täglichen Arbeitsprozesse beschleunigt. Zudem sind die Filter einfach zu bedienen, denn sie funktionieren ganz ohne zusätzlichen Aufwand – Sie müssen nur Ihre Kontakte öffnen, und die Filteroptionen stehen Ihnen direkt zur Verfügung.
Mit diesem Release wird die Administration unter „Zuordnungen > Belege“ erweitert, um die Konfiguration von Belegarten für die Neuanlage von Bestellungen und Angeboten zu optimieren.
Ab sofort können Sie in der Tabelle der Bestellbelegarten über das Dreipunktmenü eine Belegart als Standard für die Neuanlage von Bestellungen festlegen. Aktuell ist die Belegart „Auftragsbestätigung“ automatisch als Standard für Bestellungen eingetragen. Diese Belegart wird bei der Neuanlage einer Bestellung in Salesware automatisch verwendet, was den Bestellprozess für die Endanwender vereinfacht und konsistenter gestaltet.
Wichtig
Bitte beachten Sie, dass Sie keine Belegart als Standard ausweisen, die eine Funktion in der Logistik oder im Rechnungswesen anstoßt bzw. nutzt. Die damit einhergehenden Pflichtangaben werden in Salesware größtenteils nicht unterstützt.
Zusätzlich wurde die Möglichkeit geschaffen, Belegarten für Angebote auf ähnliche Weise zu konfigurieren. Die Tabelle der Angebotsbelegarten wurde ebenfalls in die Administration unter „Zuordnungen > Belege“ aufgenommen. Sie können eine Belegart für die Neuanlage von Angeboten festlegen. Auch hier ist standardmäßig die Belegart „Angebot“ für die Neuanlage eingetragen und verwendet.
Aktivitäten sind das zentrale Element von Salesware. Sie sind der Einstiegspunkt beim Anmelden und sind immer und jederzeit als oberster Arbeitsbereich links in Salesware zu erreichen. Mit ihnen kann man …
… sich und andere organisieren,
… Abläufe strukturieren,
… den Überblick behalten,
… mit anderen fallbezogen zusammenarbeiten,
… miteinander kommunizieren,
… Transparenz und Nachvollziehbarkeit schaffen.
Aktivitäten sind zum Beispiel Notizen, Telefonnotizen, Aufgaben oder auch Besuchsberichte. Sie können für sich alleine stehen oder aber auch in komplexere Strukturen eingebunden sein. Man kann also zum Beispiel einen Reklamationsprozess abbilden oder aber auch eine Verkaufschance (Opportunity) mit ihren einzelnen Schritten dokumentieren.
In Aktivitäten können alle Informationen, Dateien und auch ERP-Daten zusammengefasst werden, um darauf fallbezogen und schnell zugreifen zu können.
Am besten erklärt sich das an einzelnen Beispielen.
Die wohl geläufigste Möglichkeit, seinen Arbeitsalltag zu organisieren, ist eine Aufgabe. Daher soll das Anlegen einer neuen Aktivität am Beispiel der Aufgabe gezeigt werden.
Diese kann man komfortabel entweder über das Plus-Symbol neben der globalen Suche anlegen.
Eine andere Möglichkeit steht im Home-Bereich der Aktivitäten zur Verfügung.
Ihnen steht auch die Schaltfläche zum Anlegen einer neuen Aufgabe zur Verfügung, sobald eine passende Filterkategorie links ausgewählt ist.
TIPP
Über diesen Weg lassen sich alle Aktivitäten – von der Notiz über die Aufgabe bis hin zur komplexen Reklamation – anlegen.
Man kennt es: Mitten in einer Tätigkeit fällt einem etwas ein, das man sich merken möchte. Man schreibt es auf einen Zettel oder tippt es ins Smartphone. Oder man macht sich eine Notiz in einer App oder auf dem Desktop. Oder, oder, oder …
Mit Salesware ist es simpel. Unten rechts ist immer die Schaltfläche zur Erfassung einer Schnellnotiz eingeblendet. Egal wo man gerade arbeitet, öffnet sich nach einem Klick ein kleines Fenster zur Eingabe der Schnellnotiz. Man kann hier seine Gedanken, Ideen und andere Notizen einfach hinterlegen.
Sollte das Fenster einmal im Weg sein, kann man es mit der Maustaste über dem Symbol mit den sechs Punkte an jede beliebige Stelle im Arbeitsbereich verschieben. Man kann es auch schließen und beim erneuten Aufruf sieht man die vorher eingetragene Notiz.
Möchte man die Notiz nun später fertigstellen, muss man diese Notiz abschicken. Im Hintergrund wird eine private Notiz angelegt, deren Bezeichnung mit „Schnellnotiz“ beginnt. Man findet sie in der Navigation unter „Nach Typ / Aktivitäten / Notiz“.
TIPP
Um schnell auf die eigenen Schnellnotizen zugreifen zu können, empfiehlt es sich sich, einen eigenen Favoriten „Meine Schnellnotiz“ anzulegen. Dieser sollte die folgenden Filtereinstellungen haben:
Salesware gibt es auch als App für iOS und Android. Nach dem Installieren kann man sich mit den gewohnten Zugangsdaten anmelden. Nach dem Start der App sieht man folgende Inhalte (exemplarisch für iOS):
Nun kann man die Salesware App aufrufen und direkt eine Notiz erfassen und an Salesware senden. Diese Notiz wird dann in Salesware ebenso wie eine Schnellnotiz angezeigt. Zudem kann man auch Inhalte der Kamera, Videos, Sprachnachrichten, Inhalte aus der Mediathek sowie Dokumente an Salesware senden.
Selbstverständlich kann man auch direkt die Datei, die man an Salesware senden möchte über die Teilen-Funktion an Salesware senden.
TIPP
Am besten ist es, wenn man die Salesware-App im Dialog zum Teilen als Favorit speichert.
Sendet man sich nur eine Datei an Salesware, so wird diese dann in einer Sammlung angelegt. Diese findet man unter „Nach Typ / Sammlungen“.
TIPP
Um schnell auf die von der App hochgeladenen Inhalte zugreifen zu können, empfiehlt es sich sich, einen eigenen Favoriten „Meine App-Inhalte“ anzulegen. Dieser sollte die folgenden Filtereinstellungen haben:
Nachdem man eine neue Aktivität angelegt hat, kann man diese mit weiteren Angaben anreichern. Dabei gibt es Angaben, die man in jeder Aktivität vornehmen kann.
Bezeichnung
Die Bezeichnung sollte in knappen Worten erklären, um was es in der Aktivität geht. Da Aktivitäten mit Informationen aus dem ERP-System verknüpft werden können, werden diese mit ihrer Bezeichnung dort angezeigt.
TIPP
Besonders bei Aktivitäten, die für die Nachvollziehbarkeit wichtig sind, empfiehlt es sich, bereits in der Bezeichnung den Inhalt kurz wiederzugeben. Legt man zum Beispiel einen Besprechungsbericht zu einem Kunden ab, so ist es besser, diesen „Ergebnisse der Besprechung am 05.04.2024“ zu nennen als nur „Ergebnisse des Besprechungsberichts“.
Beschreibung
In der Beschreibung kann man weitere Angaben zu der Aktivität machen. Hier stehen verschiedene Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung, um Highlights zu setzen, Listen einzufügen oder Stichpunkte anzulegen.
Anmerkungen und Diskussionen
Dieser Bereich ermöglicht es, nachvollziehbar chronologisch Informationen zu dokumentieren oder mit Kolleginnen und Kollegen zu kommunizieren. Auf jeden Kommentar kann man antworten und so innerhalb dieses Bereichs fallbezogene Konversationen dokumentieren und nachvollziehen.
Die bislang beschriebenen Bereich gibt es in jeder Aktivität. Die nachfolgenden Angaben können – abhängig von der ausgewählten Aktivität – möglich oder notwendig sein. Es kann aber auch sein, dass die Aktivität diese Angaben gar nicht vorsieht.
Detailangaben
Die Detailangaben sind abhängig von der ausgewählten Aktivität. Eine Notiz benötigt keine Detailangabe. Somit wird dieser Block in einer Notiz gar nicht angezeigt. Dahingegen sieht ein Besuchsbericht oder eine Telefonnotiz deutlich mehr Angaben vor. Dabei kann die Angabe verpflichtend sein oder auch nicht.
Checkliste
Besonders in Aufgaben kann es hilfreich sein, die zur Bearbeitung der Aufgabe notwendigen Schritte zu erfassen und dann abzuhaken, wenn man sie erledigt hat. Das ist in der Checkliste möglich. Dabei wird immer angezeigt, wie viele Punkte in der Checkliste enthalten und wie viele davon bereits erledigt worden sind.
HINWEIS
Welche Detailangaben in einer Aktivität vorgenommen werden können oder sogar müssen, definiert der Administrator von Salesware. Er ist es auch, der vorgibt, ob eine Aktivität eine Checkliste enthalten kann oder nicht.
Wird eine Aktivität angelegt, so wird diese meistens einer sogenannten Sammlung hinzugefügt. Wieso „meistens“? Es gibt auch Aktivitäten, die einen komplexen Aufbau mit einzelnen „Kapiteln“ oder „Meilensteinen“ haben.
Eine Sammlung kann man sich wie einen Schnellhefter oder eine Sammelmappe vorstellen. In diese Sammlung kann man alles „legen“, das man zur Bearbeitung eines Vorgangs oder Falles an einem Ort benötigt. Aus diesem Grund kann eine Sammlung auch eine eigene Bezeichnung haben. Diese sollte auch wieder so geschrieben sein, dass man schon anhand der Bezeichnung weiß, welchen Vorgang die Sammlung dokumentiert.
Die Inhalte der Sammlung findet man dann links unterhalb der „Aktivitäten und Anhänge„. Legt man eine neue Aktivität an, so enthält die Sammlung diese eine Aktivität.
BEISPIEL
Mein Kunde hat mich angerufen und ich möchte das mit einer Telefonnotiz dokumentieren. Ich lege nun eine Telefonnotiz an und dokumentiere sowohl den Inhalt des Gesprächs als auch die Details zum Telefonat.
Ich verknüpfe die Telefonnotiz mit dem Kunden. So werde ich später auch über den Kunden die Telefonnotiz finden. Diese beiden Daten sind nun miteinander verknüpft.
Die angelegte Notiz ist automatisch Teil einer Sammlung. Diese Sammlung wird mit einer automatisch generierten Bezeichnung versehen, die einen Zeitstempel enthält. Da ich nun alles dokumentieren und sammeln möchte, das bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Kundenbesuchs anfällt, ändere ich die Bezeichnung der Sammlung.
Man kann zu jeder Sammlung beliebe Inhalte hinzufügen. Zu diesen Inhalten gehören weitere Aktivitäten, die man innerhalb der Sammlung neu anlegen kann. Somit kann man sich zum Beispiel Aufgaben, Notizen oder Besuchsbericht anlegen, die dann Teil der Sammlung sind.
Des weiteren kann man Dateien hinzufügen. Diese werden auf die Salesware Cloud hochgeladen und mit der Sammlung verknüpft. Handelt es sich um Bilddateien oder PDFs, kann man sich diese direkt in der Sammlung ansehen. Andere Formate kann man herunterladen und lokal aufrufen.
Schlussendlich kann man jede Sammlung mit beliebigen Daten aus dem ERP-System sowie aus Salesware verknüpfen. So kann man zum Beispiel Angebote oder Bestellungen aber auch Kontakte der Sammlung hinzufügen. Ist ein ERP-Datensatz mit einer Sammlung verknüpft, kann man das auch beim entsprechenden ERP-Datensatz sehen.
Aber auch exklusiv in Salesware genutzte Daten kann man mit einer Sammlung verknüpfen. Dazu gehört zum Beispiel der Warenkorb.
TIPP
Um einen Warenkorb besser zuordnen zu können, empfiehlt es sich sich, auch diesem eine eindeutige Bezeichnung zu geben. Da erleichtert die Suche während der Verknüpfung und kann auch schon Hinweise zum Warenkorb selbst liefern.
Wenn die Mailintegration in Salesware genutzt wird, kann man auch Mails mit einer Sammlung verknüpfen.
BEISPIEL
Ich möchte meiner angelegten Sammlung nun eine Aufgabe hinzufügen, in der ich alle Schritte zur Vorbereitung dokumentiere. Dazu klicke ich im Bereich „+ Hinzufügen“ auf eine Aufgabe. Umgehend wird eine neue Aufgabe in der Sammlung angelegt, die ich bearbeiten kann.
Sie können jederzeit auch direkt einen Datensatz zu einer bestehenden Aktivität hinzufügen. Wählen Sie dazu im Dreipunktmenü des Datensatzes die Option „Zu Aktivität hinzufügen“ aus. Es erscheint ein Dialog, in dem Sie die letzten fünf bearbeiteten Aktivitäten sehen. Entweder Sie wählen daraus eine passende aus oder Sie suchen nach der gewünschten Aktivität. Sobald diese in der Vorschlagsliste angezeigt wird, können Sie die Aktivität auswählen. Der Datensatz wird zu der Aktivität hinzugefügt.
Die verschiedenen Möglichkeiten, die Salesware bietet, um Schnellnotizen zu erstellen, Notizen vom Smartphone hochzuladen oder auch Dateien anzuhängen, werden noch erweitert. Denn man kann unkompliziert alle Elemente, die Bestandteil einer Sammlung oder einer strukturierten Aktivität sind, in andere Sammlungen oder Strukturen verschieben.
Dazu muss man im Dreipunktmenü des Elements, das man verschieben möchte, den Eintrag „… verschieben“ anklicken. Es öffnet sich ein Dialog, in dem die letzten bearbeiteten Aktivitäten angezeigt werden. Dort kann man auch gezielt nach der Aktivität suchen, in die das Element verschoben werden soll.
BEISPIEL
Ich möchte die von meinem Smartphone hochgeladene Datei zu meinem Besuchsbericht hinzufügen.
Einige Aktivitäten kann man nutzen, um sich selber zu organisieren oder auch Kolleginnen und Kollegen in die Bearbeitung einzubinden. Ein klassisches Beispiel dafür ist die Aufgabe. Diese benötigt wichtige Informationen, um bearbeitet werden zu können. Salesware bietet hier Felder, die direkt eine Funktion haben.
Fälligkeitsdatum
Gibt man in einem Detail ein Fälligkeitsdatum ein, so wird dieses im Filter „Nach Fälligkeit“ auf der linken Seite der Aktivitäten berücksichtigt. So kann man sich alle Aktivitäten ansehen, deren Fälligkeit in der Vergangenheit („Überfällig“), am aktuellen Tag („Heute“) oder in der Zukunft liegt. So ist es möglich, Aktivitäten zu priorisieren und stets im Blick zu behalten.
Status
Anhand des Status kann man den Stand der Aktivität nachvollziehen. Eine Aktivität kann beliebige Status haben. Somit kann der Administrator in Salesware auch individuelle Abläufe in Aktivitäten abbilden. Die Status selbst stehen für verschiedene Phasen einer Aktivität und werden mit einem Symbol kenntlich gemacht. Die Phasen, die in Salesware ausgewiesen werden sind:
Enthält eine Sammlung mehrere Aktivitäten mit einem Status, so wird der Status der einzelnen Aktivitäten in der Sammlung kumuliert. So kann man jederzeit sehen, wie weit die Bearbeitung der Sammlung fortgeschritten ist bzw. ob es innerhalb der Sammlung noch etwas zu tun gibt.
Zuweisung/Verantwortlichkeit
Was wäre eine Aufgabe ohne die Möglichkeit, diese Kolleginnen oder Kollegen zuzuweisen. Erscheint bei Bearbeiten der Details in einem Feld eine Liste der Kolleginnen und Kollegen, so kann man direkt die gewünschte Person auswählen. Selbstverständlich kann man auch Gruppen auswählen. Diese vom Administrator verwalteten Kollaborationsgruppen enthalten mehrere Kolleginnen und Kollegen.
Wählt man nun eine Person oder eine Gruppe aus, werden die entsprechenden Personen darüber informiert, indem sie die Aktivität als „ungelesen“ sehen. Sie können nun auch als Teilnehmer der Aktivität die ganze Sammlung sehen und bearbeiten.
Wiederholung
Ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags sind wiederkehrende Tätigkeiten. Um keine dieser Tätigkeiten zu vergessen, kann man Aufgaben in einem festgelegten Zyklus wiederholen lassen. Je nach Einstellung durch den Administrator wird dann in Abhängigkeit vom Status eine Kopie der Aufgabe angelegt, deren Fälligkeitsdatum in der Zukunft liegt. Das Datum wird dabei durch den im Feld „Wiederholung“ definierten Zeitraum vorgegeben.
Eine erfolgreiche Zusammenarbeit hängt auch davon ab, ob die beteiligten Personen auf dem gleichen Wissenstand sind und wissen, wann sie etwas beitragen können. In den Aktivitäten gibt es hierzu die Möglichkeit, Teilnehmer hinzuzufügen. Das kann man auf zwei Wegen machen.
„Allgemeine“ Teilnehmer
Bei der Sammlung und oder der komplexen Struktur kann man bestimmen, wer Teilnehmer ist. Rechts neben der Bezeichnung sieht man, welche Teilnehmer aktuell die Sammlung sehen und auch bearbeiten können. Der Teilnehmer, dessen Avatar oder Initialen mit einem blauen Kreis gekennzeichnet ist, hat die Sammlung erstellt und ist der einzige, der diese Sammlung löschen kann.
Mit einem Klick auf das Plus-Symbol links neben den Teilnehmern kann man weitere Teilnehmer hinzufügen. Selbstverständlich kann man hier neben den Kolleginnen und Kollegen auch Gruppen auswählen.
WICHTIG
Teilnehmer können alle Inhalte einer Struktur bearbeiten. Es gibt hier keine abgestuften Berechtigungen. Ist also eine Person Teilnehmer, kann diese alle Inhalte und Verknüpfungen sehen und bearbeiten.
Möchte man einen Teilnehmer entfernen, muss man ebenfalls auf das Plus-Symbol klicken. Dann sieht man alle Teilnehmer und kann mit einem Klick auf den Papierkorb neben dem gewünschten Teilnehmer diesen aus der Teilnehmerliste entfernen.
„Konkrete“ Teilnehmer
Insbesondere bei Aufgaben ist es wichtig, dass man diese Kolleginnen und Kollegen oder aber auch Gruppen zuweist. So wissen die beteiligten Personen, dass sie diese Aufgabe erledigen müssen. In den in Salesware enthaltenen Aufgaben gibt es zum Beispiel die Felder „Zugewiesen“ und „Verantwortlich“. Eine Aufgabe muss immer zugewiesen werden.
Klickt man in eines der Felder, kann man aus einer Liste aller Kolleginnen und Kollegen und Gruppen auswählen. Sobald man eine Auswahl getroffen hat, wird die ausgewählte Person automatisch auch Teilnehmer an der gesamten Sammlung. Diese Teilnehmer kann man nicht aus der Teilnehmerliste direkt entfernen, sondern nur direkt aus dem Feld, in denen sie erwähnt sind.
BEISPIEL
Ich möchte die Aufgabe, die ich angelegt habe, meinem Kollegen zuweisen. Dazu wähle ich den Kollegen im Feld „Zugewiesen“ aus und setze mich selbst als „Verantwortlicher“, damit auch ich dieser Aufgabe zugewiesen bin.
Die Möglichkeit, ERP-Daten mit Aktivitäten und somit Vorgängen zu verknüpfen, ermöglicht es, vollkommene Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten – sowohl während der Bearbeitung des Vorgangs als auch in der historischen Nachbetrachtung.
Aus diesem Grund können alle Kolleginnen und Kollegen alle Aktivitäten in Salesware sehen. Denn nur so kann man zum Beispiel beim Recherchieren, bei Beschwerden oder neuen Aufgaben sehen, welche Historie oder welche Vorgänge ein Kunde, eine Bestellung oder auch ein Artikel hatte.
Sehen können also alle Personen alle Aktivitäten. Bearbeiten können sie diese nur, wenn sie auch Teilnehmer einer Aktivität sind.
Möchte man jedoch, dass man nur selbst eine Sammlung oder eine komplexe Struktur sehen kann, so kann man diese auf „privat“ stellen. Dazu klickt man einfach rechts neben den Teilnehmern auf das Schloss-Symbol. Ist diese blau hinterlegt, so ist die Sammlung privat.
HINWEIS
Private Sammlungen oder Strukturen können nur von Teilnehmern gelesen und bearbeitet werden. Alle anderen Personen finden diese Sammlungen und Strukturen weder in der Suche, noch in einem Filter und auch nicht als Verknüpfung über die ERP-Daten.
Bearbeitet man eine Aktivität, so entsteht oftmals die Notwendigkeit, sich mit Kolleginnen und Kollegen auszutauschen, um benötigte Informationen zu erhalten oder man möchte Erkenntnisse zur besseren Nachvollziehbarkeit dokumentieren.
Schreibt man eine Nachricht in den Bereich „Anmerkungen und Diskussionen“, so wird diese innerhalb der Aktivität archiviert. Jede Person kann sehen, wann wer diese Anmerkung hinterlassen hat.
Möchte man nun aber mit einer Kollegin oder einem Kollegen innerhalb einer Aufgabe kommunizieren, so kann man dies ebenfalls im genannten Bereich machen. Dazu kann man in das oberste Feld die gewünschte Nachricht schreiben und diese absenden.
TIPP
Damit die betreffenden Personen über die Nachricht informiert werden, sollte man sie direkt in der Nachricht erwähnen.
Wenn man eine Nachricht hinterlässt, werden alle Teilnehmer informiert, dass eine Aktivität, in der sie Teilnehmer sind, ungelesen ist. Erwähnt man eine Person in einer Nachricht direkt, so wird diese Nachricht für die erwähnte Person separat gekennzeichnet. So kann die Person direkt auf die Nachricht antworten. Um eine Kollegin oder einen Kollegen zu erwähnen, kann man entweder in der Nachricht ein „@“ eingeben und den Namen der Person schreiben oder direkt auswählen. Alternativ kann man auch ein „/“ eingeben und dann den Eintrag „@ Erwähnen“ auswählen.
Nach dem Senden findet die erwähnte Person alle Aktivitäten, in denen sie erwähnt worden ist, im Filter „Alle Aktivitäten / Ich wurde erwähnt“.
WICHTIG
Im Gegensatz zu der Bearbeitung einer Aktivität, die nur für Teilnehmer möglich ist, kann jede Person in jede nicht private Aktivität eine Nachricht schreiben oder auch auf bestehende Nachrichten antworten.
Nicht immer möchte man ERP-Daten – wie unter „Aktivitäten, Dateien und ERP-Daten sammeln“ beschrieben – fest mit einer Aktivität oder einer Sammlung verknüpfen. Vielmehr macht es immer mal wieder Sinn, auf Daten oder Personen hinzuweisen.
Dazu kann man in der Beschreibung einer Aktivität sowie in einer Nachricht im Bereich „Anmerkungen und Diskussionen“ sogenannte „Slash-Commands“ nutzen. Mit Hilfe dieses Kurzbefehls kann man während der Eingabe direkt nach einem gewünschten Datensatz oder einer gewünschten Person suchen. Hat man diese gefunden und klickt sie an, so wird der ausgewählte Datensatz oder die ausgewählte Person in der Nachricht/Beschreibung erwähnt und auch „lose“ verlinkt.
Was bedeutet das? Der Datensatz oder die Person wird mit einem Link versehen. Klickt man diesen Link an, so sieht man in einer kleinen Box weitere Informationen zum Datensatz und kann von dort aus weitere Aktionen ausführen. Allerdings sind die angezeigten Daten nicht fest mit der Aktivität verknüpft und so kann man aus dem Datensatz heraus nicht in die Aktivität wechseln.
BEISPIEL
In meiner Aufgabe, um die sich mein Kollege kümmern soll, möchte ich noch einen Hinweis auf ein Angebot geben, dessen Bearbeitungsstand noch geprüft werden sollte. Über diese Info soll auch ein weiterer Kollege in Kenntnis gesetzt werden. Der Kollege soll allerdings nicht die Sammlung bearbeiten können.
Nicht immer ist es möglich, Vorgänge „in einem Schwung“ abzuarbeiten. Oftmals wird ein Vorgang etappenweise über einen gewissen Zeitraum bearbeitet, insbesondere wenn eine Kommunikation mit Kolleginnen und Kollegen im Rahmen des Vorgangs wichtig ist.
Um einen schnellen Zugriff auf Aktivitäten zu haben, die man aktuell bearbeitet, empfiehlt es sich, diese „anzupinnen“. Dazu klickt man links oberhalb der Bezeichnung der Aktivität an das Symbol mit der Stecknadel. Diese wird blau hinterlegt und die Aktivität wird rechts unterhalb der Warenkörbe eingeblendet.
Nun kann man immer – egal in welchem Bereich man arbeitet – mit einem Klick in der rechten Leiste die gewünschte Aktivität in den Vordergrund holen und bearbeiten.
BEISPIEL
Ich möchte mich auf den Vor Ort Termin mit meinen Kunden vorbereiten. Meine Erkenntnisse möchte ich in der dazu angelegten Aufgabe dokumentieren. Daher pinne ich mir die Aufgabe an. Sobald ich Erkenntnisse habe, klicke ich die Aufgabe in der rechten Leiste an, hinterlege meine Erkenntnis und schließe die Aufgabe wieder.
Aktivitäten als zentrales Bestandteil von Salesware sind schnell erreichbar und leicht zu finden, damit man die darin enthalten Informationen verarbeiten und ggf. bearbeiten kann.
Aus diesem Grund gibt es permanent einen Arbeitsbereich „Aktivitäten“ oben links in der Leiste. Mit einem Klick darauf werden die Aktivitäten eingeblendet. Alternativ kann man die Aktivitäten auch über das Box-Symbol ganz oben rechts aufrufen oder einen neuen Arbeitsbereich links in der Leiste aufrufen.
Im Arbeitsbereich selbst kann man in der globalen Suche alle Suchbegriffe eingeben, die man zum Auffinden der richtigen Aktivität benötigt. Die Suche ist – wie gewohnt – fehlertolerant und durchsucht diverse Bereich der Aktivitäten.
TIPP
Sollte der Suchbegriff kein Ergebnis liefern, kann der Administrator die Suche anpassen, indem er die zu durchsuchenden Felder anpasst.
Am meisten Nutzen hat man wohl im neu geschaffenen Filterbereich links innerhalb des Arbeitsbereichs. Dort kann man anhand fest definierter Filter die Aktivitäten nach Status, nach Fälligkeit, nach Typ oder auch nach Zugehörigkeit oder dem Lesestatus filtern.
Und das Beste ist, dass man jeden Filter auch anpassen und diesen angepassten Filter wiederum mit einem Klick auf „+ Als Favorit speichern“ als eigenen Favorit abspeichern kann! So kann man sich ganz individuelle Favoriten setzen, auf die man schnell zugreifen kann.
BEISPIEL
Ich möchte, dass alle Aktivitäten, die mir zugewiesen, noch nicht abgeschlossen und innerhalb der nächsten Tage fällig sind, in einem Favoriten angezeigt werden. Dabei ist mir wichtig, dass die Aktivitäten, die als nächstes fällig sind, oben angezeigt werden.
Ich wähle dazu den Filter „Nach Fälligkeit / Diese Woche“ aus. Nun klicke ich auf das Filter-Symbol oben rechts und wähle im Feld Status alle Status aus, die nicht „abgeschlossen“ sind. Abschließend filtere ich im Feld „Zugewiesen“ nach meinem Namen. Nachdem ich den Filter geschlossen habe, wähle ich in der Sortierung aus, dass nach dem Fälligkeitsdatum aufsteigend sortiert werden soll. Danach speichere ich mir meinen neuen Favoriten ab.
TIPP
Dieser Navigationsfilter und auch der schnelle Zugriff auf eigene Favoriten ist nun auch in allen anderen Arbeitsbereichen möglich. So kann man zum Beispiel alle Bestellungen, die noch zur Lieferung anstehen, in einen eigenen Favoriten speichern und dann jederzeit schnell aufrufen.
Wählt man eine Aktivität aus, so wird diese zuerst in der gewohnten Schnellansicht ganz rechts angezeigt. So kann man sich ganz schnell einen Überblick über den Inhalt, Anmerkungen, Checklisten und weitere Verknüpfungen verschaffen. Möchte man mehr Details sehen oder die Aktivität bearbeiten, so muss man die Schnellansicht mit einem Klick auf den Pfeil aufklappen. Ist man fertig mit der Bearbeitung, kann man wieder die Schnellansicht ansehen, indem man die Bearbeitung mit einem Klick auf den Pfeil schließt.
Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, eigene Aktivitätstypen, Strukturen und Hinweise anzulegen. Sie können zudem bestimmen, welche Details diese Aktivitäten enthalten, wo sie angezeigt werden, welche Vorgaben bei der Anlage übernommen werden, welche Angaben verpflichtend sind, usw.
Kurzum: Sie können die Aktivitäten auf den Bedarf in Ihrem Unternehmen anpassen. Mit Hilfe der Benutzergruppen können Sie sogar festlegen, dass nur ausgewählte Kolleginnen und Kollegen Zugriff auf bestimmte Aktivitäten haben.
Tipp
Sehen Sie doch in unserer Dokumentation nach, wie Sie die Aktivitäten verwalten können.
Selbstverständlich können Sie auch die in Salesware enthaltenen Aktivitätstypen deaktivieren, wenn diese nicht Ihren Anforderungen entsprechen. Bitte beachten Sie, dass lediglich die „Notiz“ nicht deaktiviert werden kann, da diese Basis der Schnellnotiz ist.
Bei Kunden, die festgelegten Kundengruppen angehören, werden beim Aufruf der Detailseite wichtige Informationen zum Kunden angezeigt. Diese Informationen ermöglichen einen schnellen Überblick über den Kunden im Hinblick auf verschiedene Bereiche.
Wie viel Umsatz macht der Kunde?
In den oberen Kacheln kann man sehen, wie sich der Umsatz, der Absatz und ggf. auch der Roherlös in den letzten zwölf vollständig abgeschlossen Monaten entwickelt hat. Neben der Tendenz sieht man auch ein Diagramm. Der Clou: Fährt man mit der Maus über das Diagramm, kann man die Werte der einzelnen Monate sehen.
Zudem sieht man in der rechten Kachel, wie viel Umsatz der Kunde im aktuellen Geschäftsjahr bereits gemacht hat und wie dieser Umsatz im Hinblick auf die Umsatzerwartung des aktuellen Geschäftsjahres ist. Das Umsatzziel ermittelt sich entweder automatisch oder kann in den Kontaktdaten des Kunden in Salesware hinterlegt werden.
Gibt es Auffälligkeiten bei den am meisten verkauften Artikeln?
Bei der Analyse der Umsätze werden auch die sogenannten „Fokusartikel“ ermittelt. Das sind Artikel, die einen großen Anteil am Erfolg haben oder hatten und deren Entwicklung im Vergleich zu allen anderen Artikeln auffällig war. Mit einem Klick auf „Alle anzeigen“ wird eine Analyse aufgerufen und die Fokusartikel werden angezeigt.
Gibt es Hinweise zum Kunden?
In Salesware ist es möglich, bestimmte Aktivitäten als Hinweis zu nutzen und mit ERP-Daten zu verknüpfen. Sind Daten des Kunden direkt oder indirekt mit diesen Hinweisen verknüpft, so werden diese im Dashboard des Kunden angezeigt. Mit einem Klick auf den Hinweis kann man diesem auf den Grund gehen.
BEISPIEL
Die Einkaufsabteilung hat eine Aktivität des Typs „Dispomeldung“, in der sie Artikel verknüpfen, die aktuell nicht lieferbar sind. Diese Aktivität wird als „Warnung“ in Salesware veröffentlicht und von den verknüpften Artikeln aus in alle Bestellungen, in denen diese Artikel enthalten sind, verteilt. Die Bestellungen wiederum geben diese Warnung an die Kunden der Bestellung weiter. So ist es möglich, beim Aufruf eines Kunden sowohl in dessen Schnellansicht als auch in der Detailansicht zu sehen, dass es aktuell Warnungen zu vom Kunden bestellte Artikel gibt.
Welche Aktivitäten wurden zuletzt mit dem Kunden verknüpft?
Unterhalb der Hinweise kann man die letzten, mit dem Kunden verknüpften Aktivitäten sehen. Selbstverständlich kann ich diese mit einem Klick in das Dreipunktmenü direkt aufrufen und mir zum Beispiel in der Schnellansicht ansehen.
Eine Besonderheit stellt die im rechten Bereich angezeigte Aktivität dar. Es handelt sich um einen bestimmten Aktivitätstyp, den der Administrator definiert hat. Es wird immer die letzte Aktivität dieses Typs, angezeigt.
BEISPIEL
In unserem Unternehmen werden immer Besuchsberichte von den Terminen mit den Kunden erstellt. Diese nutzen wir zur Dokumentation und zur Durchführung vereinbarter Maßnahmen. Als zentrales Instrument unserer Kundenbindung wird der letzte Besuchsbericht des Kunden immer in dessen Dashboard angezeigt.
Welche offenen Angebote & Bestellungen hat der Kunde?
Im mittleren Bereich kann man sehen, welche Angebote noch nicht angenommen worden sind und ob und welche Bestellung noch nicht komplett geliefert oder berechnet worden sind. Auch diese kann man sich mit einem Klick auf das Dreipunktmenü anzeigen lassen.
Wer ist der Ansprechpartner?
In Salesware kann man einen Ansprechpartner als Hauptansprechpartner eines Kunden ausweisen. Hat man dies gemacht, so wird der Ansprechpartner direkt im Dashboard angezeigt.
Sind Mails oder Aktivitäten mit dem Kunden verknüpft?
Im untersten, rechten Bereich kann man schnell auf alle Mails und Aktivitäten zugreifen, die mit dem Kunden verknüpft sind. Sollte es noch offene Mails oder ungelesene Aktivitäten geben, so wird das gekennzeichnet.
Wenn man sich einen Überblick zum aktuellen Stand oder zu historischen Entwicklungen verschaffen möchte, ist es hilfreich, wenn man man direkt auf Umsatzdaten des Kunden zugreifen kann. Oftmals ist das nicht möglich und man muss Umsatzlisten von Kolleginnen und Kollegen erfragen, die mit dem ERP-System arbeiten.
Mit Salesware kann man direkt und ohne Verzögerung die Umsatz- und Absatzdaten seiner Kunden analysieren. Hierzu kann man entweder einen neuen Arbeitsbereich „Analysen“ aufrufen oder beim Kunden direkt aus dessen Dreipunktmenü heraus die „Analyse starten“.
Es öffnet sich ein neuer Arbeitsbereich und man sieht die Umsatzzahlen der letzten 12 abgeschlossenen Monate. Diese werden sowohl grafisch in einem Diagramm als auch tabellarisch darunter angezeigt.
Und nicht nur das. Zudem wird immer der Zeitraum vor dem ausgewählten Zeitraum zum Vergleich herangezogen. So kann man auch sehen, wie sich die Umsätze des Kunden im Vergleich zu vorher entwickelt haben.
Man kann zwischen den verschiedenen Ansichten wechseln und sich die Umsätze so aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten.
Nach Artikel
In diese Ansicht sieht man die Artikel, die in den gefilterten Zeiträumen um- und abgesetzt worden sind. Damit man aus den Erkenntnissen direkt neue Umsätze generieren kann, ist es möglich, jeden Artikel direkt einem Warenkorb hinzufügen.
HINWEIS
Teilweise ist bereits eine Menge vorgeschlagen, die man dem Warenkorb hinzufügen kann. Das ist die Menge, die der Kunde zuletzt bestellt hat. So muss man nicht aufwändig recherchieren, welche Menge man dem Kunden vorschlagen kann.
Wurde neben einen Zeitraum auch einen Vergleichszeitraum ausgewählt, so werden die Umsätze der Artikel analysiert und zur Unterstützung separat als Fokusartikel oder mit hilfreichen Tags angereichert.
Klickt man einen Artikel an, so werden weiterführende Informationen zu diesem in der Schnellansicht angezeigt. Insofern der Artikel ein Fokusartikel ist oder mit Tags angereichert ist, sieht man zusätzlich eine Erklärung dazu in der Schnellansicht.
Nach Artikelgruppe
In dieser Ansicht werden die Umsätze gruppiert nach den Artikelgruppen angezeigt. Die ermittelten Werte stellen also die Summen und Durchschnittswerte der jeder Artikelgruppe zugeordneten Artikel dar.
Nach Kunde
In dieser Ansicht werden alle Kunden angezeigt, die in den ausgewählten Zeiträumen Umsatz gemacht haben.
Nach Kundengruppe
In dieser Ansicht sieht man die Umsätze gruppiert nach den Kundengruppen. Die ermittelten Werte stellen also die Summen und Durchschnittswerte der jeder Kundengruppe zugeordneten Kunden dar.
Nach Vertreter
Hier sieht man die Umsätze, die auf die verschiedenen Vertreter gebucht worden sind.
Nach Zeitraum
In der Ansicht nach Zeitraum werden die Umsätze in chronologischer Reihenfolge pro Monat aufgelistet.
Selbstverständlich gibt es verschiedene Möglichkeiten, den Verkauf einzelner Artikel zu bewerten. Häufig wird dafür ein Zeitraum mit einem anderen verglichen und dort dann zuerst nach ausbleibenden Verkäufen geschaut. Ab und an wird noch die prozentuale Veränderung hinsichtlich des Verkaufs geschaut. Das alles sind erprobte Mittel, doch Salesware geht weiter.
Hat man einen Zeitraum ausgewählt, so wird automatisch der gleiche Zeitraum davon als Vergleich herangezogen. Auf Basis der in diesen Zeiträumen verkauften Artikel werden Auffälligkeiten ermittelt. Hier werden die sogenannten „Fokusartikel“ ermittelt. Das sind die Top 20 % der Artikel, die im ausgewählten Zeitraum und/oder im Vergleichszeitraum am stärksten zum Umsatz und Absatz beigetragen haben. Den Anteil kann der Administrator in Salesware ändern.
Und nur diese Fokusartikel werden dann nochmals auf ihre Entwicklung zwischen den Zeiträumen hin untersucht. Denn entwickelt sich ein Artikel „im Schnitt“, ist es gut und muss nicht weiter beachtet werden. Entwickelt sich ein Artikel hingegen überdurchschnittlich gut, so ist das einen genaueren Blick wert. Das ist auch der Fall, wenn sich ein Artikel schlecht entwickelt hat. Hier ist der Umsatz oder Absatz vergleichsweise stark eingebrochen und dem sollte man auf die Spur gehen. Liegt es am Artikel, an der Lieferfähigkeit bzw. Verfügbarkeit? Hat der Kunde anstelle dieses Artikels einen anderen Artikel gekauft?
Artikel, die sich überdurchschnittlich gut entwickelt haben, werden mit einem grünen Pfeil in der Spalte „Fokus“ gekennzeichnet. Artikel, die sich leider sehr schlecht entwickelt haben, werden mit einem roten Pfeil in der Spalte „Fokus“ gekennzeichnet. Wählt man einen dieser Artikel aus, so wird in der Schnellansicht des Artikels im Bereich „Artikel-Analyse“ nochmals erklärt, wieso der Artikel ein Fokusartikel ist.
Mit einem Filter auf „Fokus = Ja“ kann man sich nur die Fokusartikel ansehen.
WICHTIG
Da bei der Ermittlung der Fokusartikel die Entwicklung von einem Zeitraum zum anderen wichtig ist, stehen diese nur zur Verfügung, wenn ein Vergleichszeitraum ausgewählt ist. Ansonsten werden die Artikel, die am stärksten zum Umsatz und Absatz beigetragen haben, mit dem Tag „Top-Artikel“ gekennzeichnet.
Die Analyse der Umsätze eines Kunden gibt schon einmal sehr viel Aufschluss über potentielle, neue Umsätze und Verkaufschancen. Salesware erweitert diese Sichtweise um die Kunden der gleichen Kundengruppe. Es wird also geprüft, ob Artikel, die der Kunde im Zeitraum oder davor gekauft hat, von anderen, ähnlichen Kunden (gleiche Kundengruppe) besser gekauft worden sind.
Haben alle anderen Kunden der gleichen Kundengruppe im Vergleich zum vorherigen Zeitraum einen Artikel überdurchschnittlich gut gekauft, wohingegen das beim aktuell ausgewählten Kunden nicht der Fall war, so wird der Artikel als „Potential“ gekennzeichnet.
TIPP
Ein Blick auf die als „Potential“ gekennzeichneten Artikel lohnt sich. Diese kann man dem Kunden anbieten.
Teilweise kann es hilfreich sein, Umsätze und Absätze aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten. Das ist selbstverständlich mit Hilfe der verschiedenen Ansichten möglich. Möchte man jedoch Umsätze in verschiedenen Teilbereichen betrachten, kann es hilfreich sein, die Analysen auf diesen Teilbereich einzuschränken.
Das kann man mit Hilfe der Filter machen. Denn egal in welcher Analyse man sich gerade befindet, man kann immer auf alle Felder in den Analysen zugreifen. So kann man zum Beispiel Artikel analysieren, die nur von Kunden einer Kundengruppe gekauft worden sind. Oder man kann die Artikel einer Artikelgruppe analysieren.
BEISPIEL
Ich möchte wissen, in welcher Artikelgruppe mein Kunde die meisten Umsätze gemacht hat. Dann interessiere ich mich dafür, welche Artikel innerhalb der Artikelgruppe am auffälligsten waren.
Ich sehe mir also zuerst einmal die Analyse „Nach Artikelgruppe“ an, um zu sehen, welche Artikelgruppe am meisten Umsatz erbracht hat. Dann setze ich den Filter auf die Artikelgruppe und wechsle wieder in die Ansicht „Nach Artikel“.
Neben den Filtern, die unabhängig von der Ansicht zur Verfügung stehen, gibt es auch Filter, die in Abhängigkeit der gewählten Ansicht genutzt werden können. Das betrifft die Felder, die auf Basis der Auswahl berechnet werden. In erster Linie sind das die Mengen-, Umsatz- und Roherlösangaben mitsamt deren Veränderung. Speziell in der Ansicht „Nach Artikel“ werden auch die Werte in den Spalten „Fokus“ und „Tags“ immer neu auf Basis der aktuellen Auswahl ermittelt. Daher stehen diese nur hier zur Verfügung.
BEISPIEL
Ich rufe also die Ansicht „Nach Kunden“ auf und gebe im Feld „Umsatz“ von 20.000 an. Der Filter wird oberhalb des Diagramms mit dem Ursprung (Nach Kunde) angezeigt, damit ich weiß, dass ich in dieser Ansicht nach allen Kunden mit einem Umsatz über 20.000,- € gefiltert habe.
Ich möchte die Umsätze aller Kunden sehen, die mehr als 20.000,- € Umsatz im aktuellen Zeitraum gemacht haben. Dann interessiere ich mich dafür, welche Artikel sich bei diesen überdurchschnittlich gut entwickelt haben.
Ich wechsle nun in die Ansicht „Nach Artikel“ und filtere dort auf alle Fokusartikel sowie den Umsatzverlauf mit mehr als 0 %. Auch diese beiden Filter werden mit oberhalb des Diagramms mit deren Herkunft (Nach Artikel) angezeigt.
Nun sehe ich alle Artikel, der Top-Kunden, die sich überdurchschnittlich gut entwickelt haben.
Salesware bietet den Vorteil, dass man in mehreren Arbeitsbereichen parallel arbeiten kann. So kann man zum Beispiel mehrere Bestellungen gleichzeitig einsehen und bearbeiten. Oder man kann während man eine Mail aufgerufen hat auch noch die Kundenstammdaten bearbeiten. Man kann sich also jedes Element in einem eigenen Arbeitsbereich aufrufen und dann zwischen den Arbeitsbereichen wechseln.
Ab und zu möchte man jedoch die Möglichkeit haben, kurz einen Blick auf eine verknüpfte Information zu werfen oder einen verknüpften Datensatz zu bearbeiten ohne gleich einen neuen Arbeitsbereich aufzurufen. Diese Möglichkeit gibt es nun. Denn ruft man eine verknüpfte Information in der Schnell- oder Detailansicht auf, so wird diese im selben Arbeitsbereich über der aktuellen Information angezeigt. Mit einem Klick auf „Zurück“ kann man dann wieder zur letzten Information zurückgehen.
BEISPIEL
Der Einkauf hat über eine Warnung informiert, dass ein Artikel nicht mehr lieferbar ist. Ich sehe das im Dashboard meines Kunden. Nun rufe ich die Bestellung, in der der betroffene Artikel ist, auf. Ich rufe über das Dreipunktmenü der Position die Schnellansicht des Artikels auf und sehe dessen Stammdaten. Dort kann ich sehen, ob es einen Ersatzartikel gibt oder nicht.
Wenn man mit der Mailintegration in Salesware arbeitet, kann es ab und an notwendig sein, eine Mail als Datei herunterzuladen. Das ist nun über des Dreipunktmenü einer Mail möglich. Klickt man die Option „Herunterladen“ an, wird die Mail im EML-Format lokal heruntergeladen.
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Turnstile. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
angezeigt. Klicken Sie es an und die Nachricht wird als dringend gekennzeichnet. Das wiederum löst verschiedene Ereignisse aus.
klicken, wird die Mail in einem modalen Sidesheet geöffnet. So können Sie die Mail wie gewohnt bearbeiten.
klicken. Wählen Sie nun im Feld „Bestelldatum“ die Werte „Aktueller Monat“ und „Letzter Monat“ aus. Filtern Sie dann bei Bedarf auch noch auf Ihren Vertreternamen.
zur Verfügung.
