Nachrichten priorisiert bearbeiten

Ab sofort können Sie wichtige Nachrichten als „dringend“ kennzeichnen und somit effizienter mit Ihren Kolleginnen und Kollegen zusammenarbeiten. So können Sie wichtige Nachrichten schnell identifizieren und effizient verwalten, sodass Sie keine dringenden Anliegen übersehen.

Sobald Sie in einer Nachricht eine Kollegen erwähnen, wird Ihnen in der Nachricht das Symbol angezeigt. Klicken Sie es an und die Nachricht wird als dringend gekennzeichnet. Das wiederum löst verschiedene Ereignisse aus.

Nachrichten, die als “dringend” markiert wurden, werden optisch hervorgehoben, um ihre Wichtigkeit zu betonen. Sie sind daher schnell erkennbar und durch ein Warnsymbol neben der Nachricht wird die Dringlichkeit zusätzlich verdeutlicht.

Wenn Sie eine Nachricht als dringend markieren, erscheint in den Navigationsfiltern ein weiterer Filter „Dringend / Warten auf Antwort“. Die von Ihnen als dringend markierte Nachricht wird dort angezeigt bis sie erledigt worden ist.

Wenn Sie in einer dringenden Nachricht erwähnt worden sind, wird Ihnen das in Salesware an verschiedenen Stellen angezeigt:

• Sie sehen im Kopfbereich von Salesware ein viertes Symbol. Es handelt sich um ein Glocken-Symbol, das leicht pulsiert.
• Zudem wird Ihnen eine eine Benachrichtigung mit der dringenden Nachricht eingeblendet, bis Sie darauf reagieren.
• Des Weiteren erscheint ein weiterer Navigationsfilter „Dringend / Von mir zu erledigen“.

Wurde eine Nachricht für Sie als „dringend“ gekennzeichnet, wird Ihnen permanent eine Benachrichtigung angezeigt. In dieser Benachrichtigung können Sie zum einen sehen, wer die Nachricht geschrieben hat und was die Nachricht ist. So können Sie einschätzen, wie dringend Sie diese erledigen müssen.

Zudem können Sie bereits in der Benachrichtigung reagieren. Sie können antworten und dabei auch auf die bereits bekannten Slash-Commands zugreifen. Somit können Sie schnell auf ERP-Daten verweisen oder zum Beispiel andere Kolleginnen erwähnen.

Eine dringende Nachricht wird solange als solche gekennzeichnet, bis die Nachricht als “erledigt” markiert worden ist. Dies hilft Ihnen, wichtige Nachrichten nicht aus den Augen zu verlieren. Selbstverständlich bleiben auch alle anderen Hinweise erhalten, bis die Nachricht erledigt worden ist.

Eine dringende Nachricht können Sie bereits in der Benachrichtigung „erledigen“. Sie können das aber auch jederzeit direkt in der betreffenden Aktivität machen. Im Übrigen kann das jede Kollegin machen, auch wenn sie nicht in der Nachricht erwähnt worden ist.

Am schnellsten können Sie die Nachricht erledigen, wenn Sie mit einem Klick auf das Glocken-Symbol die Benachrichtigung wieder aufrufen, als erledigt markieren, beantworten und absenden.

Aktivitäten schneller bearbeiten

Wenn Sie sich einen schnellen Überblick über eine Aktivität verschaffen möchten, reicht oftmals der Blick auf die Schnellansicht. Möchten Sie nun Änderungen an der gerade angezeigten Aktivität vornehmen, so reicht ein Klick auf den zu ändernden Bereich.

Klicken Sie in der Schnellansicht auf die Beschreibung. Die Detailansicht öffnet sich und zeigt die Beschreibung an. Wenn Sie die Berechtigung haben, die Beschreibung zu bearbeiten, wird der Cursor automatisch ans Ende des Textes gesetzt, sodass Sie sofort loslegen können.

Klicken Sie auf eine Nachricht im Bereich „Anmerkungen und Diskussionen“ wird die Detailansicht geöffnet und der Bereich fokussiert. Dabei wird der Cursor direkt ins Kommentarfeld gesetzt.

In der Schnellansicht sehen Sie auch weitere Elemente der Aktivität. Mit einem Klick auf den gewünschten Bereich wird die Detailansicht aufgerufen und der Fokus wird im Bereich, den Sie in der Schnellansicht angeklickt haben, gesetzt.

So sparen Sie sich Zeit und können schneller auf die benötigten Informationen zugreifen sowie direkt Änderungen vornehmen, ohne zwischen Schnell- und Detailansicht wechseln zu müssen.

Ungelesene Änderungen sehen

Sie sehen nun beim Aufruf einer ungelesenen Aktivität sofort, was sich seit Ihrem letzten Besuch geändert hat, ohne lange suchen zu müssen. Beim Aufruf der Aktivität sehen Sie ein Hinweisfeld oberhalb der Beschreibung in der Detailansicht. Dieses Feld zeigt alle Protokolleinträge in chronologischer Reihenfolge (neueste zuerst), die seit Ihrem letzten Aufruf hinzugefügt wurden.

Sie können das Hinweisfeld jederzeit durch Klicken auf das X in der rechten oberen Ecke schließen. Sobald Sie die Aktivität gelesen haben und erneut öffnen, werden die Änderungen nicht mehr angezeigt.

Benachrichtigungen zu Änderungen erhalten

Wenn Sie nicht permanent in Salesware arbeiten, können Sie sich über die Einstellungen in Ihrem Profil über verpasste Benachrichtigungen informieren lassen. Diese Benachrichtigungen erhalten Sie nun auch, wenn sich an Aktivitäten, in denen Sie Teilnehmer sind etwas ändert oder Sie erwähnt werden. So bleiben Sie immer auf dem Laufenden, ohne ständig die Anwendung überprüfen zu müssen.

Wenn Sie in im Browser arbeiten, aber nicht Salesware im Fokus haben, werden Sie direkt im Browser über Änderungen an den Aktivitäten im Form einer Pop-Up Benachrichtigung informiert. Dazu müssen Sie die Benachrichtigungen in Ihrem Profil aktiviert haben.

Zusätzlich zu den Pop-Up Benachrichtigungen können Sie auch E-Mail-Benachrichtigungen erhalten. Dies stellt sicher, dass Sie keine wichtigen Updates verpassen, selbst wenn Sie nicht in der Anwendung sind.

Sammlungen oder Strukturen weiterführen

Die Aktivitäten in Salesware sollen Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern und sich situationsbedingt anpassen können. Was meinen wir damit? Nicht immer ist bei der Erstellung einer Aktivität klar, was sich daraus ergibt. So kann es sein, dass eine Telefonnotiz angelegt wird und sich daraus eine Opportunity oder eine Reklamation entwickelt.

Daher können Sie nun eine Sammlung oder eine Struktur ganz einfach „weiterführen“. Dazu klicken Sie oben neben der Beschreibung auf die Schaltfläche. Daraufhin erscheint eine Auswahl aller Strukturen, die Ihnen zur Verfügung stehen sowie die Möglichkeit, die aktuelle Struktur in einer Sammlung weiterzuführen.

Haben Sie aktuell eine Sammlung geöffnet, so können Sie diese in einer Struktur weiterführen. Dabei wird die ausgewählte Struktur aus den Vorlagen angelegt und alle Elemente der Sammlung werden in die Struktur übernommen. Diese Elemente werden Ihnen angezeigt und Sie werden gebeten, sie in der Struktur an die gewünschte Stelle zu verschieben.

Sie können auch eine Struktur in eine Sammlung weiterführen. Dabei werden alle Felder sowie die Meilensteine entfernt.

Durch diese neue Möglichkeit wird die Flexibilität und Effizienz in der Organisation Ihrer Inhalte erheblich gesteigert. Sie können jetzt problemlos zwischen verschiedenen Strukturen wechseln, ohne dabei Daten oder wichtige Informationen zu verlieren. Aktivitäten und Anhänge werden vollständig übernommen, sodass Sie nahtlos weiterarbeiten können.

Dank der klaren Hinweismeldungen bei der Weiterführung behalten Sie stets die Kontrolle darüber, welche Anpassungen notwendig sind. Die Möglichkeit, Elemente per Drag & Drop in die neue Struktur zu verschieben, spart Ihnen Zeit und erleichtert die Organisation Ihrer Inhalte.

Eine Mail einer Aktivität hinzufügen

In Salesware wird die Möglichkeit, Mails innerhalb von Aktivitäten zu verknüpfen, erweitert. Analog zu anderen Daten können Sie eine Mail über das Kontextmenü zu einer bestehenden Aktivität hinzufügen oder eine neue Aktivität anlegen.

Wenn Sie direkt aus einer Mail eine neue Aktivität erzeugen, wird nicht nur die Mail selbst als Verknüpfung in der Aktivität hinzugefügt, sondern auch alle ERP-Daten, die bereits mit der Mail verknüpft sind. Dies bedeutet, dass jede in der Mail referenzierte Entität, wie beispielsweise Kunden, Bestellungen oder Angebote, automatisch ebenfalls mit der neuen Aktivität verknüpft wird. Dadurch wird die Erstellung von Aktivitäten aus Mails noch effizienter und sorgt dafür, dass alle relevanten Verknüpfungen direkt übernommen werden. Dies spart Ihnen Zeit und stellt sicher, dass keine wichtigen Informationen übersehen werden.

Darüber hinaus können Sie nun direkt in einer Sammlung, einer Struktur oder einem Hinweis eine Mail hinzufügen.

Sie werden so flexibler und effizienter bei der Weiterverarbeitung von Mails und können nun nahtlos und direkt aus dem Dreipunktmenü oder dem Hinzufügen-Bereich arbeiten, um Mails mit den entsprechenden Aktivitäten zu verknüpfen und so Ihre Arbeitsabläufe weiter zu optimieren.

Eine Mail in einer Aktivität betrachten

Nun wird die Anzeige und Interaktion von Mails innerhalb einer Aktivität deutlich erweitert und verbessert. Wenn Sie eine Mail in einer Aktivität anklicken, sehen Sie diese in einer neuen, übersichtlicheren Ansicht.

Im Kopfbereich der Ansicht sehen Sie die Informationen zu Absender, Empfänger, CC und BCC der Mail an. Wenn Sie auf klicken, wird die Mail in einem modalen Sidesheet geöffnet. So können Sie die Mail wie gewohnt bearbeiten.

Unter dem Kopfbereich können Sie neben dem Betreff der Mail auch den Inhalt der Mail selbst sehen. Sollte der Inhalt länger sein, können Sie den Bereich mit einem Klick auf „Alles anzeigen“ aufklappen, um sich den gesamten Inhalt anzeigen zu lassen. Damit Sie auch alle darunter angezeigten Bereiche sehen können, haben Sie die Möglichkeit mit einem Klick auf „Weniger anzeigen“ den Inhaltsbereich zu verkleinern.

Sollte die Mail Anhänge haben, so sehen Sie diese unterhalb des Inhaltsbereichs. Andernfalls werden Ihnen die mit der Mail verknüpften Details der Mailintegration angezeigt (Thema, Tag, Status, Gruppe, Priorität und Bearbeiter). Insofern auch schon ERP-Daten mit der Mail verknüpft sind, können Sie diese unterhalb der Details sehen. Wie gewohnt können Sie diese ERP-Daten über das Dreipunktmenü wie gewohnt verarbeiten.

Die Reihenfolge der dargestellten Inhalte können Sie als Administrator individuell unter „Benutzer & Gruppen > Benutzergruppen“ Im Register „Grundeinstellungen / Sidebar Entitäten / Reihenfolge der Sidebar Mail in Aktivitäten“ anpassen, um den Anforderungen verschiedener Arbeitsabläufe gerecht zu werden.

Versehentliche Änderungen an Aktivitäten ausschließen

Als Administrator haben Sie nun mehr Kontrolle und Transparenz bei der Verwaltung der Aktivitäten. Sie können Wertelisten, Felder, Aktivitäten, Strukturen und Hinweise nun sicher anpassen und erweitern, ohne bestehende Daten zu gefährden.

Wenn Sie einen Wert aus einer Werteliste löschen möchten, wird automatisch geprüft, ob dieser noch in Benutzung ist. Falls er verwendet wird, müssen Sie einen Ersatzwert angeben. Dies verhindert ungewollte Lücken in bestehenden Datensätzen. Bei Löschung des letzten Werts wird keine Ersatzangabe benötigt. Eine Werteliste kann auch erst gelöscht werden, wenn sie nirgendwo mehr verwendet wird. Eine Rückfrage informiert Sie entsprechend und hilft, Fehler zu vermeiden.

Ändern Sie die Zuordnung einer Werteliste zu einem Feld oder löschen Sie das Feld selbst, werden Sie durch eine Meldung darüber informiert, sobald das Feld noch in Verwendung ist.

Nehmen Sie Änderungen an Pflichtfeldern vor, deaktivieren Sie eine Aktivität, eine Struktur oder einen Hinweis oder entfernen Sie ein Feld aus einer Aktivität, einer Struktur oder einem Hinweis, so meldet Ihnen Salesware in einer entsprechenden Hinweismeldung die daraus resultierenden Folgen zurück.

Vor dem Löschen einer Aktivität, einer Struktur oder eines Hinweises wird zudem geprüft, ob diese(r) noch verwendet wird. Sollte dies der Fall sein, wird Ihnen mitgeteilt, dass das Löschen erst möglich ist, wenn keine entsprechenden Einträge mehr existieren.

Durch die klaren Meldungen und Warnungen wird sichergestellt, dass keine kritischen Daten oder Prozesse unbeabsichtigt gelöscht oder geändert werden. Die Anpassungen können effizient durchgeführt werden, ohne die Integrität der Aktivitäten zu beeinträchtigen.

Filter aktivieren und deaktivieren

Die Handhabung von Filtern in Salesware ist noch flexibler und einfacher. Ab sofort können Sie Filter, die Sie gerade nicht benötigen, deaktivieren, ohne sie löschen zu müssen. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, Filter schnell und bequem wieder zu aktivieren, wann immer Sie sie benötigen, ohne sie jedes Mal neu erstellen zu müssen.

Jeder Filter enthält nun links neben der Bezeichnung eine Checkbox. Ist Filter aktiv, so ist die Checkbox angehakt. Möchten Sie den Filter kurzzeitig nicht nutzen, um sich zum Beispiel Unterschiede in den Suchergebnissen anzeigen zu lassen, können Sie einfach das Häkchen aus der Checkbox entfernen. Der nun inaktive Filter bleibt Teil Ihrer Suchabfrage und des gespeicherten Favoriten, wird aber bei der Suche ignoriert. Sie können die Filter jederzeit wieder aktivieren, indem Sie das Häkchen in der Checkbox setzen.

Deaktivierte Filter beeinflussen Ihre Suchanfragen nicht, was Ihnen mehr Flexibilität gibt, ohne komplexe Filtereinstellungen zu verlieren. Wenn Sie einen Filter später wieder aktivieren, greift er sofort in Ihre Suchanfragen ein, ohne dass Sie ihn erneut konfigurieren müssen.

Wenn Sie eine Filterkombination als Favorit speichern, werden auch inaktive Filter mitgespeichert. Beim Laden der Favoriten bleiben Ihre inaktiven Filter erhalten und können jederzeit wieder aktiviert werden.

Auch in der Analyse haben Sie die Möglichkeit, Filter zu deaktivieren. Dadurch können Sie gezielt Anpassungen an Ihren Abfragen vornehmen, ohne Filter dauerhaft zu entfernen. Selbst wenn eine Filterkette komplett deaktiviert ist, sorgt Salesware dafür, dass unnötige Suchanfragen übersprungen werden, sodass Ihre Analyse weiterhin effizient bleibt.

Diese neuen Möglichkeiten machen die Arbeit mit Filtern in Salesware noch flexibler und einfacher. Sie können Ihre Filter individuell steuern und je nach Bedarf aktivieren oder deaktivieren – ohne die Angst, wichtige Einstellungen zu verlieren.

Schnell auf Angebote und Bestellungen filtern

Im Tagesgeschäft ist es hilfreich, wenn man sich schnell einen Überblick verschaffen kann oder innerhalb von einer Auswahl an Daten suchen kann. Aus diesem Grund finden Sie nun in den Angeboten und Bestellungen vorkonfigurierte Navigationsfiltern. Diese Standardfilter erleichtern es Ihnen, wichtige Daten schnell zu finden, indem relevante Informationen sofort gefiltert und übersichtlich angezeigt werden.

Dabei werden diese Filter nur angezeigt, wenn relevante Einträge vorhanden sind. Daher können sie auch nicht gelöscht werden, ähnlich wie bei den Navigationsfiltern in den Aktivitäten.

Meine Kunden und Ansprechpartner im Blick

Die Verwaltung Ihrer Kunden und Ansprechpartner wird in Salesware noch einfacher und übersichtlicher. Ab sofort stehen Ihnen Standardfilter zur Verfügung, die Ihnen helfen, Ihre Kunden und Ansprechpartner schneller zu finden und zu organisieren.

Mit dem neuen Standardfilter „Meine Kunden“ können Sie auf Knopfdruck alle Kundenkontakte anzeigen lassen, die Ihrem Vertreter zugeordnet sind. So sehen Sie eine schnelle Übersicht all Ihrer Kunden. Der Filter „Meine Ansprechpartner“ zeigt Ihnen alle Ansprechpartner innerhalb Ihrer Kundenunternehmen an, die für Sie relevant sind.

Mit den Filtern ersparen Sie sich das manuelle Anlegen und Pflegen von Filtern. Sie erhalten sofortigen Zugriff auf Ihre wichtigsten Kontakte, was Ihre täglichen Arbeitsprozesse beschleunigt. Zudem sind die Filter einfach zu bedienen, denn sie funktionieren ganz ohne zusätzlichen Aufwand – Sie müssen nur Ihre Kontakte öffnen, und die Filteroptionen stehen Ihnen direkt zur Verfügung.

Belegart für Angebot und Bestellung festlegen

Mit diesem Release wird die Administration unter „Zuordnungen > Belege“ erweitert, um die Konfiguration von Belegarten für die Neuanlage von Bestellungen und Angeboten zu optimieren.

Ab sofort können Sie in der Tabelle der Bestellbelegarten über das Dreipunktmenü eine Belegart als Standard für die Neuanlage von Bestellungen festlegen. Aktuell ist die Belegart „Auftragsbestätigung“ automatisch als Standard für Bestellungen eingetragen. Diese Belegart wird bei der Neuanlage einer Bestellung in Salesware automatisch verwendet, was den Bestellprozess für die Endanwender vereinfacht und konsistenter gestaltet.

Zusätzlich wurde die Möglichkeit geschaffen, Belegarten für Angebote auf ähnliche Weise zu konfigurieren. Die Tabelle der Angebotsbelegarten wurde ebenfalls in die Administration unter „Zuordnungen > Belege“ aufgenommen. Sie können eine Belegart für die Neuanlage von Angeboten festlegen. Auch hier ist standardmäßig die Belegart „Angebot“ für die Neuanlage eingetragen und verwendet.