Statusfeld nutzen
Das Statusfeld ist ein zentraler Bestandteil der Aktivitäten in Salesware. Es hilft Ihnen, den Bearbeitungsstand aller Aktivitäten effizient zu verfolgen und sicherzustellen, dass der Fortschritt klar und konsistent dargestellt wird.
Das Statusfeld ist grundsätzlich verpflichtend, d. h. in der Regel muss jede Aktivität einen Status haben; für einzelne Aktivitätstypen kann es jedoch als optional definiert werden, sodass dort kein Status gepflegt werden muss. Der Status gibt an, in welchem Bearbeitungszustand sich eine Aktivität befindet.
Tipp
Administratoren können zusätzliche Statuswerte in den Systemeinstellungen hinzufügen oder bestehende Werte umbenennen, um Ihre spezifischen Anforderungen zu erfüllen.
Zusammenhang zwischen übergeordneten Elementen und Aktivitäten
Eine wichtige Funktion des Status ist die Abhängigkeit zwischen übergeordneten Elementen (z. B. Sammlungen, Strukturen oder Hinweise) und den darin enthaltenen Aktivitäten. Der Status des übergeordneten Elements wirkt sich auf die Darstellung des Status der enthaltenen Aktivitäten aus.
So funktioniert die Statuslogik:
- Übergeordnetes Element abgeschlossen: Wenn ein übergeordnetes Element (z. B. eine Sammlung) den Status „Abgeschlossen“ erhält, werden alle darin enthaltenen Aktivitäten ebenfalls als abgeschlossen angezeigt – unabhängig davon, welchen individuellen Status diese zuvor hatten.
- Individueller Status bleibt erhalten: Der ursprüngliche Status der einzelnen Aktivitäten bleibt im Hintergrund bestehen und ist für Sie weiterhin sichtbar. Ein kleines
zeigt an, dass der Status von der übergeordneten Ebene beeinflusst wird.
Sie behalten eine klare Übersicht über den Gesamtfortschritt und können Sammlungen, Strukturen oder Hinweise abschließen, die inhaltlich nicht mehr relevant sind, ohne den ursprünglichen Bearbeitungsstand der einzelnen Aktivitäten zu verändern.
Beispiel
Eine Sammlung enthält mehrere Aufgaben. Eine dieser Aufgaben hat den Status „Neu“, ist aber nicht mehr relevant und wird nicht bearbeitet. Sie möchten, dass diese Aufgabe nicht mehr in Ihrer Liste der offenen Aktivitäten erscheint.
Ändern Sie dafür den Status der Sammlung auf „Abgeschlossen“. Dadurch wird die gesamte Sammlung als abgeschlossen markiert. Die Aufgaben in der Sammlung werden nicht mehr als offene Aktivitäten angezeigt, behalten jedoch ihre individuellen Status im Hintergrund.
Vorteil: Sie können Aufgaben effektiv aus Ihrer aktiven Arbeitsliste entfernen, ohne ihren ursprünglichen Status zu verändern. Das ist besonders hilfreich, wenn Sie Aufgaben archivieren möchten, die keinen Fortschritt mehr erfordern.
Anzeige des Statusfelds
Das Statusfeld ist in verschiedenen Bereichen der Aktivitäten sichtbar, um Ihnen jederzeit die Übersicht zu erleichtern:
- Detailbereich einer Aktivität:
Das vollständige Statusfeld wird im Detailbereich angezeigt, inklusive der Beschreibung und aller verfügbaren Statusoptionen. - Schnellansicht:
In der erweiterten oder reduzierten Schnellansicht wird der Status des übergeordneten Elements durch ein dargestellt, sofern der Status dieses übergeordneten Elements abgeschlossen ist.
Den Status können Sie außerdem direkt in der Listenansicht ändern, ohne die Aktivität zuvor öffnen zu müssen; über eine Mehrfachauswahl passen Sie ihn zudem für mehrere Aktivitäten in einem Schritt an.
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