Positionen hinzufügen, bearbeiten oder entfernen
In der Detailansicht eines Angebots und oder einer Bestellung können Sie nicht nur Artikel, sondern auch andere Positionstypen wie Gruppen, Zwischensummen oder Textpositionen verwalten. Diese Positionen lassen sich flexibel hinzufügen, bearbeiten oder entfernen, um den individuellen Anforderungen Ihrer Vorgänge gerecht zu werden. Dabei behalten Sie stets die Übersicht und können spezifische Anpassungen wie Mengen, Preise oder Rabatte vornehmen.
Einen Artikel hinzufügen
In Angeboten oder Bestellungen können Sie einen Artikel direkt einfügen, indem Sie im Feld „Artikel suchen und hinzufügen“ die Suchbegriffe eingeben. Sie können hier genauso suchen, wie Sie es in der globalen Suche auch machen würden. Sobald Sie den gewünschten Artikel in den Vorschlägen sehen, können Sie ihn mit einem Doppelklick oder mit der Tastatur und der Bestätigung über die Eingabetaste den Artikel als Position hinzufügen.
Selbstverständlich steht Ihnen an dieser Stelle auch die erweiterte Suche zur Verfügung.
Tipp
Wenn Sie mit einem Scanner arbeiten oder ausschließlich nach Ihren Artikelnummern suchen, können Sie die Suche nach Vorschlägen beschleunigen, indem Sie auf 
klicken. Die Suche im Feld wird daraufhin auf relevante Felder eingeschränkt, z. B. Artikelnummer oder EAN.
Alternativ können Sie Artikel auch direkt aus der Artikelliste heraus zu einem Angebot oder einer Bestellung hinzufügen. Dazu öffnen Sie den Arbeitsbereich „Artikel“, suchen den gewünschten Artikel und nutzen das Dreipunktmenü, um den Artikel oder die Position zu einem bestehenden Vorgang hinzuzufügen oder direkt ein neues Angebot oder eine neue Bestellung zu erstellen.
Der von Ihnen bestätigte Artikel wird am Ende der Positionen hinzugefügt.
Weitere Positionen hinzufügen
Eine andere Position können Sie direkt in der Tabelle mit den Positionen einfügen, indem Sie
- auf „+ Hinzufügen“ oder
- mit der rechten Maustaste auf eine bestehende Position oder
- auf
neben der markierten Position
klicken.
Wichtig
Sobald Sie auf diesem Weg eine neue Position hinzufügen, wird diese oberhalb der von Ihnen mit der rechten Maustaste angeklickten Position eingefügt!
Sie können verschiedene Positionstypen einfügen.
Artikel
Sobald Sie einen Artikel hinzufügen möchten, wird Ihnen wieder die erweiterte Suche angezeigt. Suchen Sie dort wie gewohnt nach dem gewünschten Artikel und übernehmen Sie diesen direkt in die Positionen.
Gruppe
Mit einem Klick auf diese Option wird eine neue Position mit der Bezeichnung „Neue Gruppe“ eingefügt. Zusätzlich werden die Positionsnummern angepasst. Die neu eingefügte Position erhält eine Positionsnummer und alle darunter liegenden Positionen werden mit der gleichen Positionsnummer und einer fortlaufenden Nummer gekennzeichnet.
Tipp
Vergeben Sie eine passende Bezeichnung für die neu eingefügte Gruppe, denn diese wird auf allen Belegen angedruckt, die dann auch Ihr Kunde sehen kann.
Zwischensumme
Mit einem Klick wird eine neue Position mit der Bezeichnung „Zwischensumme“ eingefügt. Diese Position hat die gleiche Positionsnummer wie die Gruppe, die die Positionen oberhalb der Zwischensumme einleitet. Sie können die Bezeichnung bei Bedarf anpassen – auch diese wird auf den Belegen angedruckt.
Neben der Bezeichnung wird ein Feld mit einem Rabatt sowie einem Gesamtpreis angezeigt. Hier werden alle Artikel summiert, die sich in der gleichen Gruppe befinden, welche die Zwischensumme abschließt.
Wichtig
Sind in einer Gruppe Artikel enthalten, die als Alternativartikel gekennzeichnet worden sind, so werden diese nicht im Gesamtpreis der Gruppe berücksichtigt.
Geben Sie im entsprechenden Feld einen Rabatt ein, so wirkt sich dieser auf den Gesamtpreis der Artikel in der Gruppe aus. Die Alternativartikel werden selbstverständlich nicht berücksichtigt.
Tipp
Wenn Sie eine Zwischensumme am Ende aller Positionen hinzufügen möchten, klicken Sie bitte auf „+ Hinzufügen“ am Ende der Tabelle.
Text
Nach dem Klick wird eine neue Position eingefügt, in der Sie mehrzeilige Texte einfügen können. Möchten Sie mehrere Zeilen einfügen, so können Sie den Zeilenumbruch mit der Eingabetaste einfügen.
Für eine bessere Übersicht „wächst“ die Höhe des Textfeldes bis zur sechsten Zeile mit. Ab der siebten Zeile können Sie innerhalb des Textfeldes scrollen.
Tipp
Insofern in Ihrem ERP-System vorgefertigte Textbausteine verwaltet werden, können Sie in Abhängigkeit der Belegsprache mit einem Klick auf 
und der Auswahl des benötigten Textbausteins diesen in das Feld hinzufügen.
Seitenumbruch
Möchten Sie für eine bessere Übersichtlichkeit vor einer Position einen Seitenumbruch hinzufügen, so klicken Sie auf diese Option. Ihnen wird angezeigt, dass sich an dieser Stelle ein Seitenumbruch befindet. Dieser hat natürlich nur eine Auswirkung auf den Ausdruck des Belegs.
Eine Position bearbeiten
Die Bearbeitung von Positionen erfolgt ebenfalls direkt in der Detailansicht eines Angebots oder einer Bestellung. Sie können die Menge oder den Einzelpreis einer Position anpassen sowie einen Rabatt gewähren. Alle Änderungen wirken sich automatisch auf abhängige Felder wie den Gesamtpreis aus, sodass Sie stets die aktuellen Werte im Blick haben.
Ein besonderes Highlight ist die automatische Berücksichtigung von Staffelpreisen und Rabattregeln, falls diese für einen Artikel definiert sind. So wird sichergestellt, dass Ihre Preise immer korrekt berechnet werden, selbst bei komplexen Rabattstrukturen.
Neben dem Gesamtpreis wird die gesamte, verfügbare Menge angezeigt. Diese stammt vom Standort, der in der Administration dafür festgelegt worden ist. Wenn Sie mit verschiedenen Standorten arbeiten, kann es hilfreich sein, einen Überblick über die Bestände und Verfügbarkeiten an allen Standorten zu erhalten. Mit einem Klick auf die verfügbare Menge werden die Bestände und Verfügbarkeiten aller Standorte angezeigt. Der blau markierte Standort kennzeichnet die Herkunft der in den Artikeldetails angezeigten Verfügbarkeit.
Hinweis
Sollte die eingegebene Menge den verfügbaren Bestand am aktuellen Standort übersteigen, so wird Ihnen das mit einem 
angezeigt. Fahren Sie mit der Maus darüber oder klicken es auf einem Tablet an, so wird Ihnen angezeigt, welche Menge am Standort verfügbar ist.
Für den Fall, dass ein Artikel nicht verfügbar ist, können Sie mit einem Klick auf die Option „Artikel Schnellansicht“ auswählen. Ihnen wird die Schnellansicht des Artikels angezeigt. Sollte dem nicht verfügbaren Artikel ein Ersatzartikel zugeordnet sein, so können Sie diesen direkt in die Bestellung übernehmen. Gehen Sie dazu im entsprechenden Bereich auf den Artikel, klicken Sie auf , wählen Sie die Option „Zu Angebot hinzufügen“ oder „Zu Bestellung hinzufügen“ aus und klicken Sie das Angebot bzw. die Bestellung an, das/die Sie aktuell bearbeiten. Im Hintergrund sehen Sie, wie der Artikel am Ende der Positionen hinzugefügt wird. Verlassen Sie dann die Schnellansicht mit einem Klick auf „< Zurück“. Sie können genauso vorgehen, wenn Sie Zubehör, Sets oder Varianten hinzufügen möchten.
Mit einem Doppelklick auf die Position öffnet sich deren Detailansicht. In dieser finden Sie links eine Tabelle der bereits hinzugefügten Positionen. Markieren Sie eine der Positionen, so sehen Sie abhängig vom Positionstyp dessen Details, die Sie bearbeiten können.
Artikel
Details
- Artikelnummer
- Bezeichnungen & Variante
- Liefertermin
- Menge & Mengenart
- Einzelpreis, Gesamtpreis & Preiseinheit
- Rabatt & Rabattbetrag
- Mittlerer Einkaufspreis & Roherlös
- Gewicht & Gesamtgewicht
Texte & individuelle Angaben
- Dimensionstext
- Langtext
- Zubehörtext
Die Texte werden beim Hinzufügen aus den Stammdaten übernommen. Auch hier können Sie mit einem Klick auf Textbausteine übernehmen.
Wichtig
Die Texte – auch manuell angepasste – werden überschrieben, wenn sich die Sprache des Angebots oder der Bestellung ändert.
Custom-Felder
In der Administration können weitere Felder, sogenannte Custom-Felder, hinzugefügt werden. Diese werden unterhalb der Texte angezeigt und Sie können diese in Abhängigkeit Ihrer Berechtigung ggf. auch bearbeiten.
Gruppe
Details
Hier können Sie die Bezeichnung der Gruppe anpassen.
Zwischensumme
Details
- Bezeichnung der Zwischensumme
- Rabatt & Rabattbetrag der Artikel in der Gruppe
- Gesamtpreis der Artikel in der Gruppe
Text
Details
Hier können Sie den Text bearbeiten und ggf. mit einem Klick auf einen Textbaustein hinzufügen.
Wichtig
Der Text – selbst wenn er manuell angepasst worden ist – wird überschrieben, wenn sich die Sprache des Angebots oder der Bestellung ändert.
Mit einem Klick auf „< Zurück“ können Sie die Detailansicht der Positionen schließen und kehren wieder zu der Positionsübersicht zurück.
Eine Position entfernen
Möchten Sie eine Position entfernen, so können Sie diese markieren und nach einem Klick auf die Option „Position löschen“ auswählen. Daraufhin wird die Position entfernt. Die Nummerierung der Positionen wird dadurch automatisch angepasst.
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