Microsoft 365-Mailintegration mit dem Salesware Outlook Add-In (Beta)

Mit dem Salesware Outlook Add-In können Sie E-Mails direkt aus Microsoft Outlook mit Datensätzen in Salesware verknüpfen. Beim Lesen einer E-Mail zeigt das Add-In passende Kontakte an und ermöglicht den direkten Zugriff auf zugehörige Aktivitäten, Bestellungen und Angebote. Verknüpfte Microsoft 365-E-Mails stehen anschließend auch in Salesware zur Verfügung.

Beta-Hinweis: Die Microsoft 365-Mailintegration befindet sich derzeit noch in der Beta-Phase. Der Funktionsumfang und die unterstützten Outlook-Versionen werden schrittweise erweitert. Insbesondere die mobilen Outlook-Versionen werden in der aktuellen Beta noch nicht unterstützt.

Unterstützte Outlook-Versionen

Stand August 2026 unterstützt die Salesware-Beta folgende Outlook-Versionen:

Outlook-Version	Unterstützung
Outlook im Web	Ja
Outlook 2019 oder neuer unter Windows	Ja
Outlook unter Windows mit Microsoft 365	Ja
Outlook 2016 oder neuer auf dem Mac	Ja
Outlook 2019 oder neuer auf dem Mac	Ja
Outlook auf dem Mac mit Microsoft 365	Ja
Outlook für iOS	Noch nicht
Outlook für Android	Noch nicht

Outlook für iOS und Android folgen in Kürze.

Microsoft Outlook unterstützt Web-Add-ins grundsätzlich auf Windows, Mac, im Web sowie auf mobilen Plattformen. Welche dieser Plattformen eine konkrete Add-in-Funktion unterstützt, hängt jedoch vom jeweiligen Add-in und den verwendeten Schnittstellen ab.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Für die Nutzung wird in Salesware die Funktionsberechtigung „Microsoft 365 Mailintegration“ benötigt. Sie steht in allen Berechtigungsschemata mit Ausnahme von Business-Login zur Verfügung.

Bei einem Update wird die neue Berechtigung entsprechend der Einstellung „Neue Funktionen automatisch erlauben“ automatisch freigeschaltet. Benutzer ohne diese Berechtigung können sich nicht am Salesware Outlook Add-In anmelden.

Zusätzlich muss die Verwendung von Outlook-Add-ins innerhalb Ihrer Microsoft 365-Organisation erlaubt sein. Administratoren können den Zugriff auf den Microsoft Marketplace einschränken oder Add-ins zentral für ausgewählte Benutzer und Gruppen bereitstellen. Microsoft empfiehlt hierfür das Portal Integrierte Apps im Microsoft 365 Admin Center.

Salesware in Outlook im Web hinzufügen und aktivieren

Die folgenden Schritte zeigen exemplarisch die Installation durch einen Benutzer in Outlook im Web. Die genaue Position einzelner Schaltflächen kann sich abhängig von der Microsoft-365-Konfiguration und der jeweils ausgerollten Outlook-Oberfläche unterscheiden.

1. Öffnen Sie Outlook im Web und melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-365-Konto an.
2. Wechseln Sie in den Bereich E-Mail.
3. Öffnen Sie über die linke App-Leiste Weitere Apps (More Apps). Alternativ finden Sie den Einstieg je nach Outlook-Oberfläche im Menüband über Weitere Apps beziehungsweise Alle Apps.
4. Wählen Sie Apps hinzufügen (Add apps). Damit öffnen Sie den Microsoft Marketplace.
5. Suchen Sie nach Salesware.
6. Öffnen Sie den Eintrag für das Salesware Add-In und wählen Sie Hinzufügen.
7. Öffnen Sie anschließend eine E-Mail in Outlook.
8. Wählen Sie in der geöffneten Nachricht Salesware. Die Salesware-Sidebar wird auf der rechten Seite geöffnet.
9. Melden Sie sich mit Ihren Salesware-Zugangsdaten an. Falls für Ihr Konto eine Zwei-Faktor-Authentifizierung eingerichtet ist, wird diese wie bei der normalen Anmeldung in Salesware durchgeführt.
10. Nach erfolgreicher Anmeldung ist das Add-In einsatzbereit. Beim erneuten Öffnen der Sidebar bleibt die bestehende Salesware-Sitzung erhalten, solange Sie sich nicht abmelden.

Microsoft hat den früheren Einstieg „Add-Ins abrufen“ schrittweise durch „Alle Apps/Weitere Apps > Apps hinzufügen“ ersetzt. Daher können ältere Anleitungen und Screenshots von der aktuellen Outlook-Oberfläche abweichen.

Wenn „Apps hinzufügen“ oder der Microsoft Marketplace nicht zur Verfügung steht, kann die Installation durch Richtlinien Ihrer Organisation eingeschränkt sein. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihre Microsoft-365-Administration. Administratoren können Add-ins zentral über Microsoft 365 Admin Center > Einstellungen > Integrierte Apps bereitstellen.

Anmeldung, Sprache und Darstellung

Beim ersten Öffnen der Salesware-Sidebar erscheint der bekannte Salesware-Login. Der Anmeldeprozess entspricht der Anmeldung in der Salesware-Anwendung und unterstützt auch zusätzliche Anmeldeverfahren wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Nach erfolgreicher Anmeldung wird die Sitzung gespeichert. Beim nächsten Öffnen des Add-Ins müssen Sie sich daher nicht erneut anmelden, solange die Sitzung gültig ist.

Das Add-In übernimmt das in Outlook verwendete Farbschema. Dies gilt sowohl für die Sidebar als auch für den Login und die Menüs.

Auch die Sprache orientiert sich zunächst an der in Outlook eingestellten Sprache. Wird diese Sprache von Salesware nicht unterstützt, verwendet das Add-In bei angemeldeten Benutzern deren Salesware-Oberflächensprache. Vor der Anmeldung wird in diesem Fall Englisch verwendet.

Im oberen Bereich der Sidebar befindet sich nach der Anmeldung ein Menü mit dem Namen des angemeldeten Benutzers und des verwendeten Salesware-Clients. Über dieses Menü können Sie außerdem Abmelden auswählen. Nach der Abmeldung wird wieder die Loginseite angezeigt.

Passende Kontakte zu einer E-Mail

Beim Öffnen einer E-Mail sucht das Add-In automatisch nach passenden Kontakten in Salesware.

Bei eingehenden E-Mails wird die E-Mail-Adresse des Absenders verwendet. Bei ausgehenden E-Mails werden die E-Mail-Adressen der Empfänger berücksichtigt.

Gefundene Datensätze erscheinen im Bereich Kontakte. Es werden immer alle passenden Kontakte unmittelbar angezeigt; ein Nachladen weiterer automatisch gefundener Kontakte ist nicht erforderlich. Bereits mit der E-Mail verknüpfte Kontakte werden beim initialen Laden bevorzugt am Anfang der Liste dargestellt.

Über das Menü eines Kontakts stehen „Schnellansicht öffnen“ und „In Salesware öffnen“ zur Verfügung.

Schnellansicht

Mit „Schnellansicht öffnen“ können Sie die gewohnte Salesware-Schnellansicht direkt innerhalb der Outlook-Sidebar anzeigen.

Die Schnellansicht ist im Outlook Add-In schreibgeschützt. Funktionen, mit denen Daten verändert werden könnten, stehen dort nicht zur Verfügung. Beispielsweise können Memos nicht bearbeitet werden und Aktionen wie das Hinzufügen eines Artikels zum Warenkorb sind deaktiviert.

Öffnen Sie innerhalb einer Schnellansicht einen weiteren Datensatz, wird dessen Schnellansicht darübergelegt. Mit Zurück gelangen Sie jeweils wieder zur vorherigen Ansicht.

Links, die regulär einen neuen Salesware-Arbeitsbereich öffnen würden, öffnen Salesware stattdessen in einem separaten Browserfenster.

Datensatz in Salesware öffnen

Mit „In Salesware öffnen“ wird Salesware in einem Browserfenster gestartet und der entsprechende Datensatz direkt geöffnet.

E-Mail mit einem Kontakt verknüpfen

Neben einem vorgeschlagenen Kontakt zeigt das Add-In ein Cloud-Symbol an.

Mit einem Klick auf die Wolke wird die aktuelle E-Mail mit dem Kontakt verknüpft. Nach erfolgreicher Verknüpfung wird das Symbol ausgefüllt dargestellt und die Meldung „Erfolgreich verknüpft“ erscheint.

Mit einem erneuten Klick auf die ausgefüllte Wolke kann die Verknüpfung wieder aufgehoben werden. Das Add-In bestätigt dies mit „Verknüpfung aufgehoben“.

Ein bereits verknüpfter Kontakt bleibt in der Kontaktliste sichtbar, auch wenn er aufgrund geänderter E-Mail-Adressen nicht mehr zu den automatisch ermittelten Treffern gehören würde.

Kontakte und weitere Datensätze manuell suchen

Findet Salesware keinen passenden Kontakt, zeigt die Sidebar einen entsprechenden Hinweis sowie ein Suchfeld an.

Bereits während der Eingabe werden bis zu fünf passende Treffer vorgeschlagen. Über die vollständige Suche können zehn Ergebnisse angezeigt und anschließend in Schritten von jeweils zehn weiteren Datensätzen nachgeladen werden.

Neben Kontakten können E-Mails auch mit den Bereichen Aktivitäten, Bestellungen und Angebote verknüpft werden.

Sobald mindestens ein Kontakt mit der E-Mail verknüpft ist, schlägt Salesware dazu passende Datensätze vor. Pro Kontakt werden dabei die fünf neuesten Bestellungen und Angebote sowie die fünf zuletzt geänderten Aktivitäten berücksichtigt.

Ist bereits eine Bestellung, ein Angebot oder eine Aktivität mit der E-Mail verknüpft, werden außerdem die darin enthaltenen Kontakte bei den Kontaktvorschlägen berücksichtigt.

Welche E-Mail-Daten werden in Salesware gespeichert?

Bei einer Verknüpfung speichert Salesware nicht ausschließlich die technische ID der Microsoft-365-Nachricht. Zusätzlich werden die für die Darstellung und Zuordnung benötigten E-Mail-Informationen übernommen: Betreff, Absender, Empfänger, CC, BCC, Datum, Inhalt, Priorität sowie Referenzen auf die Anhänge.

Diese Information ist insbesondere für Administratoren relevant, wenn organisatorische Anforderungen an Datenschutz, Aufbewahrung oder Berechtigungen für E-Mail-Inhalte bestehen.

Microsoft 365-E-Mails in Salesware anzeigen

Verknüpfte E-Mails können direkt in den Details verschiedener Salesware-Datensätze angezeigt werden.

Bei Kontakten, Bestellungen und Angeboten steht hierfür die E-Mail-Ansicht zur Verfügung. Die Darstellung hängt davon ab, ob zusätzlich die die Salesware Mailintegration aktiviert ist.

Ist die Salesware Mailintegration nicht aktiv, zeigt der Reiter E-Mails die verknüpften Microsoft 365-Nachrichten.

Ist die Salesware Mailintegration aktiv, erhält der Reiter E-Mails zwei Unterbereiche: Microsoft 365 für Microsoft-365-Nachrichten und Salesware für die bisherige Salesware Mailintegration-Mailansicht.

Der Microsoft-365-Bereich ist ausschließlich für Benutzer sichtbar, die über die Funktionsberechtigung „Microsoft 365 Mailintegration“ verfügen.

E-Mails mit derselben Conversation-ID können als zusammengehörige Unterhaltung aufgeklappt werden. Anders als bei den die Salesware Mailintegration-Mails stehen für Microsoft-365-Nachrichten keine Funktionen zum Antworten oder zum manuellen Hinzufügen neuer E-Mails zur Verfügung.

In den Details werden insbesondere Absender, Empfänger, CC und – soweit technisch verfügbar – die Priorität angezeigt. Bei gesendeten E-Mails kann die Priorität derzeit technisch nicht dargestellt werden. Zusätzlich werden weitere Salesware-Datensätze angezeigt, mit denen dieselbe Nachricht verknüpft ist.

Verknüpfung in Salesware aufheben

In der Microsoft-365-Mailansicht kann über das Menü „Verknüpfung aufheben“ gewählt werden.

Vor dem Entfernen erscheint eine Sicherheitsabfrage mit der Frage „Soll die Verknüpfung wirklich aufgehoben werden?“. Erst nach Bestätigung wird die Verbindung zwischen der E-Mail und dem aktuell geöffneten Datensatz entfernt.

Bestehen weitere Verknüpfungen derselben E-Mail mit anderen Salesware-Datensätzen, bleiben diese erhalten. Erst wenn die letzte Verknüpfung entfernt wird, wird auch die gespeicherte E-Mail aus Salesware entfernt.

Microsoft 365-E-Mails in Aktivitäten

Wird eine E-Mail über das Outlook Add-In mit einer Aktivität verknüpft, erscheint sie auch innerhalb der zugehörigen Aktivitätsstruktur in Salesware.

Die E-Mail wird dort mit einem Outlook-Symbol sowie mit Absender und Betreff dargestellt. In der Detailansicht stehen Absender, Empfänger, CC, BCC, Priorität, Betreff, Inhalt und weitere Verknüpfungen zur Verfügung.

Eine Microsoft-365-E-Mail kann über das Outlook Add-In immer nur mit einer Aktivität verknüpft werden. Ein manuelles Hinzufügen einer Microsoft-365-E-Mail aus einer Aktivität heraus ist derzeit nicht vorgesehen. Ebenso können keine Entitätsverknüpfungsfelder konfiguriert werden, die auf Microsoft-365-E-Mails verweisen.

Hinweis zu mobilen Outlook-Versionen

Microsoft stellt die technische Add-in-Plattform grundsätzlich auch für Outlook auf iOS und Android bereit.

Für das Salesware Outlook Add-In gilt dies in der aktuellen Beta jedoch noch nicht. Outlook für iOS und Outlook für Android werden derzeit nicht unterstützt. Die Unterstützung der mobilen Versionen ist für eine kommende Erweiterung vorgesehen.