Kontakte hinzufügen, bearbeiten oder entfernen

Hierbei handelt es sich um die Adressdaten aus den Stammdaten. Diese finden Sie im Register „Kontaktdaten > Grundlagen“ in den Stammdaten.

Hat der Kunde jedoch eine „Abweichende Postanschrift“, so wird diese in die Adressdaten übernommen. In diesem Fall werden die Adressdaten dann in den Bereich „Lieferanschrift“ übernommen.

Wenn Sie noch keinen Kunden (oder keine Adresse) zugeordnet haben und den Bereich verlassen, werden Ihre Angaben validiert und der Datenbestand des ERP-Systems wird auf eventuelle Duplikate geprüft. Sollten ähnliche Datensätze vorhanden sein, werden Ihnen diese vorgeschlagen. Sie können dann mit einem Doppelklick den gewünschten Kunden hinzufügen. Ihre Angaben werden dann mit den Stammdaten des nun zugeordneten Kunden überschrieben.

Haben Sie einen Kunden oder eine Adresse ausgewählt, so sehen Sie in diesem Bereich die in den Stammdaten hinterlegten Kontaktdaten. Diese Daten sind tatsächlich kein Bestandteil des Angebots oder der Bestellung sondern werden Ihnen für eine reibungslose Bearbeitung angezeigt. Sie können die Angaben bearbeiten.

Legen Sie einen neuen Kunden an, so können Sie hier auch die Kontaktangaben hinterlegen. Diese werden beim Abschluss des Angebots oder der Bestellung direkt in die Stammdaten übernommen.

Jede Änderung des Kontakts – insofern dieser bereits in der Sage 100 gespeichert ist, wirkt sich auch auf Preise und Rabatte aus. Darüber hinaus können sich auch andere Beleginformationen ändern.

Haben Sie bei der Suche im Feld „Kontakt“ einen Ansprechpartner ausgewählt, so wird dieser direkt in das gleichnamige Feld im gleichnamigen Bereich übernommen.

Sie können den Ansprechpartner gerne ändern, indem Sie in das Feld „Ansprechpartner“ klicken. Daraufhin wird Ihnen eine Auswahl aller Ansprechpartner angezeigt, die mit dem zugeordneten Kunden bzw. der zugeordneten Adresse verknüpft sind. Sollten Sie den gewünschten Ansprechpartner nicht finden, können Sie ihn mit einem Klick auf „Neuen Ansprechpartner erstellen“ anlegen. Nach dem Speichern wird der Ansprechpartner in das Angebot oder die Bestellung übernommen.

Haben Sie einen Ansprechpartner ausgewählt, so werden Ihnen die in dessen Stammdaten hinterlegten Kontaktdaten angezeigt. Diese können Sie bei Bedarf direkt ändern und sie werden beim Abschluss des Angebots oder der Bestellung direkt in die Stammdaten übernommen.

In diesem Bereich werden die Daten automatisch in Abhängigkeit von verschiedenen Faktoren ermittelt und übernommen. Dabei gibt es Angaben, die bei der Neuanlage ermittelt werden und Angaben, die sich in Abhängigkeit von Ihren Anpassungen ändern können.

Ändern Sie das Belegdatum, so kann es verschiedene Konsequenzen haben, die auch in der Sage 100 konfiguriert sind. Zum Beispiel können die Preise der Positionen aktualisiert werden, wenn zum neuen Datum eine Aktionspreisliste gültig ist. Im ungünstigsten Fall kann es auch passieren, dass Sie das Angebot oder die Bestellung nicht mehr abschließen können, da das Belegdatum in eine bereits gesperrte Periode in der Sage 100 fällt.

Welche Auswirkungen die Aktualisierung des Lieferdatums hat, können Sie hier lesen.

Die Felder „Preisliste“, „Rabattliste“ und „Kundengruppe“ sowie der Status des Kennzeichens „Bruttopreise“ werden automatisch aktualisiert, wenn der Kontakt hinzugefügt, geändert oder entfernt wird. Selbstverständlich können Sie diese Angaben auch selbst anpassen. All das hat wiederum Auswirkungen auf die Preisfindung.

Die Besteuerung wird bei der Anlage sowie bei Änderungen für gewöhnlich automatisch ermittelt (s. Steuerangaben ermitteln).

Im Feld „EU-Land“ wird in Abhängigkeit des Lieferlandes sowie der ermittelten Besteuerung das EU-Land eingetragen. Diese Information ist notwendig für die spätere Verwendung in der Buchhaltung.

Das Feld „EUUstID“ wird bei der Änderung des Kontakts aktualisiert. Sie können aber auch selbst ein eine USt-IdNr. eintragen. Unter bestimmten Umständen werden Sie beim Abschluss des Angebots oder der Bestellung aufgefordert, eine USt-IdNr. einzutragen. Das hängt von den Angaben in den Felder „Besteuerung“ und „EU-Land“ ab sowie von den Einstellungen in der Administration.

Die Lieferanschrift kann von der Adresse abweichen. Wenn der zugeordnete Kontakt eine abweichende Postanschrift hat, so wird die Anschrift aus dem Stammdaten als Lieferanschrift hinterlegt und die abweichende Postanschrift als Adresse.

Möchten Sie selbst eine Lieferanschrift angeben, aktivieren Sie diese mit einem Klick auf „Abweichende Lieferanschrift“. Nun haben Sie im Feld „Lieferadresse suchen“ die Möglichkeit, die gewünschte Lieferadresse aus den Stammdaten des Kontakts auszuwählen. Insofern die Funktion in der Administration freigeschaltet ist, stehen Ihnen aber auch alle jemals für diesen Kontakt in Angeboten oder Bestellungen genutzten Lieferanschriften zur Verfügung.

Selbstverständlich können Sie diese Angaben nach der Auswahl überarbeiten oder sogar eine komplett neue Lieferanschrift angeben.

Ist eine Lieferanschrift angegeben, so ist diese im Falle einer Lieferung zumeist relevant für die Ermittlung der Steuerangaben.

Im Feld „Ansprechpartner“ können Sie einen weiteren Ansprechpartner auswählen. Bitte beachten Sie, dass diese Auswahl davon abhängig ist, ob und welche Lieferadresse Sie im Suchfeld „Lieferadresse suchen“ ausgewählt haben. Sollten Sie eine Lieferadresse ausgewählt haben, die in den Stammdaten des Kontakts verknüpft ist, so stehen Ihnen die Ansprechpartner zur Auswahl, die wiederum der in den Stammdaten verknüpften Lieferadresse zugeordnet sind. Rufen Die indessen eine Lieferadresse aus, die vormals in Angeboten oder Bestellungen verwendet worden ist, so können Sie auf die Ansprechpartner des ausgewählten Kontakts zugreifen.

Finden Sie keinen Ansprechpartner, so können Sie auch hier mit einem Klick auf „Neuen Ansprechpartner erstellen“ einen neuen Ansprechpartner anlegen, der mit der ausgewählten Lieferanschrift oder dem Kontakt in den Stammdaten verknüpft wird.

Auch hier werden Ihnen nach Auswahl des Ansprechpartners dessen Kontaktdaten aus den Stammdaten angezeigt.