In diesem Beispiel erfahren Sie, wie Sie einen eigenen Aktivitätstyp erstellen können, der nur von einem Team genutzt wird.

Anforderungen ermitteln

Meine Kolleginnen und Kollegen des Produktmanagements möchten sich gerne in Salesware organisieren. Dabei sollen sich die Kolleginnen und Kollegen im Team gegenseitig vertreten können. Damit sie sich stetig verbessern können, möchten sie die Möglichkeit haben, beim Abschluss der Aufgabe die Erkenntnisse zu hinterlegen. Wichtig ist zudem, dass der Teamleiter alle Aufgaben löschen kann.

Aufgrund dieser Anforderungen lege ich fest, dass ich einen Aktivitätstyp mit der Bezeichnung „ToDo PM“ anlege. Diese Aktivität soll nur der Benutzergruppe „Produktmanagement“ zur Verfügung stehen.

Zudem soll der Aktivitätstyp diese Felder enthalten:

• Zuständig: Die Kollegin/der Kollege, die/der für die Aktivität verantwortlich ist. In meinem Fall ist das automatisch der Benutzer, der die Aktivität anlegt.
• Startdatum: Es soll möglich sein, den Start der Aufgabe zu planen.
• Fälligkeitsdatum: Das Datum, bis zu dem die Aktivität abgeschlossen sein soll.
• Priorität: Die Tätigkeit soll nach den Kriterien „sofort“, „planen“ und „Pool“ priorisiert werden.
• Status: Der Stand der Bearbeitung soll erfasst werden: „neu“, „in Bearbeitung“, „erledigt“.
• Checkliste: Es soll möglich sein, zugehörige Aufgaben, die Teil der Aktivität sind, zu erfassen.
• Vertretung: Hier soll das Team Produktmanagement hinterlegt werden, damit sich alle organisieren können.
• Erkenntnisse: In diesem Feld können jederzeit Informationen hinterlegt werden, die später für die Optimierung der Arbeitsabläufe verwendet werden können.
• Teamleitung: In diesem Feld wird automatisch der Teamleiter des Teams eingetragen. Es darf von niemandem außer ihm geändert werden.

Aktivitätstyp anlegen

1. Ich rufe in der Administration den Bereich Aktivitäten auf und gehe ich das Register “Aktivitätstypen”. 
2. Dort füge ich einen neuen Aktivitätstypen ein, gebe ihm die gewünschte Bezeichnung und stelle die Farben des Tags ein. 
3. Nun verschaffe ich mir zuerst einen Überblick, welche Felder mir bereits zur Verfügung stehen. 
4. Ich füge als erstes das Fälligkeitsdatum hinzu und lege fest, dass es verpflichtend einen Wert enthalten und prominent als Kachel in der Aktivität angezeigt werden soll. Zudem soll das Datum immer 3 Tage – ab dem Datum, an dem die Aktivität angelegt wird, in der Zukunft liegen.

6. Als nächstes füge ich das Feld “Status” hinzu. Es handelt sich dabei um das allgemeingültige Funktionsfeld, das nur einmal in einer Aktivität enthalten sein darf. Die Status des Feldes werden übernommen. Daher entferne ich die Status, die in dieser Aktivität nicht benötigt werden und stelle ich fest, dass mir der Status “erledigt” fehlt.
7. Um den Status in die Auswahlliste aufzunehmen, wechsle ich in das Register “Felder” um nachzusehen, welche Werteliste das Feld “Status” nutzt. Nachdem ich festgestellt habe, dass es sich bei dem Feld selbst um eine Werteliste handelt, wechsle ich in das Register “Wertelisten” und füge dort den Status “erledigt” hinzu.

8. Nachdem ich den Status hinzugefügt habe, wechsle ich zurück in meine Aktivität und füge den soeben angelegten Status der Auswahlliste im Feld “Status” hinzu. Diese Auswahlliste wird so nur in der Aktivität verwendet, die ich gerade anlege.

9. Als nächstes benötige ich das Feld “Priorität”. Ich wähle es also aus und möchte – wie soeben auch beim Status – eigene Auswahlfelder hinzufügen. Ich wechsle also über das Register “Felder” in das Register “Wertelisten” und füge meine Status hinzu. 
10. Nun möchte ich im Register “Felder” beim Feld “Priorität” die soeben hinzugefügten Status in die Auswahlliste aufnehmen. Dabei stelle ich fest, dass ich das Feld nicht erweitern kann, da es sich um ein gesperrtes Systemfeld handelt. Das erkenne ich am Schlosssymbol.

11. Aber kein Problem! Ich füge einfach ein neues Feld mit dem Typ “DropDown-Auswahl” hinzu und nenne es “Prio”. Diesem Feld weise ich die Werteliste “Priorität” zu und entferne daraufhin die nicht benötigten Status.

12. Nun muss ich in der Aktivität nur noch das Feld “Priorität”, das ich ja nun doch nicht verwenden kann, wieder entfernen und füge an dessen Stelle das neu angelegte Feld “Prio” hinzu. 
13. Nachdem ich das Feld an die richtige Stelle verschoben und es als Pflichtfeld ausgewiesen habe, füge ich nun noch das Feld “Checkliste” hinzu. Ich weiß, dass es dieses Feld im Standard gibt und die Anwender sich damit Listen mit Unterpunkten anlegen können, die sie dann als erledigt markieren können. 

Alle weiteren Felder sind noch nicht angelegt. Das mache ich nun innerhalb des Registers “Felder”.

14. Ich füge die Felder „Startdatum“ (Typ „Datumsfeld“), „Zuständig“ und „Vertretung“ (jeweils Typ „Benutzer“), „Erkenntnisse“ (Typ „Textfeld“) sowie „Teamleitung“ (Typ „Besitzer“) hinzu. 

15. Im Register “Aktivitätstypen” füge ich die soeben angelegten Felder hinzu und verschiebe sie an die gewünschte Stelle. In den Details stelle ich jeweils ein, ob die Angabe verpflichtend ist.

16. Nun bearbeite ich die Werte, die bei der Anlage der Aktivität bereits übernommen bzw. vorbelegt sein sollen.

• Zuständig ist dabei immer die Kollegin oder der Kollege, der die Aktivität anlegt (<Aktueller Benutzer>).
• Als Status wird immer “Nicht begonnen” gesetzt.
• Als Vertretung wird das Team “Produktmanagement” übernommen.
• Zudem wird die Aktivität immer der Teamleitung zugeordnet.

17. Zu guter Letzt lege ich fest, dass nur die Kolleginnen und Kollegen der Benutzergruppe “Produktmanagement” diese Aktivität nutzen können, indem ich die Gültigkeit der Aktivität anpasse. 

18. Nach dem Speichern steht die Aktivität allen Kolleginnen und Kollegen des Teams “Produktmanagement” zur Verfügung.