Eine Mail erstellen und bearbeiten
Die Bearbeitung von Mails in Salesware ermöglicht eine effiziente und strukturierte Kommunikation mit Ihren Kunden. Mithilfe von Funktionen wie Platzhaltern, Übersetzungen und der Verknüpfung mit ERP-Daten können Sie jede Nachricht individuell und kontextbezogen gestalten. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Mails bearbeiten und optimal einsetzen.
Um eine E-Mail zu bearbeiten, erstellen Sie eine neue E-Mail oder klicken Sie bei der zu verarbeitenden Mail auf 
und wählen Sie die gewünschte Option aus:
- Antworten: Es öffnet sich ein neuer Entwurf und der Absender wird als Empfänger der neuen Mail übernommen.
- Allen Antworten: Es öffnet sich ein neuer Entwurf und der Absender wird als Empfänger der neuen Mail übernommen. Zudem werden alle anderen Empfänger der Mail als zusätzliche Empfänger übernommen.
- Weiterleiten: Es öffnet sich ein neuer Entwurf und Sie müssen einen Empfänger angeben.
- Als Anhang versenden: Es öffnet sich ein neuer, leerer Entwurf und Sie müssen einen Empfänger angeben. Die Mail wird direkt als Anhang im eml-Format dem Entwurf angehängt.
Im Register „E-Mail“ können Sie nun den Entwurf bearbeiten. Dabei steht Ihnen für den Inhalt ein HTML-Editor zur Verfügung. Im Folgenden sollen einige Funktionen des Editors erklärt werden, die Ihnen bei der Erstellung einer Mail nützlich sein können. Doch zuvor sollten Sie darauf achten, dass Sie in der Schnellansicht im Bereich „Kontakt“, „Bestellung“ oder „Angebot“ die Mail mit dem gewünschten ERP-Datensatz verknüpfen – wenn dies nicht schon der Fall ist.
Mit ERP-Daten verknüpfen
Wenn eine Mail angeklickt wird, wird die automatische Zuordnung zu den ERP-Daten durchlaufen. Kann keine eindeutige Zuordnung vorgenommen werden, so können Sie selbstverständlich selber die Zuordnung machen.
Hinweis
Wurde eine Mail einem oder mehreren ERP-Daten zugeordnet, so bleibt diese Zuordnung auch bei allen weiteren Mails innerhalb dieser Kommunikation erhalten.
Wird eine Mail aus einem Kontakt, einer Bestellung oder einem Angebot erstellt, so wird sie direkt diesem ERP-Datensatz zugeordnet.
Klicken Sie nun im Bereich „Kontakt“, im Bereich „Bestellung“ oder im Bereich „Angebot“ in das jeweilige Suchfeld und geben Sie dort wie gewohnt Ihre Suchbegriffe ein. Wählen Sie dann entweder den gewünschten Datensatz aus der Vorschlagsliste aus oder führen Sie eine erweiterte Suche aus, wenn die Vorschläge nicht konkret genug sind.
Tipp
Wir empfehlen, zuerst ein konkretes Angebot oder eine Bestellung zuzuordnen. Denn wenn Sie das machen, wird der Kontakt und ggf. auch der Ansprechpartner aus dem Angebot bzw. der Bestellung ebenfalls der Mail zugeordnet.
Haben Sie eine Zuordnung vorgenommen, so stehen Ihnen mit einem Klick auf neben dem Feld des zugeordneten Datensatzes dessen Optionen zur Verfügung. So können Sie schnell auf dessen Daten zugreifen, ihn bearbeiten oder weiterverarbeiten. Zudem sehen Sie im jeweiligen Bereich Kennzahlen und kompakte Informationen zu dem Datensatz (s. Schnellansicht).
Textbausteine nutzen
Wenn Sie immer wiederkehrende Themen mit Ihren Mails bearbeiten, lohnt es sich, Textbausteine zu nutzen. Diese können in der Administration verwaltet werden.
Möchten Sie nun einen Textbaustein nutzen, gehen Sie mit dem Cursor an die gewünschte Stelle in der Mail und klicken Sie in der Bearbeitungsleiste des Editors auf 
. Es öffnet sich ein kleiner Dialog, in dem alle Textbausteine zur Auswahl stehen. Sie können diese Auswahl einschränken, indem Sie im Feld „Textbausteine“ einen Teil der Bezeichnung des gesuchten Textbausteins eingeben.
Klicken Sie dann auf den Textbaustein, den Sie in die Mail aufnehmen möchten. Haben Sie bereits ERP-Daten zugeordnet, so werden beim Versenden der Mail in den Textbausteinen enthalten Platzhalter aus den zugeordneten ERP-Daten ausgelesen und in der Mail personalisiert.
Hinweis
Neben den Platzhaltern von Salesware, können in Textbausteinen auch Platzhalter aus der Mailintegration enthalten sein. Diese erkennen Sie an der abweichenden Formatierung [$Entität.Feld]. Sie werden auch nach dem Versand der Mail aufgelöst.
Platzhalter nutzen
Platzhalter ermöglichen es Ihnen, dynamische Inhalte wie Namen, Bestellnummern oder andere Daten aus verknüpften ERP-Daten in Ihre E-Mail einzufügen. Es handelt sich hierbei um die einzelnen Felder der zugeordneten ERP-Daten.
Gehen Sie dazu bitte mit dem Cursor an die Stelle, an der Sie den Platzhalter in der E-Mail platzieren möchten und klicken Sie auf 
in der Bearbeitungsleiste des Editors. Sie sehen nun die zur Verfügung stehenden Platzhalter. Diese orientieren sich an den bereits der Mail zugeordneten ERP-Daten. Sie sehen z. B. den Bereich „Bestellung“ nur, wenn der Mail bereits eine Bestellung zugeordnet ist.
Wie bei den Textbausteinen auch können Sie direkt nach einem Platzhalter suchen, indem Sie im Feld „Platzhalter suchen“ den gewünschten Begriff eingeben. Sobald Sie den gewünschten Platzhalter angeklickt haben, wird dieser im Format {{Entität.Feld}} in der Mail eingefügt.
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass die Platzhalter erst nach dem Versenden der Mail aufgelöst werden. Bis dahin werden sie in Ihrer Mail in ihrer eingefügten Formatierung angezeigt.
Beispiel
Sie haben einer Mail eine Bestellung zugeordnet. Somit ist auch der Kunde zugeordnet. Nun geben Sie folgenden Text mit Platzhaltern ein:
Guten Tag {{Bestellung.Adresse Anrede}} {{Bestellung.Adresse Name 1}}. Ihre Bestellung {{Bestellung.Belegnummer}} ist versendet worden.
Sobald Sie die Mail versendet haben, wird der Text personalisiert:
Guten Tag Herr Hubert Meier, Ihre Bestellung 2024-10012345 ist versendet worden.“
Inhalt übersetzen
Mit der Übersetzungsfunktion können Sie Ihre E-Mails in verschiedenen Sprachen verfassen, ohne Informationen manuell anpassen zu müssen.
Schreiben Sie dazu einfach zuerst Ihre Mail in Ihrer gewünschten Sprache. Markieren Sie dann den Text, den Sie übersetzen möchten und klicken Sie in der Bearbeitungsleiste des Editors zuerst auf 
und danach auf 
. Wählen Sie nun die Sprache aus, in die der markierte Text übersetzt werden soll.
Hinweis
Im markierten Text enthaltene Platzhalter werden nicht übersetzt, da diese beim Versenden der Mail für die Personalisierung benötigt werden.
Signaturen einfügen
In den meisten Fällen und bei der korrekten Konfiguration wird die Signatur automatisch in den Entwurf der Mail eingefügt.
Wichtig
Die automatisch eingefügte Signatur wird auf Basis der im Bereich „Maildetails“ in der Schnellansicht hinterlegten „Absender/Gruppe“ ermittelt. Diese Zuordnung sowie die zur Verfügung stehenden Signaturen können nur in der Mailintegration selbst verwaltet werden. Wenden Sie sich hierzu bitte an Ihren Salesware-Ansprechpartner.
Möchten Sie die Signatur ändern oder eine neue Signatur einfügen, klicken Sie in der Bearbeitungsleiste des Editors bitte auf 
. Die Signatur wird am Ende der Mail eingefügt oder die bereits bestehende Signatur wird durch Ihre ausgewählte in der Mail ersetzt.
Tipp
Die Signaturen selbst können jederzeit in der Administration angepasst werden.
Maildetails bearbeiten
In der Schnellansicht können Sie die Maildetails bearbeiten. Diese enthalten nicht nur mailtypische Elemente, wie z. B. Absender- und Empfängeradressen, sondern auch Informationen, die für die interne Kollaboration und gemeinsame Bearbeitung von Mails genutzt werden können. Dabei unterscheiden sich diese – je nachdem, ob Sie eine Mail im Entwurf verfassen oder lesen.
Schreibmodus
Lesemodus
Absender/Gruppe
Beim Erstellen einer Mail wird diese einem Absender zugeordnet. Diese entspricht in der Mailintegration einer Gruppe. Das kann z. B. ein eigenes Team sein.
Eine eigehende Mail wird normalerweise in der Mailintegration einer Gruppe (z. B. einem Team) zugewiesen. Diese kann auf Basis der Empfängeradresse ermittelt werden.
Gruppen dienen in der Mailintegration zur Sortierung und Organisation von Kommunikationsvorgängen. Innerhalb der Gruppen befinden sich später alle Mails. Welche Gruppen anzulegen sind, ist individuell abhängig von der Unternehmens- bzw. Organisationsstruktur. Genauer gesagt von den Fachbereichen / Abteilungen im Unternehmen.
Bearbeiter
Wenn Sie eine neue Mail erstellen, werden Sie dieser Mail als Bearbeiter zugeordnet. Das können Sie nicht beeinflussen.
Sollten Sie auf eine Mail antworten, die einem anderen Bearbeiter zugeordnet ist, so bleiben die Zuordnung weiterhin bestehen. Sie sind dann also „nur“ der Bearbeiter der von Ihnen erstellten und versendeten Mail.
Ist eine Mail noch keinem Bearbeiter zugeordnet, so können Sie diese Zuordnung vornehmen. So können Sie z. B. eingehende Mails festen Bearbeitern oder sich selbst zuordnen.
Priorität
Das Feld steht Ihnen nicht zur Verfügung.
Sie sehen die Priorität, die der Absender festgelegt hat, können diese aber im Sinne der weiteren Bearbeitung anpassen.
Tag (Kennzeichnung)
Tags eignen sich, um Mails zu kennzeichnen. Diese Kennzeichen können dann den Kommunikationsablauf im Unternehmen und interne Prozesse steuern. Wenn Themen virtuelle Aktenordner sind, dann sind Tags wie virtuelle Stempel, die man aufdrückt. Sie können in der Administration verwaltet werden.
Themen
Themen sind wie “virtuelle Aktenordner”, in die man entweder alle (Themenzuweisungspflicht) oder nur bestimmte Mails „einheften“ kann. Sie können genutzt werden, um Kundenanfragen zu kategorisieren. Sie können in der Administration verwaltet werden.
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