Sie können im Register „Beleginfos“ Beleginformationen zu Bestellungen und Angeboten anpassen, um diese an Ihre individuellen Anforderungen anzupassen. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Funktionen und Möglichkeiten.

Grundlagen anzeigen und anpassen

Im Register „Grundlagen“ sehen Sie verschiedene Beleginformationen. Diese können Sie teilweise auch bearbeiten.

Beleginformationen

Die Belegart wird bei der Neuanlage über Salesware entsprechend der Konfiguration festgelegt. Wird ein Angebot oder eine Bestellung aufgerufen, die bereits im ERP-System gespeichert ist, so wird diese hier angezeigt.

Das Belegjahr und die Belegnummer werden automatisch bei der Neuanlage gemäß der Nummernkreislogik der Sage 100 vergeben.

Die Gültigkeitsdauer können Sie nur bei einem Angebot anpassen. Diese wird für gewöhnlich auf dem Beleg angedruckt, hat aber ansonsten keinerlei Auswirkungen.

Den Angebotsstatus können Sie nur ändern, wenn das Angebot bereits im ERP-System gespeichert ist. Bei der Anlage eines Angebots selbst wird dieser immer als „Neu“ angelegt.

Die Sage 100 bietet für verschiedene Einsatzzwecke die Möglichkeit sowohl einen Belegmatchcode, der sich nur auf den aktuellen Beleg bezieht, als auch einen Vorgangsmatchcode, der sich auf alle Belege desselben Vorgangs bezieht, zu verwalten. Für gewöhnlich sind diese Angaben nicht für Kontakte außerhalb des Unternehmens sichtbar. Bitte beachten Sie aber, dass in der Standardkonfiguration von Salesware der Vorgangsmatchcode im Dashboard eines Business-Logins zu sehen ist.

Das Währungskennzeichen wird automatisch bei der Neuanlage oder beim Ändern der Preisliste aktualisiert. Sie können es auch selbst ändern, indem Sie die gewünschte Währung aus der Liste anklicken. Sobald Sie die Währung ändern, werden alle Preise gemäß des aktuell hinterlegten Umrechnungskurses umgerechnet. Diesen können Sie nicht anpassen.

Als Bearbeiter wird immer der ERP-Benutzer übernommen, der bei der Anlage des Belegs übernommen oder in der Sage 100 ausgewählt worden ist. Wird das Angebot oder die Bestellung in Salesware angelegt, so wird der Bearbeiter aus den Einstellungen des Benutzers übernommen. Beachten Sie, dass der Bearbeiter nicht bei Änderungen am Angebot oder an der Bestellung geändert wird. Sie können hier also leider nicht sehen, wer die letzten Änderungen vorgenommen hat.

Das Gewicht wird aus den Angaben der Artikel summiert, die in den Positionen des Angebots oder der Bestellung enthalten sind. Sie können es nicht anpassen.

Zusätzliche Angaben

Wurde dem Angebot oder der Bestellung ein Kunde zugeordnet, so wird Ihr Zeichen aus dem Feld „Referenzzeichen“ in den Stammdaten des Kunden übernommen.

Damit Ihr Kunde das Angebot oder die Bestellung schnell zu seinem internen Vorgang zuordnen kann, kann in Ihr Beleg die interne Beleg- oder Vorgangsnummer Ihres Kunden hinterlegt werden. Bei im ERP-System gespeicherten Belegen sollten Sie eine eventuell vorhandene Angabe nur nach Rücksprache mit Ihrem Kunden ändern.

Insofern der dem Angebot oder der Bestellung zugrundeliegende Beleg auf einen anderen Beleg verweist, können Sie diesen Referenzbeleg sehen. Sie können zwar selbst einen Referenzbeleg zuordnen, indem Sie wie gewohnt danach suchen und den gewünschten Beleg auswählen. Das sollte in der Praxis aber nur in Ausnahmefällen nötig sein.

Sollten Sie intern das Auswertungskennzeichen in Kontakten nutzen, so wird dieses aus den Stammdaten des Kontakts übernommen, wenn Sie den Kontakt des Angebot oder der Bestellung zuordnen.

Den Verkehrszweig, die Geschäftsart oder das Projekt können Sie auswählen, wenn Sie damit arbeiten.

Buchhaltung

Legen Sie ein Angebot oder eine Bestellung in Salesware direkt an, so wird die Sammelrechnungssperre aus Sicherheitsgründen immer aktiviert. Sie können diese aber jederzeit selbst entfernen.

Den Rechnungskreis sowie den abweichenden Rechnungsempfänger übernimmt Salesware automatisch aus dem Kunden, sobald Sie diesen dem Angebot oder der Bestellung zuordnen. Entfernen Sie den Kunden, so werden auch diese Angaben entfernt. Insofern im zugeordneten Kunden die Belegzuordnung einen Ansprechpartner in für den Rechnungsbeleg ausweist, wird dieser ebenfalls als Ansprechpartner Rechnungsempfänger automatisch zugeordnet. Andernfalls können Sie das gerne selbst vornehmen, wenn Sie es wünschen.

Der Erlöscode wird ebenfalls aus den Stammdaten des zugeordneten Kunden übernommen. Bei der Kostenstelle und dem Kostenträger ist das nur der Fall, wenn der Kunde die Kriterien für die Ausnahmeregelung am aktuellen Standort erfüllt.

Provision

Sind Umsätze des dem Angebot oder der Bestellung zugeordneten Kunden nicht provisionsfähig, so wird das entsprechende Kennzeichen deaktiviert. Andernfalls werden Angebote und Bestellungen, die in Salesware angelegt werden per Standard als provisionsfähig ausgewiesen.

Der Vertreter wird aus den Benutzereinstellungen des Benutzers übernommen, der das Angebot oder die Bestellung in Salesware angelegt hat. Dabei ist es irrelevant, mit welchem Vertreter der diesem Angebot oder dieser Bestellung zugeordnete Kunde verknüpft ist.

Kopf- und Fußtexte anpassen

Über das Register „Zusatzinformationen“ können Sie Kopf- und Fußtexte für Bestellungen und Angebote bearbeiten. Insofern Textbausteine für die Belegart zur Verfügung stehen, können Sie den gewünschten Baustein nach dem Klick auf auswählen und in das Feld einfügen. Dieser wird an der Cursor-Position eingefügt.

Sind Textbausteine als Standard für die angelegte Belegart definiert, so werden diese automatisch bei der Anlage übernommen.