Aufbau des Arbeitsbereichs Mail
Sobald Sie den Arbeitsbereich Mail über einen Klick auf 
oder in der Arbeitsbereichsleiste links aufrufen, sehen Sie in der Listenansicht den Überblick über alle E-Mails im ausgewählten Navigationsfilter.
Navigationsfilter
Es wird immer der Navigationsfilter angezeigt, den Sie zuletzt aufgerufen hatten. Mit einem Klick auf 
oben links können Sie sich die Navigationsfilter einblenden lassen.
Ihnen stehen alle Navigationsfilter zur Verfügung, auf die Ihnen über die Mailintegration Zugriff gewährt worden ist. Befinden sich in einem Navigationsfilter Mails, die Sie noch nicht gelesen haben, wird Ihnen das mit einem roten Icon und der Zahl der ungelesenen Mails angezeigt.
Wählen Sie nun den gewünschten Navigationsfilter aus. Sie sehen nun die darin enthaltenen Mails in der Listenansicht.
Listenansicht
Die Listenansicht bildet den Einstiegspunkt für die Verwaltung Ihrer E-Mails. Hier finden Sie alle Nachrichten eines ausgewählten Navigationsfilters aufgelistet.
Oben können Sie mit einem Klick auf „+ Neue E-Mail“ direkt eine neue E-Mail erstellen. Es öffnet sich ein Entwurf in der Detailansicht. Daneben können Sie festlegen, welche Informationen Ihnen in der Liste der E-Mails angezeigt werden sollen.
Angezeigter Inhalt
Ansicht & Erklärung
1-zeilige Vorschau
3-zeilige Vorschau
ohne Vorschau
Gruppe
Sie sehen die Gruppe, der die Mail zugeordnet ist. Zumeist handelt es sich hier auch um den Absender/Empfänger der Kommunikation.
Hinweis
Wird neben der Gruppe ein 
angezeigt, so gibt es weitere Mails in der Kommunikation. Mit einem Klick darauf können Sie diese in der Liste aufklappen und die weiteren Mails sehen.
Empfangsdatum
Sie sehen, wann die Mail empfangen (in einem Ausgangsordner versendet) worden ist. Wurde die Mail am aktuellen Tag empfangen, so sehen Sie nur die Uhrzeit. Wurde die Mail an einem zurückliegenden Tag empfangen, so sehen Sie zuerst ob das gestern oder vorgestern war und ab einem gewissen Zeitpunkt sehen Sie nur noch das Datum selbst.
Hinweis
Das tatsächliche Datum mitsamt der Uhrzeit sehen Sie immer in der Detailansicht oben links.
Tipp
Mit einem Klick auf die Spaltenüberschrift können Sie die Sortierung der Liste ändern.
Betreff
Sie sehen den Betreff der ausgewählten Mail. Solange Sie diese nicht gelesen haben, wird sie blau angezeigt und mit einem 
markiert.
Hinweis
Eine Mail wird für Sie als gelesen markiert, wenn Sie persönlich diese Mail gelesen haben. Daher sollte dieses Kennzeichen nicht genutzt werden, um den Bearbeitungsstand der Mail daraus abzuleiten.
Inhalt der Mail
Sie sehen eine Vorschau in einer Zeile.
Sie sehen eine Vorschau in drei Zeilen.
Sie sehen keine Vorschau.
ERP-Zuordnungen
Sie können sehen, ob die Mail einem Kontakt zugeordnet ist (
) oder nicht (
). Zudem können Sie auch sehen, ob die Mail einem Angebot oder einer Bestellung zugeordnet ist (
) oder nicht (
).
Hinweis
Informieren Sie sich gerne, wie ERP-Daten automatisch einer Mail zugeordnet werden.
Sie sehen keine ERP-Zuordnungen.
Zusatzangaben
Ein 
zeigt Ihnen an, dass die Mail Anhänge enthält.
Ist die Mail einem Bearbeiter zugeordnet, so sehen Sie das am 
. Wenn Sie mit der Maus darüber fahren, sehen Sie, welcher Bearbeiter der Mail zugeordnet ist.
Ist die Mail einem Tag zugewiesen, so sehen Sie dies an einem Icon in der Farbe des Tags. Auch hier sehen Sie, um welches Tag es sich handelt, wenn Sie mit der Maus darüber fahren.
Detailansicht
Haben Sie in der Listenansicht eine Mail ausgewählt, so können Sie diese in der Detailansicht einsehen und bearbeiten.
Im Kopfbereich sehen Sie ganz links die E-Mail-Adresse des Absenders. Wurde die Mail hingegen schon zu einem Kontakt aus dem ERP-System zugewiesen, so sehen Sie hier dessen Kundennummer, Namen und Adresse. Ganz rechts sehen Sie das Datum und die Uhrzeit, zu dem die Mail eingegangen oder versendet worden ist.
Darunter sehen Sie die Registerkarten „E-Mail“ und „Protokoll“. Links davon können Sie die Mail weiterverarbeiten, deren Anzeige aktualisieren, die letzten Änderungen rückgängig machen, die Mail mit den Änderungen speichern und mit einem Klick auf 
weitere Optionen zu der Mail auswählen.
Im Register „E-Mail“ sehen Sie den Betreff sowie den Inhalt der Nachricht und ggf. deren Anhänge. Zudem können Sie mit einem Klick auf 
die interne Kommunikation zu der Mail einsehen. In diesem Register können Sie auch die neue Mail schreiben und bearbeiten.
Tipp
Wir empfehlen aus Gründen der Transparenz die Verknüpfung der Mail mit einer Aktivität. Dort kann man sowohl intern kommunizieren als auch alle weiteren Vorteile der Aktivitäten nutzen.
Im Register „Protokoll“ sehen Sie alle Änderungen, die im Rahmen der Bearbeitung der Mail vorgenommen worden sind.
In der Schnellansicht können Sie diverse Informationen zu der Mail einsehen und bearbeiten.
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